Outil de message vidéo pour le cold email

Que doit faire un outil de message vidéo en prospection à froid ?

L'expression « outil de message vidéo » recouvre deux usages très différents. Le premier, c'est la vidéo asynchrone en interne : le clip qu'on poste dans le chat de l'équipe au lieu de caler une réunion. Le second, c'est la prospection sortante : une vidéo envoyée à quelqu'un qui ne vous connaît pas et qui arrive dans une boîte gérée par Gmail, Microsoft ou une passerelle d'entreprise. Pour ce second usage, l'enregistrement est la partie facile. C'est la délivrabilité qui décide si le message arrive ou non. Un outil de prospection à froid doit répondre à trois questions que l'outil interne ne se pose jamais. De quel domaine part l'e-mail ? Où se trouve la liste de prospects ? Et la vidéo est-elle personnalisée par personne ou par entreprise ? Voici les réponses d'EmailFlow OS. Vous enregistrez une seule vidéo, la liste est importée dans EmailFlow OS, et chaque destinataire reçoit sa propre version personnalisée, envoyée via votre propre compte Brevo et votre propre domaine d'envoi. Si un outil ne sait pas vous dire quel domaine signe ses e-mails sortants, c'est qu'il a été conçu pour le premier usage. Ce n'est pas un mauvais outil pour autant. Il n'a simplement pas été pensé pour le cold email.

Depuis quel domaine un outil de message vidéo envoie-t-il ?

Cette question pèse plus lourd que n'importe quelle liste de fonctionnalités. Avec DMARC, un message passe lorsque SPF ou DKIM est validé pour un domaine aligné sur l'adresse visible dans le champ From:. Imaginons un outil qui envoie via sa propre infrastructure partagée alors que votre adresse figure dans le From:. La signature DKIM appartient alors au domaine de la plateforme : l'alignement dépend de la configuration de cette plateforme, pas de vous. Et votre réputation d'expéditeur se retrouve mélangée à celle de tous les autres clients qui utilisent ce même expéditeur. EmailFlow OS ne fonctionne pas ainsi. Chaque version personnalisée part de votre boîte mail, via votre propre compte Brevo et votre propre domaine d'envoi. SPF, DKIM et DMARC sont des enregistrements que vous publiez et contrôlez dans votre DNS : vous pouvez les lire, les corriger et les surveiller. Les configurer correctement reste votre responsabilité. Si vous ne les avez pas encore publiés, commencez par notre guide DKIM, DMARC et SPF pour les expéditeurs de cold email. La norme SPF plafonne le nombre de mécanismes générant des requêtes DNS (include, a, mx, ptr, exists, redirect) qu'une seule vérification peut déclencher. Comptez-les avant d'ajouter l'include de Brevo à un enregistrement existant : un enregistrement SPF qui dépasse le plafond renvoie un permerror et échoue en bloc, pas seulement pour Brevo. Un domaine ne peut par ailleurs publier qu'un seul enregistrement SPF ; deux enregistrements v=spf1 cassent la vérification, donc intégrez l'include de Brevo dans l'enregistrement que vous avez déjà.

Comment EmailFlow OS transforme-t-il un seul enregistrement en un message par destinataire ?

Dans EmailFlow OS, l'enregistrement est la seule étape manuelle. Tout ce qui suit s'exécute ligne par ligne sur votre liste de prospects. Le processus compte quatre étapes, dans cet ordre :

1. 1 Enregistrez une vidéo et importez-la dans EmailFlow OS. C'est le seul enregistrement que vous réalisez pour la campagne.
2. 2 Connectez votre compte Brevo et votre domaine d'envoi. Les e-mails partent alors sous votre domaine et depuis votre compte Brevo, pas via un expéditeur partagé de la plateforme.
3. 3 Importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS. La liste y est stockée et c'est elle qui pilote la personnalisation.
4. 4 EmailFlow OS personnalise l'enregistrement unique pour chaque destinataire et envoie chaque version depuis votre boîte mail, via Brevo.

La personnalisation se fait par destinataire, pas par entreprise. Si vous avez trois contacts dans la même société, ils reçoivent trois versions différentes, et non un clip commun. C'est pourquoi la qualité de votre liste compte autant : un nom erroné ou un intitulé de poste périmé dans la liste se retrouve tel quel dans la version de la personne concernée. La différence avec une vidéo personnalisée au niveau de l'entreprise est détaillée dans notre article sur le message vidéo personnalisé par destinataire.

Où stocker la liste de prospects, et qu'exige le RGPD ?

Avec EmailFlow OS, vous importez la liste de prospects directement dans EmailFlow OS, puisque chaque version personnalisée est construite à partir d'elle. Pour une prospection dans l'UE, cette liste constitue donc des données personnelles que vous traitez, et les règles s'appliquent à vous en tant qu'expéditeur. Lorsque vous n'avez pas collecté les données directement auprès de la personne, le RGPD attend que vous lui indiquiez d'où elles proviennent et pourquoi vous les utilisez, et, si vous vous en servez pour la contacter, au plus tard lors de ce premier contact. La personne a aussi le droit de s'opposer à la prospection commerciale ; dès qu'elle l'exerce, ses données ne peuvent plus être utilisées à cette fin. Le droit national peut être plus strict. Notre article sur l'automatisation du cold email traite de la règle allemande sur la concurrence déloyale, qui restreint aussi les e-mails publicitaires non sollicités envoyés à des contacts professionnels : vérifiez donc votre base légale avant d'importer une liste allemande. Rien de tout cela n'est réglé par le logiciel que vous choisissez. Tout dépend de l'origine de vos données, du contenu de votre premier e-mail et de la rapidité avec laquelle vous traitez une opposition. Retirez les personnes qui s'opposent de la liste dans EmailFlow OS afin qu'aucune nouvelle version ne soit générée pour elles.

Ce qu'un outil de message vidéo ne peut pas corriger

Envoyer depuis votre propre domaine vous donne le contrôle, ce qui signifie aussi que les échecs vous reviennent. Voici les plus fréquents, avec leurs causes :

• Domaine froid, volume maximal : un domaine d'envoi sans historique qui passe directement au volume d'une campagne se fait ralentir ou filtrer par les serveurs de réception.
• DKIM absent ou mal aligné : Brevo signe avec une clé que votre DNS ne publie pas, ou le domaine d= ne correspond pas au From:, et DMARC échoue.
• Plaintes pour spam : Gmail fixe un plafond au taux de spam signalé par les utilisateurs, affiché dans Postmaster Tools, et filtre les expéditeurs qui le dépassent.
• Pas de désinscription en un clic : les consignes d'expéditeur de Google attendent des expéditeurs en masse qu'ils proposent la désinscription en un clic via les en-têtes List-Unsubscribe et List-Unsubscribe-Post.
• Vidéo en pièce jointe : Gmail limite la taille des pièces jointes, si bien qu'un fichier vidéo est soit rejeté, soit converti en lien Drive.
• HTML trop lourd : Gmail tronque les corps de message trop longs, ce qui peut masquer le pied de page et le lien de désinscription.

Une vidéo personnalisée par destinataire ne compense aucun de ces problèmes. Commencez par chauffer le domaine : les volumes sont détaillés dans notre article sur le warm-up e-mail, avec les volumes quotidiens et la configuration DNS. Notre article sur le nombre de cold emails par jour et par boîte mail rassemble les plafonds publiés par boîte, les plafonds plus bas qui s'appliquent tant qu'une boîte est encore en phase de chauffe, et explique pourquoi les relances comptent dans ce plafond. Le seuil de taux de spam appliqué par Gmail est expliqué dans notre article sur les objets d'e-mails commerciaux.

Comment tester un outil de message vidéo avant que les prospects ne le voient ?

Envoyez-vous le message avant de l'envoyer à qui que ce soit. Comme EmailFlow OS envoie via votre propre compte Brevo et votre domaine, vous pouvez vérifier dans le message brut tout ce que voit un serveur de réception. Procédez ainsi :

1. 1 Importez dans EmailFlow OS une courte liste de test avec vos propres adresses chez Gmail, Outlook et dans une boîte d'entreprise.
2. 2 Envoyez la campagne et ouvrez le message d'origine (« Afficher l'original » dans Gmail).
3. 3 Vérifiez dans l'en-tête Authentication-Results la présence de spf=pass, dkim=pass et dmarc=pass, et assurez-vous que la valeur DKIM d= correspond à votre domaine.
4. 4 Vérifiez que chaque destinataire de test a bien reçu sa propre version personnalisée, et non une copie de celle de quelqu'un d'autre.
5. 5 Regardez le rendu du message sur mobile et sur ordinateur, et vérifiez que Gmail n'affiche pas de lien « Message tronqué » qui masquerait le pied de page.

Si dmarc=fail apparaît à cette étape, corrigez le DNS avant d'importer la vraie liste. Un enregistrement modifié ne prend effet qu'une fois le TTL de l'ancienne valeur expiré sur les résolveurs utilisés par les serveurs de réception : refaites le test après ce délai plutôt qu'immédiatement. Pour la mise en page elle-même (objet, phrase d'accroche, emplacement de la vidéo, signature), consultez notre article sur le format du cold email : structure, en-têtes et vidéo.

Questions fréquentes

? Qu'est-ce qu'un outil de message vidéo ?

C'est un logiciel qui enregistre une vidéo et la transmet à quelqu'un d'autre. Les outils internes servent à partager des clips entre collègues. Les outils de prospection envoient des vidéos par e-mail à des prospects. EmailFlow OS fait partie de la seconde catégorie : un seul enregistrement, une version personnalisée par destinataire, envoyée depuis votre propre boîte mail via votre compte Brevo et votre domaine d'envoi.

? Dois-je enregistrer une vidéo différente pour chaque prospect ?

Non. Dans EmailFlow OS, vous enregistrez une vidéo et vous l'importez une seule fois. EmailFlow OS personnalise ensuite cet enregistrement pour chaque destinataire de la liste de prospects importée. Un seul enregistrement en entrée, et autant de versions en sortie que de destinataires, y compris pour plusieurs personnes d'une même entreprise.

? Un outil de message vidéo a-t-il besoin de SPF, DKIM et DMARC ?

Oui, dès qu'il envoie depuis votre domaine. SPF autorise le serveur d'envoi, DKIM signe le message, et DMARC vérifie que l'un des deux est aligné sur le domaine du From:. Les consignes d'expéditeur de Google exigent une authentification de tous les expéditeurs et un enregistrement DMARC des expéditeurs en masse. Avec EmailFlow OS, ces enregistrements se trouvent dans votre propre DNS, pour le domaine depuis lequel vous envoyez avec Brevo.

? Puis-je intégrer une vidéo lisible directement dans un e-mail ?

Le plus souvent, non. La vidéo HTML5 ne se lit dans le message que dans quelques clients, dont Apple Mail. Gmail et Outlook sur ordinateur ne la lisent pas, et joindre le fichier se heurte à la limite de taille des pièces jointes de Gmail. Concevez votre message pour qu'il reste compréhensible dans un client qui ne lit pas la vidéo.