Prospecção de vendas: e-mails por etapa

O que dizer no primeiro e-mail de prospecção de vendas?

O primeiro e-mail de prospecção de vendas tem uma única função: dar a uma pessoa um motivo específico para responder. Os exemplos abaixo estão escritos por inteiro. Troque pelos seus próprios dados antes de enviar.

• Evento gatilho: "Oi, {nome}, vi que a {empresa} abriu mais um centro de distribuição recentemente. Quando um time ganha uma nova unidade, a impressão de etiquetas costuma ficar dividida entre dois sistemas por um tempo. É exatamente essa transição que a gente resolve. Vale uma conversa rápida semana que vem para ver se faz sentido para vocês? {seu nome}"
• Problema do cargo: "Oi, {nome}, a maioria dos heads de RevOps com quem converso refaz o mesmo relatório de pipeline na mão toda segunda-feira. Se for o seu caso, posso mostrar como reduzimos isso a uma única exportação. Se não for, é só me dizer que eu paro por aqui."
• Indicação: "Oi, {nome}, o {contato em comum} me disse que você é quem cuida do onboarding de fornecedores na {empresa}. Não vou fazer pitch aqui. Posso te fazer duas ou três perguntas sobre como vocês lidam hoje com os documentos dos fornecedores?"
• Observação: "Oi, {nome}, a página de vagas de vocês mostra várias posições abertas para SDR. Fazer o ramp-up de tanta gente ao mesmo tempo geralmente significa que cada novo contratado reescreve as mesmas anotações de contorno de objeções. A gente construiu uma solução para isso. Quer o resumo?"
• Primeiro contato em vídeo: "Oi, {nome}, gravei um vídeo curto em vez de escrever três parágrafos. Ele mostra a única mudança que eu faria no fluxo de pedido de demo da {empresa}. Se não fizer sentido, responda 'não' e eu não volto a escrever."

Escolha a versão do evento gatilho quando você tiver um fato público e datado. Use a versão do cargo quando tudo o que você tem é o título da pessoa. Indicações só funcionam se o contato em comum realmente concordou em ter o nome citado. A versão em vídeo serve para quando o que você explica é visual, como um fluxo, uma página ou um dashboard, e viraria um paredão de texto. A linha de assunto precisa combinar com a versão escolhida. Nossa lista de linhas de assunto para e-mails de vendas frios e de follow-up relaciona assuntos a cada situação.

O que é um e-mail de follow-up de vendas?

Um e-mail de follow-up de vendas é qualquer mensagem enviada a um prospect depois do primeiro contato, seja ele um cold email sem resposta, uma ligação, uma demo ou uma proposta. Os bons follow-ups trazem algo que a mensagem anterior não tinha: uma informação nova, uma pergunta mais específica ou uma saída clara. "Só passando para saber" não acrescenta nada. Tecnicamente, um follow-up que deve aparecer na mesma conversa é enviado como resposta. O cliente de e-mail define os cabeçalhos In-Reply-To e References, e o Gmail e o Outlook usam esses cabeçalhos para agrupar as mensagens em uma única thread. Se você digita "Re:" em uma mensagem nova, o assunto bate, mas esses cabeçalhos ficam faltando: a mensagem não entra corretamente na thread e passa uma ideia falsa do que o e-mail é. Nosso guia sobre timing, threads e limites de follow-up em cold email trata do espaçamento e de quando parar. Em resumo: um follow-up que repete o primeiro e-mail palavra por palavra não dá ao destinatário nada novo para reagir, e quem ignorou uma vez provavelmente vai ignorar de novo.

Como é um exemplo de e-mail de follow-up de vendas?

Aqui estão cinco exemplos de e-mail de follow-up de vendas, um para cada situação comum. Cada um está completo e funciona como resposta dentro da thread.

• Sem resposta, agregando valor: "Oi, {nome}, uma coisa que deixei de fora da última vez. A transição entre unidades costuma quebrar nas devoluções, não na expedição. Se é nas devoluções que dói para vocês, posso mandar o contorno que a gente usa."
• Depois de uma ligação: "Obrigado pelo tempo hoje, {nome}. O que eu entendi: vocês precisam da impressão de etiquetas funcionando nas duas unidades antes da alta temporada, e o financeiro quer primeiro um piloto em uma unidade só. Mando o escopo do piloto até quinta. Deixei passar algo?"
• Depois de uma proposta: "Oi, {nome}, enviei a proposta em {data}. Em vez de perguntar se você já leu: é o preço, o prazo ou o escopo que o seu time vai questionar? Prefiro ajustar isso agora do que ficar adivinhando."
• Follow-up em vídeo: "Oi, {nome}, não queria mandar mais um bloco de texto, então gravei um vídeo curto do fluxo de devoluções em uma estrutura parecida com a de vocês."
• Despedida (breakup): "Oi, {nome}, já escrevi algumas vezes, então vou parar por aqui. Se a impressão de etiquetas virar prioridade mais adiante, responda esta thread que a mensagem chega direto para mim."

Use o exemplo que agrega valor depois que o primeiro e-mail fica sem resposta, e o resumo da ligação em até um dia após a reunião, enquanto ela ainda está fresca. Envie o exemplo da proposta quando a data de decisão combinada já tiver passado. Guarde a despedida para a última mensagem e, quando disser que vai parar, pare de verdade.

Qual template de e-mail de follow-up de vendas posso reutilizar?

Este template de e-mail de follow-up de vendas tem cinco partes. Preencha todos os campos para cada destinatário, para que nenhuma mensagem saia do seu domínio com o mesmo corpo de outra.

1. 1 Linha de referência: "Retomando {o que você enviou ou conversou} de {dia}." Cite a coisa concreta. Não escreva "meu último e-mail".
2. 2 Elemento novo: "Desde então, {fato novo, material ou observação ligada à empresa dele}." Se você não consegue preencher isto, ainda não envie o follow-up.
3. 3 Pergunta específica: "{Um problema específico} está na sua lista para o {trimestre}?" Faça uma pergunta que dê para responder em uma linha.
4. 4 Saída: "Se isso não é da sua área, com quem devo falar?" ou "Se o momento não for bom, me avise e eu encerro a thread."
5. 5 Assinatura: seu nome, cargo, empresa, endereço postal e uma forma simples, em linguagem clara, de cancelar o recebimento.

Templates dão errado quando as pessoas simplesmente copiam. Centenas de corpos idênticos saindo de um mesmo domínio parecem envio em massa para os filtros e para as pessoas. O template só funciona se a segunda linha for realmente sobre aquele prospect. Passamos por oito variações para mensagens sem resposta, pós-ligação e de despedida nos nossos exemplos de template de e-mail de follow-up de vendas.

A linha de saída e o opt-out na assinatura não são só educação. Cada follow-up que o prospect não quer é uma chance de denúncia de spam, e denúncias de spam pesam contra o seu domínio. As diretrizes para remetentes do Gmail definem um limite para a taxa de spam que um remetente pode atingir, e o Google Postmaster Tools mostra essa taxa para o seu domínio depois que você o verifica lá. Um prospect que consegue dizer "não é da minha área" em uma linha não tem motivo para clicar no botão de spam.

Como enviar prospecção de vendas em vídeo pela minha própria conta Brevo?

Com o EmailFlow OS, o fluxo tem estas etapas e nada além delas. Primeiro, grave um vídeo e faça o upload no EmailFlow OS. Depois, conecte sua conta Brevo e seu domínio de envio. Por fim, importe sua lista de prospects para o EmailFlow OS, que é onde ela fica. A partir daí, o EmailFlow OS cria uma versão personalizada dessa única gravação para cada destinatário da lista. É por pessoa, não por empresa: dois contatos da mesma empresa recebem cada um a sua própria versão. Cada versão sai da sua própria caixa de entrada, pela sua própria conta Brevo e pelo seu próprio domínio de envio. Nunca passa por um remetente compartilhado da plataforma. Isso importa para a entregabilidade, porque os servidores de destino avaliam o domínio do endereço From e o domínio que assinou a assinatura DKIM. Os dois são seus, então a sua reputação de remetente se constrói em um domínio que você controla e não é dividida com o tráfego de outros clientes. Gravar uma vez não conserta uma mensagem fraca. Se o vídeo não tem nada específico a dizer, dar a cada destinatário a sua própria versão não muda isso. Veja como uma mensagem de vídeo personalizada por destinatário se encaixa em um cold email do lado do cliente de e-mail.

Como o e-mail é enviado com o seu domínio, os registros SPF, DKIM e DMARC que os servidores de destino verificam são os que você publica no seu próprio DNS. Se algum estiver faltando ou mal configurado, todas as versões da sua prospecção de vendas são afetadas, não importa o que a mensagem diga. Comece o DMARC com p=none para poder ler os relatórios antes de endurecer a política. O passo a passo de DKIM, DMARC e SPF para quem envia cold email mostra em que ordem configurá-los.

O volume é a outra coisa que você controla. Uma versão personalizada por destinatário continua significando um e-mail por destinatário saindo da sua caixa, e os follow-ups também contam. Uma caixa ainda em aquecimento aguenta menos que uma já aquecida, e os e-mails de aquecimento entram na mesma carga diária. Nosso artigo sobre quantos cold emails por dia por caixa de e-mail reúne os limites publicados e explica o que entra na conta. Se a lista for maior do que a sua caixa consegue enviar, distribua o envio por mais dias. Não dispare tudo de uma vez.

Perguntas frequentes

? O que é prospecção de vendas?

Prospecção de vendas (sales outreach) é quando um vendedor entra em contato com um prospect que não pediu esse contato, geralmente por e-mail, telefone ou mensagem em rede social, para iniciar uma conversa sobre um problema específico. Uma sequência de e-mails tem um primeiro contato seguido de poucos follow-ups na mesma thread. Cada follow-up deve trazer informação nova em vez de repetir a abertura, e o último deve deixar claro que você vai parar.

? Quantos follow-ups uma sequência de prospecção de vendas deve ter?

Nenhum padrão define esse número. Uma regra útil é só enviar um follow-up quando você consegue preencher um elemento realmente novo, e terminar com uma mensagem de despedida dizendo que vai parar. Cada mensagem indesejada aumenta a chance de uma denúncia de spam, e as diretrizes para remetentes do Gmail limitam a taxa de spam que um remetente pode atingir, que você pode acompanhar no Google Postmaster Tools.

? O e-mail de follow-up de vendas deve ser uma resposta ou um e-mail novo?

Envie como resposta quando ele continua o mesmo assunto. O cliente de e-mail então define os cabeçalhos In-Reply-To e References, e a mensagem entra na thread abaixo da original no Gmail e no Outlook. Comece um e-mail novo só quando mudar de assunto. Digitar "Re:" em uma mensagem nova não cria esses cabeçalhos, então ela não entra na thread.

? Dá para enviar prospecção de vendas em vídeo sem usar um endereço de remetente compartilhado?

Sim. O EmailFlow OS envia cada versão personalizada da sua gravação da sua própria caixa de entrada, pela sua própria conta Brevo e pelo seu domínio de envio. Os servidores de destino verificam os seus registros SPF, DKIM e DMARC, não os de uma plataforma, então a sua reputação de remetente continua ligada a um domínio que você controla.