Email de follow up de vendas: modelos

Quando enviar o email de follow up depois de uma reunião de vendas?

Envie no mesmo dia ou, no máximo, em até 24 horas. É essa a janela que aparece na visão geral de IA do Google para essa busca, e é também o que recomenda o guia de follow-up de vendas da Proposify para o agradecimento depois de uma reunião. Para os contatos seguintes, a abby.com sugere o primeiro email no dia da reunião, um segundo em até três dias e um último sete dias depois disso. São regras práticas de um fornecedor, não um padrão. O que realmente define o prazo é o que você prometeu na conversa: se você disse que mandaria a proposta até quinta-feira, essa data é o seu prazo e a regra das 24 horas deixa de valer.

Dois timings não funcionam. O primeiro é mandar um resumo minutos depois de desligar e, em seguida, um segundo email com os materiais que você prometeu. São duas mensagens onde uma bastaria, e a primeira não traz nada com que o prospect possa agir. O segundo é um follow-up uma semana depois que só diz "passando para saber como estão as coisas". A essa altura o prospect precisa descobrir de qual reunião você está falando, e o email não dá nenhum motivo para ele responder.

O que um email de follow up de vendas deve conter?

Um email de follow up de vendas depois de uma reunião é o registro por escrito do que vocês combinaram, então precisa ser curto o bastante para ser lido no celular. Cinco partes dão conta:

1. 1 Assunto que cita a reunião ou o tema, e não um "Re:" falso em um thread novo.
2. 2 Uma linha de agradecimento que menciona algo específico que o prospect disse, como o fluxo de relatórios dele ou um prazo de migração.
3. 3 Um resumo de dois ou três pontos com as palavras do próprio prospect. Se você reescrever o problema dele nos termos do seu produto, ele vai te corrigir, ou simplesmente não vai responder.
4. 4 O que você prometeu, enviado como links ou um anexo pequeno, e apenas o que você de fato prometeu.
5. 5 Um próximo passo com responsável e data: "Eu envio o questionário de segurança até quarta-feira; você confirma com o TI se uma reunião na semana seguinte funciona."

O erro mais comum é pedir coisas demais. Se o email pede uma reunião, uma indicação e feedback sobre uma apresentação ao mesmo tempo, muitas vezes o prospect não responde a nenhum deles. Escolha o pedido que faz o negócio avançar e deixe os outros para o próximo email.

Modelo de email de follow up para o dia da reunião

Use este modelo de email de follow up de vendas como resposta no thread em que você agendou a reunião, para que o prospect o veja junto do convite e das mensagens anteriores. Troque todos os campos entre colchetes. Se não conseguir preencher algum com base nas suas anotações, apague a linha em vez de chutar.

Assunto: [Tema] — anotações e próximo passo de hoje Olá, [Nome], Obrigado pelo tempo hoje. O que você comentou sobre [detalhe específico que a pessoa levantou] ficou na minha cabeça. O que conversamos: - [Dor ou objetivo, com as palavras dela] - [Restrição: prazo, equipe, ferramenta que já usa] - [O que combinamos de avaliar] Como prometido: [link para o documento que você ofereceu]. Próximo passo: eu vou [sua ação] até [data]. Você consegue [ação dela] antes disso? [Seu nome]

Para outras versões que você pode adaptar, como um resumo mais curto ou um email de encerramento, nossa coleção de exemplos de email de follow up de vendas percorre cada caso.

Exemplos de email de follow up por resultado da reunião

É o resultado da reunião que define o email, e não o contrário. Estes exemplos de email de follow up de vendas são frases de abertura para os resultados mais comuns. Abaixo de cada uma, coloque o resumo e o próximo passo com data do modelo acima.

Resultado da reunião	O que o email precisa fazer	Exemplo de frase de abertura
Próxima reunião combinada	Confirmar o horário e quem participa, e dizer o que a reunião vai cobrir	"Confirmando terça de manhã com você e o Sam. Vou levar a demonstração da integração que comentamos."
Prospect pediu proposta ou preço	Dizer quando ele vai receber e qual escopo ela cobre	"Você recebe a proposta para a implantação nas duas equipes até sexta. Segue o escopo que estou usando como base, para você corrigir antes."
Precisa de aprovação interna	Dar ao seu contato algo que ele possa encaminhar sem editar	"Segue um resumo curto que você pode repassar ao seu CFO do jeito que está."
Agora não, talvez mais tarde	Combinar uma data para voltar a falar e perguntar se tudo bem	"Você disse que a primavera faz mais sentido. Tudo bem se eu voltar a entrar em contato no começo de abril?"
Várias pessoas na reunião	Mandar a cada pessoa uma versão que fale com o papel dela, e não um email para o grupo	"Priya, você perguntou sobre residência de dados, então segue essa parte em detalhe."

Modelos de follow up de vendas para o segundo e o terceiro contato

Se o prospect não responder ao email do dia da reunião, envie o segundo e o terceiro contatos como respostas no mesmo thread. Quando você clica em Responder, seu cliente de email preenche os cabeçalhos In-Reply-To e References, definidos no padrão de formato de mensagens da internet. Gmail, Outlook e outros clientes usam esses cabeçalhos para manter as mensagens em uma única conversa. Se você abre um email novo e digita "Re:" no assunto, esses cabeçalhos ficam de fora e a mensagem normalmente aparece sozinha. Além disso, o assunto passa a indicar uma resposta que nunca aconteceu.

• Segundo contato, alguns dias depois: acrescente uma coisa nova, como a resposta a uma dúvida que ficou aberta na reunião ou um documento relevante. Não reenvie só o resumo.
• Terceiro contato: faça uma pergunta direta de sim ou não sobre o próximo passo combinado, por exemplo "A data que deixamos reservada ainda é realista ou é melhor adiar?"
• Contato de encerramento: diga que esta é sua última mensagem sobre o assunto por enquanto e como a pessoa pode falar com você mais tarde.

Não use esses modelos com prospects que disseram não na reunião. Uma ferramenta de sequência não sabe o que foi dito, então tire esses contatos manualmente antes que qualquer envio automático saia. Para linhas de assunto que mantêm o thread e para as dúvidas de cadência em volta disso, vale olhar exemplos de assunto de follow up e um guia sobre timing e threading de follow-up em cold email.

Follow up de vendas: quando parar?

Interrompa uma sequência de follow up de vendas assim que receber um destes sinais: um não explícito, um descadastro, um hard bounce (aviso de devolução que informa uma falha permanente, como usuário inexistente) ou um pedido para falar com outra pessoa. Uma resposta automática de ausência só pausa a sequência. Silêncio não conta como sim.

Na UE, uma reunião de vendas não conta automaticamente como consentimento para receber emails de marketing. Pelo GDPR, a pessoa tem o direito de se opor ao marketing direto e, a partir do momento em que faz isso, os dados dela não podem mais ser tratados para essa finalidade. Na Alemanha, a lei contra a concorrência desleal (UWG) em geral exige consentimento prévio para publicidade por email, inclusive em B2B. O mais simples é perguntar na própria reunião se o prospect aceita receber um follow-up por email e registrar a resposta no seu CRM. Se o seu processo atende a essas regras depende de como você o conduz. Confirme com sua própria assessoria jurídica.

Qual ferramenta usar para enviar o follow-up depois da reunião?

A maioria das equipes escolhe entre três tipos de ferramenta. Para comparar, olhe os mesmos pontos em cada uma: de qual endereço e domínio o email sai, se ela consegue responder no thread existente e onde ela deixa de ser a opção certa. Sempre confira os detalhes de envio na documentação do próprio fornecedor para a sua conta.

Opção	Envia a partir de	Resposta no thread existente	Indicada para	Onde deixa de servir
Gmail / Google Workspace, Responder manual	Sua própria caixa de entrada e domínio	Sim, Responder preenche In-Reply-To e References	Follow-ups individuais depois de reuniões específicas	Cada email é escrito e enviado à mão, e nada fica registrado em um CRM a menos que você configure isso
Microsoft Outlook, Responder manual	Sua própria caixa de entrada e domínio	Sim, Responder preenche os cabeçalhos de thread	Equipes que já trabalham no pacote de escritório da Microsoft	Igual ao Gmail: trabalho manual a cada email
Email do CRM (por exemplo HubSpot, Pipedrive, Salesforce)	Depende de como sua caixa está conectada; confira a documentação do fornecedor	Depende da conexão e de você responder ou abrir um email novo	Registrar os follow-ups no contato ou no negócio	Modelos em uma sequência não sabem se a reunião foi boa
Campanhas do Brevo	Sua conta Brevo, com seu domínio autenticado no Brevo	Não, uma campanha é uma mensagem nova, não uma resposta	Atualizações para muitos contatos de uma vez, como depois de um webinar	Não serve para resumos individuais de uma conversa específica

Seja qual for a ferramenta, abra uma mensagem de teste, veja o cabeçalho Authentication-Results e confira se SPF e DKIM passam para o seu próprio domínio do From. Se o DKIM for assinado por outro domínio, o alinhamento DMARC pode falhar. Vale revisar a configuração de DKIM, DMARC e SPF para quem envia cold email, com os registros envolvidos.

Como o EmailFlow OS envia follow-ups em vídeo depois da reunião

O EmailFlow OS foi feito para quando você quer mandar um resumo em vídeo, mas gravar um vídeo por pessoa não é realista. Digamos que você fez uma reunião com várias pessoas de um mesmo comitê de compra, ou conduziu a mesma reunião de descoberta com vários prospects. Você grava um único vídeo e faz o upload no EmailFlow OS. Conecta sua própria conta Brevo e seu domínio de envio e importa a lista de prospects para o EmailFlow OS. Em seguida, o EmailFlow OS cria uma versão personalizada dessa única gravação para cada destinatário, e não uma por empresa, então cada pessoa do comitê recebe a sua própria versão.

Cada versão sai da sua própria caixa de entrada, pela sua própria conta Brevo e pelo seu próprio domínio de envio, e não por um remetente compartilhado da plataforma. Seus registros SPF, DKIM e DMARC e a reputação do seu domínio continuam sob o seu controle. Se a mensagem chega à caixa de entrada continua sendo decisão do servidor que recebe. Veja como isso funciona na prospecção B2B na página de email com vídeo personalizado do EmailFlow OS.

Perguntas frequentes

? O que é um email de follow up?

Um email de follow up é uma mensagem enviada depois de um contato anterior, como uma ligação, uma reunião ou um email sem resposta, e que faz referência a ele. É diferente de um cold email, que vai para alguém com quem você nunca teve contato. Depois de uma reunião de vendas, o follow up registra o que foi combinado e confirma um próximo passo com data.

? Como agradecer alguém depois de uma ligação?

Agradeça em uma frase que cite algo específico da conversa, como "o que você comentou sobre o prazo da auditoria", em vez de um genérico "obrigado pelo seu tempo". Envie em até 24 horas, como sugerem a visão geral de IA do Google e a Proposify, e passe direto para o resumo e o próximo passo.

? O follow-up deve ser uma resposta ou um email novo?

Use Responder no thread que você já tem com o prospect. Assim seu cliente de email preenche os cabeçalhos In-Reply-To e References, que clientes como Gmail e Outlook usam para agrupar as mensagens em uma conversa. Um email novo com "Re:" digitado no assunto não tem esses cabeçalhos e normalmente aparece sozinho.

? Posso mandar a apresentação como anexo?

Pode, mas um link para um arquivo hospedado costuma ser mais prático. Você consegue atualizar o arquivo depois sem mandar um email novo, e o email fica leve. Se a política de segurança do prospect bloqueia links externos, mande um PDF. Pergunte na reunião o que ele prefere, para não ficar no chute.