EmailFlow OS
EmailFlow OS — ein Dienst der DigifyNow GbR · Stand: September 2026 · English version →
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Plattform „EmailFlow OS" (nachfolgend „Dienst") ist:
DigifyNow GbR
Vertretungsberechtigte Gesellschafter: Jesper Schmidt, Christian Schiebel
Grenzweg 9a, 57648 Unnau, Deutschland
Telefon: +49 2662 5004345 · E-Mail: info@digifynow.de
(1) Der Dienst wird bei Railway Corp. (USA) gehostet. Beim Aufruf des Dienstes verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp/Version, Betriebssystem, Referrer-URL).
(2) Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der sicheren, stabilen Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Sicherheits- und Fehleranalysen erforderlich ist.
(1) Bei der Registrierung verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Anmelde- und Abrechnungsdaten. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, hinterlegte API-Schlüssel verschlüsselt.
(2) Zweck ist die Bereitstellung, Abrechnung, Sicherung und Verbesserung des Dienstes; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
(3) Die Annahme rechtlicher Dokumente (AGB, Haftungsausschluss, AVV) sowie abgegebene Zusicherungen (z. B. beim Lead-Import und bei der Freigabe von Kampagnen) protokollieren wir revisionssicher mit Zeitpunkt, Dokumentversion, Prüfsumme des Wortlauts, IP-Adresse und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist unsere Nachweispflicht bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
(1) Für die von Kunden in den Dienst eingebrachten Empfänger- und Lead-Daten (z. B. geschäftliche Ansprechpartner, E-Mail-Adressen, Unternehmensangaben) ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des im Onboarding geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.
(2) Zu den im Auftrag verarbeiteten Daten gehören auch Versand- und Interaktionsereignisse (Zustellung, Bounce, Abmeldung; Öffnungen/Klicks nur, sofern der Kunde das Tracking für eine Kampagne aktiviert hat) sowie Klicks auf Termin-Buchungslinks.
(3) Abmeldungen (Unsubscribe) werden in einer Sperrliste gespeichert, damit Widersprüche dauerhaft beachtet werden können (Art. 21 Abs. 3 DSGVO).
(1) Der Dienst verwendet technisch erforderliche Cookies bzw. Speichertechniken: Sitzungs-Cookie (Login), CSRF-Schutz-Cookie, Sprachauswahl sowie die lokale Speicherung deiner Cookie-Entscheidung. Diese sind für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und erfordern keine Einwilligung.
(2) Einwilligungspflichtige Techniken (Meta Pixel, siehe Ziff. 6; Google Analytics, siehe Ziff. 6a) setzen wir erst ein, nachdem du über den Cookie-Hinweis eingewilligt hast (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Deine Entscheidung kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern.
(1) Sofern du einwilligst, verwenden wir auf den öffentlichen Seiten des Dienstes und, nach dem Login, in der Anwendung selbst das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland („Meta"), um die Reichweite unserer Werbung zu messen und zu optimieren. In der Anwendung melden wir so vor allem den Abschluss einer Registrierung. Seiten, deren Adresse persönliche Angaben enthalten kann (etwa Abmelde-, Einladungs- oder Passwortlinks), sind ausgenommen. Dabei können Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Browserinformationen) und Ereignisse (z. B. Seitenaufruf, Registrierung) an Meta übermittelt und dort mit deinem Meta-Konto verknüpft werden; eine Übermittlung in die USA ist möglich (Grundlage: EU-Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschluss/Data Privacy Framework). Automatische Ereignisse wie Klicks auf Schaltflächen und den automatischen Abgleich von Formulareingaben haben wir abgeschaltet.
(2) Rechtsgrundlage ist ausschließlich deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird das Pixel nicht geladen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen. Weitere Informationen: Datenrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy.
(1) Sofern du einwilligst, verwenden wir auf den öffentlichen Seiten des Dienstes (Startseite, Blog, Rechtstexte, Anmeldung und Registrierung) Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). So verstehen wir, welche Seiten besucht werden und wie Besucher zu uns finden, und können die Website verbessern. In der eingeloggten Anwendung setzen wir Google Analytics nicht ein.
(2) Google Analytics setzt dafür Cookies (_ga und _ga_…, Speicherdauer bis zu zwei
Jahre) und verarbeitet unter einer pseudonymen Kennung Nutzungsdaten: aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und
Dauer des Besuchs, woher der Besuch kommt, den ungefähren Standort (Land, Region) sowie Angaben zu Gerät und
Browser. IP-Adressen speichert Google Analytics 4 nach Angaben von Google nicht. Google-Signale und die
Nutzung der Daten für personalisierte Werbung haben wir abgeschaltet. Die Ereignisdaten löscht Google nach
zwei Monaten, die zur pseudonymen Kennung gespeicherten Nutzerdaten 14 Monate nach deinem letzten
Besuch.
(3) Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage der Datenverarbeitungsbedingungen von Google; die Weitergabe an Google für eigene Zwecke wie Produktverbesserung oder Benchmarking haben wir abgeschaltet. Im Rahmen dieser Verarbeitung können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
(4) Rechtsgrundlage ist ausschließlich deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen; lehnst du dort ab, löschen wir die Analytics-Cookies in deinem Browser. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.
Wir setzen zur Erbringung des Dienstes folgende sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:
Jeder Dienstleister verarbeitet Daten nur, soweit dies für seine jeweilige Funktion erforderlich ist. Bei Anbietern in Drittländern erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschlüsse).
Wir speichern personenbezogene Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich: 6 bzw. 8 Jahre) bestehen oder die Speicherung zur Beweissicherung bzw. dauerhaften Beachtung von Widersprüchen erforderlich ist. Im Auftrag verarbeitete Kundendaten werden nach Vertragsende nach Wahl des Kunden gelöscht oder zurückgegeben.
(1) Du hast gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
(2) Anfragen richtest du an info@digifynow.de. Betrifft deine Anfrage E-Mails, die ein Kunde über den Dienst versendet hat, leiten wir sie an den verantwortlichen Kunden weiter bzw. unterstützen ihn bei der Beantwortung. Als Empfänger einer solchen E-Mail kannst du dich zudem jederzeit über den Abmeldelink in der E-Mail vom weiteren Empfang abmelden.
(3) Du hast das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Bereitstellung deiner Account-Daten ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich; ohne sie kann kein Konto bereitgestellt werden.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Änderung steht oben.
EmailFlow OS