Betreff Empfehlung: Beispiele je Situation

Warum gehört der Name des Empfehlenden an den Anfang des Betreffs?

Wer Sie nicht kennt, erkennt im Posteingang weder Ihren Namen noch Ihr Unternehmen. Wiedererkannt wird nur die Person, die Sie empfohlen hat. Deshalb beginnt ein guter Betreff Empfehlung immer mit genau diesem Namen. Posteingangsansichten und Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone schneiden lange Betreffzeilen am Ende ab, ein Name ganz hinten wird also womöglich nie gesehen. Ein Karrierecoach, den HuffPost UK im März 2021 zitierte, gab Jobsuchenden denselben Rat: mit „Empfehlung von [Name]“ oder „Empfehlung von [Name], kurze Frage“ einsteigen.

Nach dem Namen folgt das Thema: eine Stelle, ein Projekt oder eine einzige Frage. Beschränken Sie sich auf das, worum es in der E-Mail tatsächlich geht. Der Leitfaden der US-Handelsbehörde FTC zum CAN-SPAM Act verlangt, dass die Betreffzeile den Inhalt der Nachricht widerspiegelt. Ein Betreff, der eine Vorstellung verspricht, die im Text nie kommt, verstößt dagegen – und verspielt obendrein das Wohlwollen der empfehlenden Person. Die allgemeinen Regeln für unaufgeforderte Betreffzeilen finden Sie in unserem Leitfaden mit Cold-E-Mail-Betreff-Beispielen und Regeln. Dieser Artikel behandelt den Fall, in dem der Name einer dritten Person die Tür öffnet.

Betreff Empfehlung: Beispiele nach Situation

Situation	Beispiel-Betreff	Wann es nicht funktioniert
Sie wurden an eine Recruiterin oder einen Hiring Manager empfohlen	Empfehlung von Anna Weber: Stelle als Account Executive	Kennt Anna den Hiring Manager nicht, sagt der Name nichts und wirkt wie Namedropping
Sie wurden an einen B2B-Interessenten empfohlen	Anna Weber hat mir empfohlen, Sie zu Ihrer CRM-Einführung anzusprechen	Wenn Sie kein echtes Thema nennen können, lassen Sie die zweite Hälfte weg, statt eines zu erfinden
Sie bitten einen Kunden um eine Empfehlung	Kurze Frage: Wer ist bei Ihren Partnern für den Einkauf zuständig?	Gab es zuletzt Ärger mit dem Kunden, klären Sie das, bevor Sie fragen
Internes Mitarbeiterempfehlungsprogramm	Kennen Sie jemanden für unsere offene Stelle als Data Engineer?	Ohne konkrete Stelle liest es sich wie ein Newsletter und wird nur überflogen
Sie empfehlen einen Bekannten für einen Job	Empfehlung: Tom Berger für Ihre offene Stelle als Product Designer	Hat Tom nicht zugestimmt, vorgeschlagen zu werden, schicken Sie die Mail nicht ab
Sie bitten jemanden um eine Referenz	Bitte um Referenz: Jana Koch, Ihre frühere Teamleiterin bei Acme	Kann die Person Sie allein anhand des Betreffs nicht einordnen, ergänzen Sie den gemeinsamen Kontext
Sie fassen nach, weil keine Antwort kam	Im ursprünglichen Thread antworten und den ursprünglichen Betreff beibehalten	Eine neue Mail mit von Hand vorangestelltem „Re:“ oder „AW:“ täuscht einen früheren Kontakt vor

Wie verschickt man eine E-Mail mit Empfehlung?

1. 1 Fragen Sie die empfehlende Person, ob Sie ihren Namen verwenden dürfen und bei wem. Sie darf ablehnen – und wer beim Empfehlenden nachfragt, merkt sofort, wenn Sie nicht gefragt haben.
2. 2 Prüfen Sie die Adresse vor dem Versand. Ein Hard Bounce bei einer Empfehlungsmail schadet der Reputation Ihrer Domain und verrät Ihnen nichts über die Empfehlung selbst.
3. 3 Formulieren Sie den Betreff: zuerst der Name des Empfehlenden, dann das Thema.
4. 4 Beginnen Sie den Text mit einem Satz dazu, woher Sie die empfehlende Person kennen und was sie gesagt hat. Sagen Sie dann, warum Sie schreiben, und stellen Sie genau eine Bitte.
5. 5 Senden Sie von Ihrer eigenen Domain mit eingerichtetem SPF, DKIM und DMARC. Der Server des Empfängers prüft diese Einträge, nicht Ihre Beziehung zum Empfehlenden.
6. 6 Bedanken Sie sich anschließend bei der empfehlenden Person und erzählen Sie ihr, wie es gelaufen ist.

Schritt fünf wird am häufigsten übersprungen. Eine Empfehlung ändert nichts daran, wie ein empfangender Server Ihre Mail bewertet. Ist DKIM nicht mit Ihrer eigenen Domain signiert oder schlägt DMARC fehl, hilft auch der Name im Betreff nicht. Die Einträge erklären wir in SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail einrichten. Wie der Text einer Vorstellungsmail aufgebaut ist, zeigen unsere Akquise-E-Mail-Vorlagen.

Welcher Betreff passt zu einer Bitte um Referenz?

Bei einer Referenzanfrage ist die angeschriebene Person selbst die Leserin, nicht eine dritte Person. Der Betreff beginnt daher mit der Bitte selbst, gefolgt von Ihrem Namen und dem gemeinsamen Kontext: „Bitte um Referenz: Jana Koch, Vertriebsteam Acme“. Ehemalige Vorgesetzte bekommen Post von vielen früheren Kollegen, und erst der gemeinsame Kontext lässt sie Sie einordnen, bevor sie die Mail öffnen. Hat ein Arbeitgeber bereits nach Referenzen gefragt, ergänzen Sie Stelle und Unternehmen: „Bitte um Referenz für die Stelle als Sales Lead bei Northwind“. So kann die Leserin einschätzen, wie dringend es ist. Verzichten Sie auf vage Betreffzeilen wie „Kleiner Gefallen“. Sie sagen nicht, was Sie brauchen, und genau die Referenzanfragen, die ihr Anliegen verstecken, werden auf später verschoben.

Was schreibt man, wenn man einen Bekannten für einen Job empfiehlt?

Wenn Sie jemanden empfehlen, sind Sie selbst der Empfehlende – Ihre Beziehung zum Empfänger sorgt dafür, dass die Mail geöffnet wird. Der Betreff nennt Kandidat und Stelle: „Empfehlung: Tom Berger für Ihre offene Stelle als Product Designer“. Schreiben Sie im Text, wie lange und in welcher Rolle Sie mit ihm gearbeitet haben. Nennen Sie eine konkrete Sache, die er geleistet hat, und sagen Sie, ob er weiß, dass Sie schreiben. Dann treten Sie zur Seite: Bieten Sie an, die beiden zu verbinden, oder leiten Sie seinen Lebenslauf mit seiner Zustimmung weiter. Was nicht funktioniert, ist eine Empfehlung, die wie ein allgemeines Leumundszeugnis klingt. „Toller Typ, fleißig“ gibt dem Hiring Manager nichts Überprüfbares. Ebenso wenig hilft es, jemanden zu empfehlen, dessen Arbeit Sie nie gesehen haben. Geht die Einstellung schief, stand Ihr Name im Betreff.

Welcher Betreff gehört in eine Follow-up-E-Mail?

Sie behalten den ursprünglichen Betreff bei, denn ein Follow-up sollte eine Antwort auf Ihre erste Mail sein und keine neue Nachricht. Wenn Sie auf „Antworten“ klicken, setzt Ihr Mailprogramm die Header In-Reply-To und References auf die Message-ID der ursprünglichen Nachricht, und die meisten Mailprogramme fassen die Nachrichten anhand dieser Standard-Header zu einem Thread zusammen. Der Empfänger sieht Ihre Empfehlungsmail dann direkt unter dem Follow-up, samt Namen des Empfehlenden. Ein nur getippter Betreff stellt diese Verbindung nicht her: Mailprogramme, die nach Headern gruppieren, führen eine selbst gebastelte „Re:“-Nachricht getrennt. Weitere Muster finden Sie in unseren Follow-up-E-Mail-Betreff-Beispielen.

Betreff für die Follow-up-Mail, wenn keine Antwort kam

Kam keine Antwort, bleibt der Betreff gleich. Sie antworten im Thread Ihrer ursprünglichen Empfehlungsmail, damit der Name des Empfehlenden weiterhin oben steht. Schreiben Sie keinen neuen Betreff mit vorangestelltem „Re:“ oder „AW:“. Ohne passenden In-Reply-To-Header landet er nicht im Thread und suggeriert ein Gespräch, das nie stattgefunden hat. Der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC stuft solche irreführenden Betreffzeilen als täuschend ein. Prüfen Sie vor dem Nachfassen, ob die erste Mail gebounct ist, denn ein Follow-up an eine tote Adresse erzeugt nur einen weiteren Bounce. Beschränken Sie den Text auf eine kurze Zeile und dieselbe Bitte. Kommt danach immer noch nichts, hören Sie auf und geben Sie der empfehlenden Person Bescheid, statt weiter zu mailen. Timing und Vorlagen finden Sie unter Follow-up-E-Mail ohne Antwort.

Was funktioniert im Betreff einer Empfehlung nicht?

• Einen Namen ohne Erlaubnis verwenden: Der Empfänger kann beim Empfehlenden nachfragen, und die Empfehlung geht nach hinten los.
• Ein falsches „Re:“/„AW:“ oder „Fwd:“/„WG:“: Es täuscht einen früheren Kontakt vor, und der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC wertet täuschende Betreffzeilen als Verstoß.
• Ausrufezeichen und Großbuchstaben: Ein Leitfaden zum Empfehlungsmarketing von Happy Grasshopper weist darauf hin, dass das Ausrufezeichen keinen Mehrwert bringt. Spamfilter, die nach Wortwahl bewerten, markieren außerdem gern alles, was nach Schreien aussieht.
• Die Empfehlung als Einwilligung behandeln: Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) stuft Werbung per E-Mail ohne vorherige Einwilligung des Empfängers als unzumutbare Belästigung ein, und der Vorschlag eines gemeinsamen Kontakts ist keine Einwilligung des Empfängers. Das gilt, egal wie herzlich die Vorstellung klingt.
• Den Namen verstecken: „Nachfassen zu einem Gespräch mit Anna Weber“ setzt den Namen genau dorthin, wo er beim Abschneiden verloren gehen kann.

Um zu sehen, wie ein fertiger Betreff dargestellt und authentifiziert wird, bevor er an einen echten Interessenten geht, machen Sie einen Testversand, wie in unserem Leitfaden beschrieben: Betreffzeile testen mit Tools, Tests und DNS.

Wie EmailFlow OS Empfehlungsmails mit Video verschickt

EmailFlow OS ist für B2B-Kaltakquise gebaut, bei der jeder Interessent seine eigene Version eines Videos bekommt. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Sie verbinden Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt dann aus dieser einen Aufnahme eine personalisierte Version für jeden einzelnen Empfänger, nicht nur für jedes Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. Einen gemeinsamen Plattform-Absender gibt es nicht.

Für Empfehlungsakquise heißt das: Betreff und Empfehlungszeile schreiben Sie selbst. Das Video wird für jede Person auf der Liste personalisiert, und jede Nachricht ist mit einer Domain signiert, die Sie kontrollieren. Ob eine Nachricht im Posteingang landet, entscheidet weiterhin der empfangende Server. Wie die Einrichtung funktioniert, sehen Sie auf der Seite zu personalisierten KI-Video-E-Mails aus Ihrem eigenen Brevo-Konto.

Häufige Fragen

? Sollte der Betreff den vollen Namen des Empfehlenden enthalten?

Verwenden Sie die Form des Namens, die der Empfänger kennt. Ein Vorname allein ist mehrdeutig, wenn der Empfänger mehrere Annas kennt, daher ist Vor- und Nachname meist sicherer. Kennt er die Person nur über ihr Unternehmen, ergänzen Sie es: „Anna Weber (Northwind) hat mir empfohlen, mich bei Ihnen zu melden“. In jedem Fall steht der Name vorn, damit er beim Abschneiden nicht verloren geht.

? Ist „Empfehlung von [Name]“ zu kurz?

Nein. Es ist die kürzeste Form, die das Einzige nennt, was der Empfänger wiedererkennt. Ist Platz, ergänzen Sie das Thema nach einem Doppelpunkt: „Empfehlung von Anna Weber: Stelle als Account Executive“. Die nackte Variante nutzen Sie nur, wenn der Text alles Weitere gleich in der ersten Zeile erklärt.

? Kann ich einen Empfehlungsbetreff in einer Massenkampagne verwenden?

Nur wenn jeder Empfänger tatsächlich von der genannten Person empfohlen wurde. Denselben Namen auf eine ganze Liste zu setzen, obwohl die meisten Empfänger nie vorgestellt wurden, stellt die E-Mail falsch dar. Genau vor solchen täuschenden Betreffzeilen warnt der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC, und es verbraucht das Wohlwollen der empfehlenden Person.