Follow up Email Vorlage: 8 Beispiele

Aufbau: Welche Struktur braucht eine Follow-up E-Mail im Vertrieb?

Eine Follow up Email Vorlage besteht aus vier Teilen, und zwar in dieser Reihenfolge: ein Satz, der auf Ihre vorherige Nachricht verweist, eine neue Information, eine einzige Frage und eine Signatur mit Abmeldehinweis. Die Mail sollte kürzer sein als Ihre erste E-Mail. Wenn jemand auf dem Smartphone scrollen muss, ist sie zu lang. Schicken Sie sie als Antwort im selben Thread. RFC 5322 definiert die Header In-Reply-To und References, die die Message-ID Ihrer ursprünglichen E-Mail mitführen, damit Mailprogramme beide Nachrichten zusammen anzeigen. Lassen Sie das „Re:“ vor dem ursprünglichen Betreff stehen. Einen neuen Thread starten Sie nur, wenn sich das Thema wirklich ändert, zum Beispiel wenn Sie eine andere Person im selben Unternehmen anschreiben.

Manches funktioniert zuverlässig nicht. Ein „Wollte nur kurz nachhaken“ ohne neuen Inhalt gibt dem Leser keinen Grund zu antworten. Drei Fragen in einer Nachricht führen dazu, dass keine davon beantwortet wird. Ein Kalenderlink, ein PDF und ein Videolink in einer einzigen E-Mail sind schlicht Ballast. Halten Sie auch das HTML schlank: Gmail kürzt Nachrichten, sobald das HTML 102 KB überschreitet, und der abgeschnittene Teil enthält meist genau Ihre Signatur und den Abmeldehinweis. Zu den Abständen zwischen den Nachrichten lesen Sie, wann Sie welches Follow-up senden und wie viele Sie senden sollten.

Welche Follow up Email Vorlage passt, wenn auf die Kaltakquise-Mail keine Antwort kam?

1. 1 Eine Information ergänzen: „Hallo {vorname}, eine Sache hatte ich letztes Mal nicht erwähnt: {konkrete Beobachtung, z. B. Sie stellen gerade drei SDRs in München ein}. Genau dann wird {Problem} meist spürbar. Lohnen sich 15 Minuten nächste Woche? – {ihr_name}“
2. 2 Nach der richtigen Person fragen: „Hallo {vorname}, vielleicht liegt {Thema} gar nicht bei Ihnen. Wenn {Rolle} dafür zuständig ist, mit wem sollte ich stattdessen sprechen? Falls es überhaupt nicht relevant ist, sagen Sie es einfach, dann lasse ich es. – {ihr_name}“
3. 3 Etwas geben, ohne zu fragen: „Hallo {vorname}, diesmal kein Pitch. Hier ist die Checkliste, die wir für {Aufgabe} nutzen, direkt unten eingefügt, damit Sie nichts anklicken müssen. Wenn ein Punkt Fragen aufwirft, antworten Sie einfach hier. – {ihr_name}“
4. 4 Breakup-Mail: „Hallo {vorname}, da ich nichts gehört habe, gehe ich davon aus, dass {Thema} gerade keine Priorität hat, und melde mich nicht mehr. Falls sich das ändert, bleibt dieser Thread offen. – {ihr_name}“

Die erste Vorlage nutzen Sie, wenn Sie eine echte, überprüfbare Beobachtung zum Account haben. Ohne eine solche liest sie sich wie Füllmaterial. Die zweite schicken Sie, wenn die Position in Ihrer Liste falsch sein könnte. Sie ist außerdem die einzige hier, die auch von jemandem ohne Interesse eine brauchbare Antwort bekommen kann. Die dritte passt zu technischen Entscheidern, die Links von Fremden oft misstrauen. Beenden Sie jede Sequenz mit der Breakup-Mail und meinen Sie, was darin steht. Wer nach der angekündigten letzten Mail doch wieder schreibt, bringt Empfängern bei, ihn als Spam zu markieren. Passende Betreffzeilen finden Sie in unserer Sammlung von Betreffzeilen für Follow-ups.

Was schreibt man in eine Follow-up E-Mail nach einem Termin oder Gespräch?

1. 1 Zusammenfassung innerhalb von 24 Stunden: „Hallo {vorname}, danke für heute. Was ich mitgenommen habe: {Problem 1}, {Problem 2} und eine Entscheidung bis {Datum}. Nächster Schritt: Ich schicke Ihnen {Unterlage} bis {Tag}, Sie stimmen das mit {Kollege/Kollegin} ab. Habe ich etwas falsch verstanden? – {ihr_name}“
2. 2 Nicht erschienen: „Hallo {vorname}, der Termin heute hat offenbar nicht gepasst. Kein Problem. Soll ich zwei neue Zeitfenster vorschlagen, oder passt das Thema in diesem Quartal einfach nicht? – {ihr_name}“
3. 3 Nach dem Angebot: „Hallo {vorname}, hat das Angebot Ihre Frage zu {konkreter Einwand aus dem Gespräch} beantwortet? Wenn ein Teil unklar ist, sagen Sie mir welcher, dann erkläre ich genau diesen. – {ihr_name}“
4. 4 Follow-up nach „jetzt nicht“: „Hallo {vorname}, Sie hatten mich gebeten, mich im {Monat} wieder zu melden. Ist {Projekt} noch geplant, oder hat sich die Priorität seit unserem Gespräch verschoben? – {ihr_name}“

Diese Vorlagen unterscheiden sich von Follow-ups in der Kaltakquise, weil die Person bereits mit Ihnen gesprochen hat. Sie können also auf Konkretes Bezug nehmen. Eine Zusammenfassung funktioniert nur, wenn sie wiedergibt, was der Interessent tatsächlich gesagt hat. Schreiben Sie sie deshalb aus Ihren Gesprächsnotizen, nicht aus dem Gedächtnis. Die Mail nach einem verpassten Termin bietet zwei Auswege an, weil ein Nichterscheinen oft bedeutet, dass die Priorität gesunken ist, und nicht, dass der Kalender voll war. Die „jetzt nicht“-Mail senden Sie nur, wenn der Interessent selbst einen Monat genannt hat, und zitieren genau diesen Monat.

Wie funktioniert eine Video-Follow-up-Vorlage in EmailFlow OS?

In EmailFlow OS nehmen Sie ein einziges Video auf und laden es hoch, verbinden Ihr Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain und importieren Ihre Prospect-Liste in EmailFlow OS. EmailFlow OS macht aus dieser einen Aufnahme dann eine eigene Version für jeden Empfänger, nicht eine pro Unternehmen. Zwei Ansprechpartner im selben Account bekommen also jeweils ihre eigene Version. Jede E-Mail geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und auf Ihrer Domain. Es gibt keinen gemeinsamen Plattform-Absender: Die Reputation dieser Domain entsteht durch Ihren eigenen Versand und bleibt unter Ihrer Kontrolle.

Der E-Mail-Text rund um das Video folgt derselben Struktur wie jedes andere Follow-up. Eine brauchbare Vorlage: „Hallo {vorname}, statt noch einer E-Mail habe ich ein kurzes Video zu {Thema} aufgenommen – Sie finden es unten. Falls es nicht relevant ist, reicht eine Antwort mit einem Wort. – {ihr_name}“. Was nicht funktioniert: ein Video, das einfach Ihre erste E-Mail wiederholt, oder ein Video an jemanden, der bereits abgesagt hat. Ein Video repariert auch keine schlechte Zielgruppenauswahl. Wenn die Prospect-Liste nicht stimmt, bekommen Empfänger eine personalisierte Version einer Nachricht, die mit ihnen nichts zu tun hat.

Warum landen kopierte Follow-up-Vorlagen im Spam?

• Identischer Text an viele Empfänger: Filter erkennen nahezu gleiche Inhalte, die in großer Zahl verschickt werden. Ändern Sie daher Einstieg und Beobachtung für jeden Empfänger, statt nur {vorname} auszutauschen.
• Fehlendes DKIM-Alignment: Gmail und Yahoo verlangen von Absendern, die 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an private Konten schicken, SPF, DKIM und DMARC, wobei die From-Domain übereinstimmen muss.
• Kein One-Click-Unsubscribe: Dieselben Regeln für Bulk-Sender verlangen den in RFC 8058 definierten Header List-Unsubscribe-Post.
• Spam-Beschwerden: Google erwartet von Bulk-Sendern, dass die in den Postmaster Tools angezeigte Spamrate unter 0,3 % bleibt, und jedes unerwünschte Follow-up zählt dazu.
• Kaputtes Threading: Wenn ein Tool das Follow-up ohne die Header In-Reply-To und References verschickt, kommt es als separate Nachricht mit einem falschen „Re:“-Betreff an.

Da EmailFlow OS über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Domain versendet, prüfen empfangende Server die DNS-Einträge Ihrer Brevo-Absenderdomain auf SPF, DKIM und DMARC. Richten Sie SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail-Absender ein, bevor das erste Follow-up rausgeht. Das Bestehen dieser Prüfungen ist eine Voraussetzung, kein Versprechen: Jeder empfangende Mailserver filtert nach eigenen Regeln, und kein Versandtool entscheidet, wo eine Nachricht landet.

Darf man Follow-up E-Mails ohne Einwilligung an Interessenten in der EU senden?

Das hängt vom Land ab, und ein Follow-up ändert nichts an der rechtlichen Lage der ersten E-Mail. In Deutschland gilt Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers nach §7 UWG als unzumutbare Belästigung, und das gilt auch für B2B-Empfänger. §7 Abs. 3 enthält eine enge Ausnahme für Bestandskunden, die nur greift, wenn alle ihre Voraussetzungen erfüllt sind. Schweigen nach Ihrer ersten E-Mail ist keine Einwilligung. Ein Follow-up an jemanden, der nie eingewilligt hat, ist eine zweite unverlangte E-Mail, keine mildere.

Die DSGVO bringt zusätzliche Pflichten, sobald Sie Daten eines namentlich bekannten Kontakts verarbeiten. Haben Sie die Daten nicht bei der Person selbst erhoben, verlangt Artikel 14, dass Sie die Datenschutzinformationen spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme geben, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats. Nach Artikel 21 Abs. 3 müssen Sie die Verarbeitung für Direktwerbung einstellen, sobald jemand widerspricht. Entfernen Sie die Person dann aus Ihrer Prospect-Liste, statt ihr noch die Breakup-Mail zu schicken. Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Ob Ihre Akquise zulässig ist, hängt davon ab, wie Sie sie durchführen; weitere länderspezifische Beispiele finden Sie in unseren Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen für B2B.

Häufige Fragen

? Wie viele Follow-up E-Mails sollte ich nach einer Kaltakquise-Mail senden?

Eine typische Sequenz umfasst drei oder vier Nachrichten nach der ersten E-Mail, wobei die letzte eine Breakup-Mail ist, in der Sie ankündigen, dass Sie aufhören. Jede Nachricht sollte etwas Neues bringen: eine Information, einen anderen Ansprechpartner oder eine Ressource. Wenn Sie nichts Neues haben, hören Sie auf. Dieselbe Nachricht noch einmal zu senden, erhöht die Spam-Beschwerden, und Google erwartet bei Bulk-Sendern Werte unter 0,3 %.

? Sollte ein Follow-up eine Antwort oder eine neue E-Mail sein?

In der Regel eine Antwort. Die Header In-Reply-To und References aus RFC 5322 verknüpfen Ihr Follow-up mit der ursprünglichen Nachricht, sodass der Empfänger beide zusammen sieht. Ein neuer Thread ist nur sinnvoll, wenn Sie eine andere Person oder ein anderes Thema anschreiben. Ein „Re:“ im Betreff ohne diese Header erzeugt eine vorgetäuschte Antwort, und das fällt vielen Lesern auf.

? Was ist eine Breakup-Mail im Vertrieb?

Eine Breakup-Mail ist die letzte Nachricht einer Follow-up-Sequenz. Sie sagt klar, dass Sie nicht mehr schreiben werden, und lässt die Tür offen, falls sich etwas ändert. Anders als ein normales Follow-up bittet sie nicht um einen Termin. Sie funktioniert nur, wenn Sie danach tatsächlich aufhören. Wer nach einer Breakup-Mail doch wieder schreibt, untergräbt sie.

? Kann ich dieselbe Follow up Email Vorlage für jeden Interessenten nutzen?

Dieselbe Struktur ja, denselben Text nein. Eine Vorlage gibt Ihnen die Reihenfolge vor: Bezug, neue Information, eine Frage, Abmeldehinweis. Die Beobachtung in der Mitte muss zu jedem einzelnen Empfänger passen. EmailFlow OS arbeitet genauso: Aus einer Aufnahme wird eine eigene Version für jeden Empfänger, gesendet aus Ihrem eigenen Postfach über Ihr Brevo-Konto.