E-Mail-Blacklist prüfen: Ursachen, Delisting

Was ist eine E-Mail-Blacklist?

Eine E-Mail-Blacklist, heute meist Blocklist genannt, ist eine Datenbank mit IP-Adressen oder Domains, die ein Betreiber beim Versand von Spam beobachtet hat. Die meisten dieser Listen werden per DNS veröffentlicht, daher der Name DNSBL. Baut ein Server eine Verbindung auf, um Mail zuzustellen, dreht der Empfangsserver die Reihenfolge der Oktette dieser IP-Adresse um. Dann hängt er die Zone der Liste an, zum Beispiel zen.spamhaus.org, und führt für das Ergebnis eine DNS-Abfrage aus. Kommt ein Adress-Record zurück, ist die IP gelistet. Kommt nichts zurück, ist sie es nicht. Domain-Listen funktionieren genauso, nur dass sie den Domainnamen selbst abfragen. Diese Domain kann aus dem Envelope-Absender, dem From-Header oder den Links im Mailtext stammen.

Der Betreiber der Liste blockiert selbst nichts. Der Empfangsserver entscheidet, ob er die Nachricht ablehnt, in den Spam-Ordner verschiebt oder nur Punkte auf seinen Spam-Score aufschlägt. Deshalb kann derselbe Eintrag bei einem Mailbox-Provider schaden und bei einem anderen gar nichts bewirken. Eine Ablehnung wegen einer Liste kommt meist als dauerhafter Fehler zurück, der besagt, dass die Zustellung nicht autorisiert war, und der Fehlertext nennt oft die Liste. In unserem Leitfaden zu E-Mail-Bounce-Codes und ihren Ursachen sehen Sie, wie Sie diese Zeile in einer Bounce-Meldung lesen.

Welche E-Mail-Blacklists sind wirklich relevant?

Es gibt sehr viele öffentliche Listen, und Online-Checker fragen Dutzende davon gleichzeitig ab. In der Praxis verursachen eine Handvoll weit verbreiteter Listen die meisten Ablehnungen. Der Rest ist Nische oder wird nur von wenigen Empfangsservern abgefragt. Die wichtigste Unterscheidung ist die zwischen Listen sendender IPs und Domain-Listen, denn beide haben andere Auslöser und ein anderes Verfahren zur Entfernung.

Liste	Was gelistet wird	Typischer Auslöser	So funktioniert die Entfernung
Spamhaus ZEN (SBL, XBL, PBL)	Sendende IPs	Spamquellen, infizierte Rechner, IP-Bereiche, die nicht direkt Mail versenden sollen	Abfrage und Antrag auf Entfernung auf der Website von Spamhaus, sobald die Ursache behoben ist
Spamhaus DBL	Domains	Domains, die in Spam auftauchen, als Absender oder in Links	Antrag auf Entfernung über Spamhaus, sobald die Ursache behoben ist
Barracuda BRBL	Sendende IPs	Mail, die in Barracudas eigene Fallen und Filter läuft	Formular für den Entfernungsantrag auf der Website von Barracuda
SpamCop SCBL	Sendende IPs	Von Nutzern eingereichte Spam-Meldungen	Laut SpamCop-FAQ laufen Einträge von selbst ab, sobald keine Meldungen mehr kommen
SURBL	Domains im Mailtext	Links in Ihrer Mail, die auf gelistete Domains zeigen	Abfrage und Antrag auf Entfernung auf der Website von SURBL

Versenden Sie über einen geteilten IP-Pool Ihres E-Mail-Anbieters, kann ein IP-Eintrag von anderen Absendern in diesem Pool verursacht worden sein. Darum kümmert sich Ihr Anbieter. Bei einem Domain-Eintrag ist das anders. Mit Ihrer Domain versenden nur Sie, also liegt die Ursache bei Ihnen.

Wie prüfe ich, ob ich auf einer Blacklist stehe?

Finden Sie zuerst die IP, die Ihre Mail tatsächlich zugestellt hat. Schicken Sie eine Nachricht an ein Test-Postfach, öffnen Sie den Originalquelltext und lesen Sie den ersten Received-Header, den der Server des Empfängers geschrieben hat. Prüfen Sie dann diese IP und Ihre Versanddomain auf einem dieser Wege:

• Multi-Listen-Checker: Der Blacklist-Check von MXToolbox und MultiRBL prüfen eine IP oder Domain jeweils gleichzeitig gegen viele DNSBLs. Gut für einen schnellen Überblick. Bedenken Sie, dass ein Treffer auf einer obskuren Liste womöglich gar keine Auswirkung hat.
• Die Abfrage des Betreibers selbst: Spamhaus, Barracuda und Abusix bieten jeweils eine Abfrageseite für ihre eigenen Daten. Nutzen Sie diese, bevor Sie die Entfernung beantragen, denn dort steht meist, warum Sie gelistet wurden.
• Kommandozeile: Führen Sie dig +short auf Ihre umgedrehte IP aus, gefolgt von der Zone der Liste, zum Beispiel zen.spamhaus.org. Kommt eine Adresse zurück, sind Sie gelistet. Eine leere Antwort heißt, Sie sind es nicht.
• Achten Sie auf den DNS-Resolver: Laut Dokumentation von Spamhaus werden Abfragen über große öffentliche Resolver wie Google Public DNS oder Cloudflare abgelehnt. Statt einer echten Antwort bekommen diese Abfragen einen Fehlercode, der wie ein Eintrag aussehen kann. Nutzen Sie Ihren eigenen Resolver oder den Ihres Providers oder die Web-Abfrage des Betreibers.

Ein sauberes Blocklist-Ergebnis heißt nicht, dass Ihre Mail im Posteingang landet. Gmail und Microsoft stützen sich vor allem auf eigene Reputationsdaten. Für diese Provider sagen Ihnen die Google Postmaster Tools und die Schritte in unserem Artikel zum Thema Absenderreputation prüfen und reparieren mehr. Prüfen Sie gleichzeitig SPF, DKIM und DMARC mit dem SPF-, DKIM- und DMARC-Checker, denn ein fehlerhafter Record und ein Blacklist-Eintrag treten oft zusammen auf. Weitere Werkzeuge für Zustellbarkeit lohnen sich je nach Aufgabe.

Warum landen Cold-E-Mail-Absender auf Blacklists?

Listenbetreiber arbeiten mit Belegen: eigene Fallenadressen, Spam-Meldungen von Nutzern und Netzwerkdaten. Im B2B-Outreach lässt sich fast jeder Eintrag auf eine dieser Ursachen zurückführen:

• Pristine Spamfallen: Adressen, die nie einer echten Person gehört haben und dort platziert wurden, wo Scraper sie finden. Mail an eine davon zeigt, dass die Adresse abgegriffen und nicht eingeholt wurde.
• Recycelte Spamfallen: aufgegebene Adressen, die ein Provider zu Fallen umfunktioniert hat. Alte oder gekaufte Listen erreichen sie, weil niemand geprüft hat, ob der Kontakt noch existiert.
• Spam-Beschwerden: Empfänger klicken auf „Als Spam melden“. SpamCop baut seine Liste genau aus diesen Meldungen auf.
• Viele Hard Bounces: Ein großes Volumen an Mails an nicht existierende Adressen sieht aus, als würde jemand Adressen raten. Das passiert oft beim Versand an ungeprüfte Catch-all-Domains.
• Gekaperte Konten oder Formulare: Ein kompromittiertes Postfach oder ein ungeschütztes Webformular versendet Spam von Ihrer IP oder Domain.
• Links auf eine gelistete Domain: Steht ein URL-Shortener oder eine Tracking-Domain in Ihrer Nachricht auf SURBL oder der Spamhaus DBL, zieht sie Ihre Nachricht mit nach unten.

Korrekte DNS-Records allein holen Sie nicht von einer Liste. SPF, DKIM und DMARC belegen, wer eine Nachricht gesendet hat. Sie ändern nichts daran, ob diese Nachricht eine Falle getroffen hat. Auch das Volumen zählt: Ein plötzlicher Sprung im Versand von einer frischen Domain fällt Betreibern auf. Dazu mehr in unserem Artikel, wie viele Cold E-Mails pro Tag und Postfach sinnvoll sind.

So kommen Sie von einer E-Mail-Blacklist wieder runter

1. 1 Stoppen Sie den Versand von der betroffenen IP oder Domain. Jede Nachricht, die weiter in Fallen läuft, erneuert den Eintrag.
2. 2 Lesen Sie den Grund auf der Abfrageseite des Betreibers. Spamhaus, Barracuda und die anderen nennen meist, welche Art von Beleg zum Eintrag geführt hat.
3. 3 Beheben Sie die Ursache. Entfernen Sie gekaufte oder alte Kontakte, löschen Sie Hard Bounces, sichern Sie kompromittierte Konten und Formulare und nehmen Sie Links auf gelistete Domains heraus.
4. 4 Prüfen Sie Ihre Authentifizierung. SPF und DKIM sollten bestehen, Sie sollten einen DMARC-Record unter _dmarc haben, und beide Prüfungen sollten mit Ihrer From-Domain übereinstimmen (Alignment).
5. 5 Stellen Sie einen einzigen Antrag auf Entfernung über das Formular des Betreibers. Bezahlen Sie niemanden, der ein Delisting gegen Gebühr anbietet. Die großen Listen verkaufen keine Entfernung.
6. 6 Nehmen Sie den Versand mit einer bereinigten Liste langsam wieder auf und prüfen Sie die Listen nach einigen Tagen erneut.

Was nicht funktioniert: Auf eine neue Domain auszuweichen und dieselbe Liste zu behalten, scheitert, weil die neue Domain dieselben Fallen trifft und aus demselben Grund gelistet wird. Wiederholte Entfernungsanträge, bevor Sie etwas behoben haben, scheitern ebenfalls, und manche Betreiber erschweren danach die nächste Entfernung. Landet Ihre Mail nach dem Delisting weiter im Spam, gehen Sie systematisch durch, warum Ihre E-Mails im Spam landen. Die Blocklist war nur eines von mehreren Signalen.

Follow-up-E-Mails im Vertrieb ohne Blacklist-Risiko

Follow-ups zählen zu Ihrem Versandvolumen, und sie gehen an dieselbe Liste wie die erste Mail. Ist die Liste das Problem, wiederholt jedes Follow-up es. Jeder der folgenden Punkte steht für sich:

• Follow-up-E-Mail-Vorlage: Halten Sie sie kurz. Verweisen Sie in einer Zeile auf die erste Mail, nennen Sie einen neuen Grund zu antworten und schließen Sie mit einer Frage. Senden Sie sie als Antwort im selben Thread, damit der In-Reply-To-Header beide verknüpft, und bieten Sie eine Abmeldemöglichkeit an.
• Follow-up-Mail im Vertrieb: Senden Sie sie nur an Adressen, die beim ersten Mal nicht gebounct sind. Ein Follow-up an eine Adresse mit Hard Bounce ist ein zweiter Treffer auf eine Adresse, die es nicht gibt.
• Zustellbarkeit von Cold E-Mails: Darüber entscheidet der Empfangsserver anhand von Authentifizierung, Domain- und IP-Reputation, Beschwerden, Bounces und Volumen. Ein Blocklist-Treffer ist einer dieser Faktoren, ein sauberer Blocklist-Check heißt also nicht, dass Sie den Posteingang erreichen.
• Vorlagen für Follow-up-E-Mails: Den Wortlaut zu variieren ist in Ordnung, aber Filter gewichten Reputation und Beschwerden stärker als Formulierungen. Keine Vorlage gleicht eine Liste aus, die Spamfallen enthält.
• Nachfass-E-Mail: Hören Sie nach einem klaren Nein, einer Abmeldung oder einer Beschwerde auf. Wer nach einer Beschwerde weiter sendet, landet direkt auf der meldungsbasierten Liste von SpamCop.
• Beispiele für Follow-up-E-Mails: etwa „Hallo Anna, kurz nachgehakt zu meiner Nachricht vom Dienstag zum Onboarding Ihrer neuen Mitarbeitenden. Wäre ein kurzes Gespräch nächste Woche hilfreich, oder ist das gerade keine Priorität?“

Alle Vorlagen für Mails ohne Antwort, nach dem Gespräch und zum Abschluss finden Sie in unserer Sammlung mit Follow-up-E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb.

So versendet EmailFlow OS: Ihr Brevo-Konto, Ihre Domain

EmailFlow OS ist für Absender gebaut, die die Kontrolle über ihre eigene Reputation behalten wollen. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Sie verbinden Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren Ihre Prospect-Liste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt dann aus dieser einen Aufnahme eine personalisierte Version für jeden einzelnen Empfänger, nicht für jedes Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Domain. Nichts wird über einen geteilten Plattform-Absender versendet.

Für Blocklists hat das zwei Folgen. Ein Domain-Eintrag spiegelt Ihre Liste und Ihren Versand wider, nicht den anderer Kunden. Und die Listenqualität liegt in Ihrer Verantwortung. Weil die Prospect-Liste in EmailFlow OS liegt, entfernen Sie genau dort alte, gekaufte oder gebouncte Kontakte vor einem Versand. EmailFlow OS kann nicht entscheiden, ob ein Empfangsserver eine Nachricht annimmt, und eine saubere Liste garantiert nicht, dass Sie auf keiner Blocklist landen. Mehr zur Einrichtung lesen Sie auf der Seite zu personalisierten KI-Video-E-Mails von EmailFlow OS.

Häufige Fragen

? Was ist der Unterschied zwischen Blacklist und Blocklist?

Technisch keiner. Beide Begriffe meinen eine DNS-basierte Liste (DNSBL), die Empfangsserver für eine sendende IP oder Domain abfragen. Betreiber wie Spamhaus sprechen heute von „Blocklist“. Der relevante Unterschied besteht zwischen IP-Listen wie Spamhaus ZEN und Domain-Listen wie der Spamhaus DBL oder SURBL. Sie werden unterschiedlich ausgelöst und unterschiedlich aufgehoben.

? Wie lange bleibt ein Eintrag auf einer E-Mail-Blacklist bestehen?

Das hängt von der Liste ab. Laut SpamCop-FAQ laufen Einträge von selbst ab, sobald keine Meldungen mehr kommen. Spamhaus und Barracuda entfernen einen Eintrag, nachdem Sie die Ursache behoben und die Entfernung auf deren Website beantragt haben. Beantragen Sie die Entfernung, ohne die Ursache zu beheben, kann der nächste Fallentreffer Sie sofort wieder auf die Liste setzen.

? Blockiert ein einziger Blacklist-Eintrag alle meine E-Mails?

Nein. Jeder Empfangsserver wählt selbst, welche Listen er abfragt und was er bei einem Treffer tut: die Nachricht ablehnen, in den Spam verschieben oder den Spam-Score erhöhen. Ein Eintrag auf einer weit verbreiteten Liste wie Spamhaus ZEN betrifft viele Empfänger. Ein Eintrag auf einer obskuren Liste, die kaum ein Server abfragt, hat womöglich keine sichtbare Wirkung.

? Kann ich eine Blacklist über Google Public DNS prüfen?

Bei Spamhaus nicht zuverlässig. Laut Dokumentation lehnt Spamhaus Abfragen über große öffentliche Resolver wie Google Public DNS und Cloudflare ab und schickt statt einer echten Antwort einen Fehlercode zurück. Dieser Fehler kann wie ein Eintrag aussehen. Nutzen Sie Ihren eigenen Resolver, den Ihres Providers oder die Web-Abfrage von Spamhaus, um ein korrektes Ergebnis zu erhalten.