Catch All Email: Einrichtung und Risiken

Was bedeutet Catch-All bei E-Mail?

Catch-All ist eine Einstellung am Mailserver und gilt für die gesamte Domain. Ohne sie prüft der empfangende Server den Empfänger schon während der SMTP-Sitzung. Gibt es kein Postfach namens asdf@ihredomain.de, beantwortet der Server den Befehl RCPT TO mit einem dauerhaften Fehler „user unknown“, und der Absender erhält einen Bounce. Ist Catch-All aktiviert, nimmt der Server jeden lokalen Teil vor dem @ an und stellt die Nachricht in ein Postfach Ihrer Wahl zu. Andere Bezeichnungen dafür sind Accept-All-Adresse, Wildcard-Alias oder in cPanel „Default Address“. Zwei Dinge ändern sich dabei nicht. Mails an Postfächer, die tatsächlich existieren, landen weiterhin dort, denn Catch-All greift nur bei Adressen, die niemand belegt hat. Und Catch-All funktioniert nur auf der Domain, auf die Ihre MX-Einträge zeigen. Hat die Domain keinen funktionierenden MX-Eintrag, gibt es nichts aufzufangen.

Wie richte ich eine Catch All Email für meine Domain ein?

Wo der Schalter sitzt, hängt von Ihrem Mail-Hoster ab, nicht von Ihrem Domain-Registrar. Die Tabelle nennt die Stellen, die in der jeweiligen Dokumentation des Anbieters beschrieben sind. Prüfen Sie die aktuelle Admin-Konsole, bevor Sie sich auf einen Menüpfad verlassen, denn Oberflächen werden regelmäßig umgebaut.

Mail-Hoster	Wo die Catch-All-Einstellung liegt	Worauf Sie achten sollten
Google Workspace	Admin-Konsole, Apps, Google Workspace, Gmail, Default routing: eine Regel für nicht erkannte Empfänger anlegen und den Envelope-Empfänger auf das gewünschte Postfach ändern (Google-Admin-Hilfe, „Get misaddressed email in a catch-all mailbox“)	Die Regel gilt pro Organisationseinheit. Spam an erfundene Adressen landet ebenfalls im Zielpostfach
Proton Mail (eigene Domain)	Domain-Einstellungen im Proton-Dashboard, dort markieren Sie eine Adresse als Catch-All (Proton-Support, „catch-all“)	Funktioniert nur bei Domains, die Sie in Proton hinzugefügt und verifiziert haben
Hosting mit cPanel	Email, Default Address: nicht zugeordnete Mails an ein Konto weiterleiten oder mit Fehlermeldung verwerfen	„Discard with error“ ist die Einstellung, bei der das normale Bounce-Verhalten erhalten bleibt
Shared Hoster mit eigenem Panel	Meist eine erweiterte Option beim Anlegen eines Postfachs, etwa eine Catch-All-Checkbox	Die Bezeichnung unterscheidet sich von Hoster zu Hoster. Suchen Sie nach „Catch-All“ oder „Default Address“
Microsoft Exchange Online	Kein einzelner Schalter. Die akzeptierte Domain auf Internal relay stellen und eine Mailflussregel anlegen, die unbekannte Empfänger umleitet (Dokumentation zu Microsoft Exchange Online)	Internal relay schaltet die Verzeichnisprüfung ab, die unbekannte Empfänger schon am Eingang ablehnt
Outlook.com-Privatkonten	Nicht verfügbar. Die Microsoft-Q&A-Threads in den Suchergebnissen zeigen Nutzer, die danach fragen, ohne dass es eine Einstellung gäbe, auf die man verweisen könnte	Nutzen Sie eine eigene Domain bei einem Hoster, der Catch-All unterstützt

Lohnt sich ein Catch-All auf der eigenen Versanddomain?

Es gibt durchaus sinnvolle Einsatzzwecke. Sie erhalten weiterhin Antworten, wenn jemand den Namen eines Kollegen falsch schreibt, und Sie können Adressen wie lieferantenname@ihredomain.de herausgeben, ohne jede einzeln anzulegen. Der Preis dafür ist Rauschen. Spammer fahren Wörterbuchangriffe auf Domains: Sie probieren massenhaft geratene lokale Teile aus, und ein Catch-All nimmt jeden davon an. Dazu kommt ein leiserer Nachteil. Sobald Ihre Domain alles annimmt, fällt der Bounce „user unknown“ weg, der Ihren Kontakten sonst signalisiert, dass sie sich bei einer Adresse vertan haben.

• Es funktioniert, wenn das Catch-All ein separates Postfach mit eigenen Filtern ist und Sie die Adressen, die Sie wirklich nutzen (sales@, die Adresse für DMARC-Berichte), als echte Postfächer oder Aliase anlegen.
• Es funktioniert nicht, wenn das Catch-All im Hauptpostfach eines Vertrieblers landet. Antworten von Interessenten gehen dann zwischen dem Wörterbuch-Spam unter und werden übersehen.
• An der Authentifizierung ändert es nichts. SPF, DKIM und DMARC betreffen Mails, die Sie versenden, ein Catch-All betrifft nur eingehende Mails. Ihre Einträge für den Versand bleiben genau so, wie sie sind.

Warum bekomme ich plötzlich Hunderte Spam-Mails?

Hat die Domain ein Catch-All, kommen meist zwei Ursachen in Frage. Die erste ist ein Wörterbuchangriff: Jemand rät Adressen auf Ihrer Domain, und das Catch-All nimmt jeden Versuch an. Die zweite ist Backscatter. Ein Spammer setzt Ihre Domain als Absenderadresse in seine eigene Kampagne ein, die empfangenden Server bouncen diese Nachrichten, und die Bounce-Meldungen gehen an zufällige Adressen Ihrer Domain zurück, die das Catch-All einsammelt. Bestehen die Spam-Mails überwiegend aus Bounce-Meldungen zu Mails, die Sie nie verschickt haben, handelt es sich um Backscatter. Ein DMARC-Eintrag mit einer durchsetzenden Richtlinie (p=quarantine oder p=reject) teilt Empfängern, die DMARC prüfen, mit, wie sie mit Mails umgehen sollen, die für Ihre Domain beim Alignment durchfallen. Die Entscheidung trifft trotzdem der Empfänger. Unser Leitfaden zum DMARC-Rollout zeigt, wie Sie von p=none auf eine durchsetzende Richtlinie umstellen, ohne Ihre eigenen legitimen Mails zu blockieren.

Was bedeutet eine Catch-All-Domain für Ihre Kontaktliste?

Hier sitzt das Catch-All am anderen Ende der E-Mail. Verifizierungstools prüfen eine Adresse, indem sie eine SMTP-Sitzung starten und beobachten, wie der Server auf RCPT TO antwortet. Eine Catch-All-Domain nimmt jede Adresse an, deshalb kann das Tool max.mustermann@ nicht von einer erfundenen Adresse unterscheiden und markiert sie als „accept-all“, „catch-all“ oder „unknown“. Dieses Label bedeutet nicht, dass die Adresse gültig ist. Manche Catch-All-Server nehmen die Nachricht während der SMTP-Sitzung an und verwerfen sie danach stillschweigend. Andere schicken im Nachhinein eine Bounce-Meldung. Ein solcher verspäteter Bounce taucht beim Versand nicht als Ablehnung auf. Er erscheint erst später in Ihrem Postfach oder im Bounce-Log Ihres Versanddienstes.

1. 1 Führen Sie Catch-All-Adressen in Ihrer Liste getrennt, damit Sie sehen, wie sie sich als Gruppe verhalten.
2. 2 Bevorzugen Sie Adressen aus einer nachvollziehbaren Quelle, etwa aus der Signatur oder von der Website des Interessenten, gegenüber Adressen, die aus einem Namensmuster zusammengesetzt wurden.
3. 3 Beschicken Sie das Catch-All-Segment in kleinen Tranchen von einer aufgewärmten Domain und lesen Sie die Bounce-Meldungen, die zurückkommen.
4. 4 Nehmen Sie eine Adresse nach einem Hard Bounce von der Liste. Schicken Sie vorher kein Follow-up.

Wie Sie die Felder Status und Diagnostic-Code in diesen verspäteten Meldungen lesen, erklärt unser Leitfaden zu E-Mail-Bounce-Codes. Bounces werden der Domain angerechnet, die die Mail verschickt hat. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die Absenderreputation, bevor Sie ein Segment hochfahren, das sich nicht verifizieren lässt.

Wie EmailFlow OS mit Catch-All-Kontakten umgeht

EmailFlow OS ist ein Produkt für personalisierte KI-Video-E-Mails. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch, verbinden Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt daraus für jeden einzelnen Empfänger eine personalisierte Version dieser Aufnahme, nicht pro Unternehmen, und verschickt jede Version aus Ihrem eigenen Postfach, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Domain. Über einen gemeinsam genutzten Plattform-Absender geht nichts hinaus. Weil die Liste in EmailFlow OS liegt und die Mails über Ihre Domain rausgehen, erscheint jeder Bounce einer geratenen Adresse auf einer Catch-All-Domain in Ihrem Brevo-Konto und zählt gegen die Reputation Ihrer Domain. Nicht gegen die von jemand anderem. Es gibt einen zweiten Grund, diese Adressen zu bereinigen: Eine Version, die für eine Person personalisiert wurde, die es gar nicht gibt, landet bei demjenigen, der das Catch-All-Postfach liest. Die Einrichtung personalisierter Video-E-Mails auf der Startseite von EmailFlow OS beschreibt diesen Ablauf, und die Zustellbarkeits-Checkliste zeigt, welche Listenpflege Sie vor dem Import erledigen sollten.

Nachfassen, wenn die Adresse auf einer Catch-All-Domain liegt

Schweigen von einer Catch-All-Adresse kann zweierlei bedeuten: Die Person hat kein Interesse, oder es gibt die Person gar nicht. Jeder der folgenden Punkte beantwortet eine Frage zum Nachfassen in genau dieser Situation.

• Follow-up-E-Mail-Vorlage im Vertrieb: eine kurze Antwort im selben Thread, mit einer Zeile, die auf die erste Nachricht verweist, einem neuen Detail und einer einfachen Frage. Prüfen Sie vor dem Versand, ob für diese Adresse inzwischen ein verspäteter Bounce eingegangen ist.
• Follow-up-E-Mail im Vertrieb: Schicken Sie sie als Antwort auf Ihre erste Nachricht und behalten Sie den In-Reply-To-Header bei, damit sie im Thread unter dem Original erscheint. Ist nach dem ersten Versand eine Bounce-Meldung für die Adresse gekommen, streichen Sie das Follow-up stattdessen.
• Vorlagen für Follow-up-E-Mails im Vertrieb: Halten Sie eine Variante für ausbleibende Antworten, eine für nach einem Telefonat und eine Abschluss-Variante bereit. Bei Catch-All-Adressen kann die Abschluss-Variante zusätzlich fragen, ob jemand anderes im Team der richtige Ansprechpartner ist.
• Nachfass-E-Mail im Vertrieb: eine Nachricht, die verschickt wird, nachdem ein früherer Kontakt unbeantwortet blieb. An eine Catch-All-Adresse ist jedes Follow-up zugleich ein zweiter Test, ob das Postfach existiert.
• Beispiele für Follow-up-E-Mails im Vertrieb: „Ich melde mich noch einmal zu dem Video, das ich Ihnen am Dienstag geschickt habe. Steht das Onboarding in diesem Quartal noch auf Ihrer Agenda?“ oder „Falls das bei jemand anderem in Ihrem Team besser aufgehoben ist, genügt mir ein Name.“

Ausformulierte Texte für jede Situation finden Sie in unseren Follow-up-E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb.

Häufige Fragen

? Ist eine Catch All Email dasselbe wie ein Alias?

Nein. Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse, die Sie selbst festlegen, etwa rechnung@, und die in ein bestehendes Postfach zustellt. Ein Catch-All ist eine Regel für die gesamte Domain, die jede Adresse annimmt, die Sie nicht angelegt haben. Ein Alias fügt eine Adresse hinzu. Ein Catch-All hebt die Ablehnung „user unknown“ des Servers für jede nicht existierende Adresse auf.

? Kann eine Catch-All-Adresse bouncen?

Ja, auf zwei Wegen. Ein Catch-All-Server kann eine Nachricht während der SMTP-Sitzung annehmen und später eine Bounce-Meldung schicken, etwa wenn ein Filter oder ein Speicherlimit sie ablehnt. Und wenn die MX-Einträge der Domain nicht mehr funktionieren, wird gar nichts mehr angenommen. Ein akzeptiertes RCPT TO heißt nur, dass der Server die Nachricht entgegengenommen hat.

? Wie markiere ich alle E-Mails in meinem Gmail-Catch-All-Postfach auf einmal?

Suchen Sie nach den Nachrichten, zum Beispiel über die to:-Adresse, und setzen Sie das Häkchen im Auswahlkästchen über der Liste. Gmail markiert zunächst nur die sichtbare Seite und blendet dann einen Link ein, mit dem Sie alle Konversationen auswählen, die zur Suche passen. Klicken Sie darauf und archivieren, labeln oder löschen Sie anschließend. Ein Filter mit derselben Suche erledigt das für künftige Nachrichten automatisch.

? Funktionieren E-Mail-Verifizierer bei Catch-All-Domains?

Nur teilweise. Ein Verifizierer kann bestätigen, dass die Domain funktionierende MX-Einträge hat und Mails annimmt. Ob das Postfach einer bestimmten Person existiert, kann er nicht bestätigen, weil ein Catch-All-Server jede Adresse gleich behandelt. Deshalb kommen solche Adressen als accept-all oder unknown zurück und nicht als valid.