Video Messaging Tool für B2B-Cold-E-Mails

Was muss ein Video Messaging Tool im Cold Outreach können?

Hinter dem Begriff „Video Messaging Tool“ stecken zwei ziemlich unterschiedliche Aufgaben. Die eine ist internes asynchrones Video: der Clip, den Sie in den Team-Chat stellen, statt ein Meeting anzusetzen. Die andere ist Outbound: ein Video an jemanden, der Sie noch nicht kennt, und das in einem Postfach bei Gmail, Microsoft oder hinter einem Unternehmens-Gateway landet. Bei dieser zweiten Aufgabe ist die Aufnahme der einfache Teil. Ob die Nachricht überhaupt ankommt, entscheidet die Zustellung. Ein Tool für Cold Outreach muss drei Fragen beantworten, die sich bei internen Tools nie stellen. Von welcher Domain kommt die E-Mail? Wo liegt die Prospect-Liste? Und wird das Video pro Person oder pro Unternehmen personalisiert? EmailFlow OS beantwortet sie so: Sie nehmen ein einziges Video auf, die Liste wird in EmailFlow OS importiert, und jeder Empfänger bekommt seine eigene personalisierte Version, verschickt über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. Kann Ihnen ein Tool nicht sagen, welche Domain seine ausgehenden Mails signiert, wurde es für die erste Aufgabe gebaut. Das macht es nicht schlecht. Es ist nur nicht für Cold E-Mails gemacht.

Über wessen Domain versendet ein Video Messaging Tool?

Diese Frage entscheidet mehr als jede Feature-Liste. Nach DMARC (RFC 7489) besteht eine Nachricht die Prüfung, wenn SPF oder DKIM für eine Domain bestehen, die zur sichtbaren From:-Adresse passt (Alignment). Angenommen, ein Tool versendet über seine eigene geteilte Infrastruktur, während Ihre Adresse im From: steht. Dann gehört die DKIM-Signatur zur Domain der Plattform, und ob das Alignment klappt, hängt davon ab, wie die Plattform das eingerichtet hat – nicht von Ihnen. Außerdem vermischt sich Ihre Absenderreputation mit der aller anderen Kunden, die denselben Absender nutzen. EmailFlow OS arbeitet nicht so. Jede personalisierte Version geht aus Ihrem Postfach raus, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. SPF, DKIM und DMARC sind Einträge, die Sie selbst in Ihrem DNS veröffentlichen und kontrollieren – Sie können sie also lesen, korrigieren und überwachen. Dafür, dass diese Einträge stimmen, sind Sie verantwortlich. Falls Sie sie noch nicht angelegt haben, starten Sie mit dem Leitfaden zu SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail-Versender. Denken Sie an das SPF-Limit von 10 DNS-Lookups, wenn Sie Brevo in einen bestehenden Eintrag aufnehmen.

Wie macht EmailFlow OS aus einer Aufnahme eine Nachricht pro Empfänger?

In EmailFlow OS ist die Aufnahme der einzige manuelle Schritt. Alles danach läuft pro Zeile Ihrer Prospect-Liste. Der Ablauf hat vier Schritte, in genau dieser Reihenfolge:

1. 1 Ein Video aufnehmen und in EmailFlow OS hochladen. Das ist die einzige Aufnahme, die Sie für die Kampagne machen.
2. 2 Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain verbinden. Die Mails gehen dann unter Ihrer Domain und über Ihr Brevo-Konto raus, nicht über einen geteilten Plattform-Absender.
3. 3 Ihre Prospect-Liste in EmailFlow OS importieren. Die Liste liegt dort und steuert die Personalisierung.
4. 4 EmailFlow OS personalisiert die eine Aufnahme pro Empfänger und verschickt jede Version aus Ihrem Postfach über Brevo.

Die Personalisierung erfolgt pro Empfänger, nicht pro Unternehmen. Haben Sie drei Kontakte in derselben Firma, bekommen diese drei unterschiedliche Versionen und keinen gemeinsamen Clip. Genau deshalb ist die Qualität Ihrer Liste so wichtig: Ein falscher Name oder eine veraltete Position in der Liste landet direkt in der Version dieser Person. Wie sich das von Videos auf Unternehmensebene unterscheidet, lesen Sie im Beitrag zur personalisierten Videobotschaft pro Empfänger.

Wo liegt die Prospect-Liste, und was verlangt die DSGVO?

In EmailFlow OS importieren Sie die Prospect-Liste direkt in EmailFlow OS, weil jede personalisierte Version daraus entsteht. Bei Outreach in der EU sind die Daten in dieser Liste personenbezogene Daten, die Sie verarbeiten – und die Regeln gelten für Sie als Absender. Art. 14 DSGVO betrifft Daten, die Sie nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben haben. Sie müssen ihr mitteilen, woher die Daten stammen und wofür Sie sie nutzen, spätestens innerhalb eines Monats oder beim ersten Kontakt, wenn Sie die Daten zur Kommunikation mit ihr verwenden. Art. 21 gibt ihr das Recht, Direktwerbung zu widersprechen, und sobald sie das tut, müssen Sie aufhören. Nationales Recht kann strenger sein. In Deutschland schränkt § 7 UWG unerwünschte Werbe-E-Mails auch gegenüber Geschäftskontakten ein; prüfen Sie Ihre Rechtsgrundlage also, bevor Sie eine deutsche Liste importieren. Nichts davon wird durch die Wahl der Software geklärt. Entscheidend ist, woher Ihre Daten stammen, was in Ihrer ersten E-Mail steht und wie schnell Sie auf einen Widerspruch reagieren. Entfernen Sie Widersprechende aus der Liste in EmailFlow OS, damit für sie keine weitere Version erzeugt wird.

Was kann ein Video Messaging Tool nicht reparieren?

Wer über die eigene Domain versendet, hat die Kontrolle – und damit gehören auch die Fehler Ihnen. Das sind die häufigsten, jeweils mit Ursache:

• Kalte Domain, volles Volumen: Eine Versanddomain ohne Historie, die sofort mit Kampagnenvolumen startet, wird von empfangenden Servern gedrosselt oder gefiltert.
• Fehlendes oder nicht passendes DKIM: Brevo signiert mit einem Schlüssel, den Ihr DNS nicht veröffentlicht, oder die d=-Domain passt nicht zum From:, sodass DMARC fehlschlägt.
• Spam-Beschwerden über 0,3 %: Gmails Richtlinien für Bulk-Sender nennen 0,3 % als Spam-Beschwerderate, unter der Absender bleiben müssen.
• Kein One-Click-Unsubscribe: Gmail und Yahoo erwarten von Absendern, die 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an ihre Nutzer schicken, einen List-Unsubscribe-Post-Header nach RFC 8058.
• Video als Anhang: Gmail begrenzt Anhänge auf 25 MB, und große Anhänge sind für sich schon ein Filtersignal.
• Aufgeblähtes HTML: Gmail kürzt Nachrichten über 102 KB, wodurch Footer und Abmeldelink verschwinden können.

Ein Video pro Empfänger gleicht keinen dieser Fehler aus. Wärmen Sie die Domain zuerst auf. Die Volumina finden Sie unter E-Mail-Warm-up: Tagesvolumen und DNS-Setup.

Wie testen Sie ein Video Messaging Tool, bevor Prospects es sehen?

Schicken Sie zuerst an sich selbst, bevor Sie an irgendjemand anderen schicken. Da EmailFlow OS über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Domain versendet, können Sie in der Rohnachricht alles prüfen, was ein empfangender Server sieht. So gehen Sie vor:

1. 1 Importieren Sie eine kurze Testliste in EmailFlow OS mit eigenen Adressen bei Gmail, Outlook und einem Firmenpostfach.
2. 2 Versenden Sie die Kampagne und öffnen Sie die Originalnachricht (in Gmail: „Original anzeigen“).
3. 3 Prüfen Sie im Header Authentication-Results auf spf=pass, dkim=pass und dmarc=pass und stellen Sie sicher, dass der DKIM-Wert d= Ihre Domain ist.
4. 4 Kontrollieren Sie, dass jeder Testempfänger seine eigene personalisierte Version bekommen hat und keine Kopie der Version eines anderen.
5. 5 Sehen Sie sich die Darstellung auf Mobilgerät und Desktop an und prüfen Sie, dass nichts Wichtiges hinter Gmails Kürzungsgrenze von 102 KB liegt.

Taucht hier dmarc=fail auf, korrigieren Sie das DNS, bevor Sie die echte Liste importieren. Änderungen am Eintrag greifen entsprechend seiner TTL, häufig 3.600 Sekunden. Zum Aufbau der Mail selbst (Betreff, Einstiegssatz, Platzierung des Videos, Signatur) lesen Sie Cold-E-Mail-Aufbau: Struktur, Header, Video.

Häufige Fragen

? Was ist ein Video Messaging Tool?

Software, die ein Video aufnimmt und an andere ausliefert. Interne Tools teilen Clips mit Kollegen, Outbound-Tools verschicken Videos per E-Mail an Prospects. EmailFlow OS gehört zur Outbound-Sorte: eine Aufnahme, eine personalisierte Version pro Empfänger, versendet aus Ihrem eigenen Postfach über Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain.

? Muss ich für jeden Prospect ein eigenes Video aufnehmen?

Nein. In EmailFlow OS nehmen Sie ein Video auf und laden es einmal hoch. EmailFlow OS personalisiert diese Aufnahme dann für jeden Empfänger Ihrer importierten Prospect-Liste. Eine Aufnahme rein, so viele Versionen raus, wie es Empfänger gibt – auch für mehrere Personen in derselben Firma.

? Braucht ein Video Messaging Tool SPF, DKIM und DMARC?

Ja, sobald es über Ihre Domain versendet. Gmail verlangt SPF und DKIM von allen Absendern und zusätzlich DMARC mit mindestens p=none von allen, die 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an Gmail-Nutzer schicken. Bei EmailFlow OS liegen diese Einträge in Ihrem eigenen DNS für die Domain, über die Sie mit Brevo versenden.

? Kann ich ein abspielbares Video direkt in eine E-Mail einbetten?

Meistens nicht. HTML5-Video wird nur in wenigen Clients direkt abgespielt, etwa in Apple Mail. Gmail und Outlook für den Desktop spielen es nicht ab, und als Anhang stößt die Datei an Gmails Anhangsgrenze von 25 MB. Bauen Sie die Nachricht so auf, dass sie auch in einem Client funktioniert, der kein Video abspielt.