Créer un groupe Gmail : libellés et Groups

Comment créer un groupe Gmail ?

Dans un compte Gmail personnel, un groupe de diffusion est en réalité un libellé de contacts dans Google Contacts. Gmail ne propose aucun paramètre pour ça, mais il lit vos libellés Contacts au moment où vous rédigez un message. Voici la méthode la plus rapide pour créer un groupe dans Gmail, que ce soit pour une petite équipe, une association ou la liste de diffusion d'un projet :

1. 1 Ouvrez Google Contacts. Allez sur contacts.google.com, ou cliquez sur l'icône des applications Google (les neuf points) en haut à droite de Gmail et choisissez Contacts.
2. 2 Ajoutez les personnes manquantes. Cliquez sur Créer un contact et saisissez au minimum une adresse e-mail. Un libellé ne peut contenir que des contacts enregistrés, pas des adresses que vous venez de taper ailleurs.
3. 3 Sélectionnez les membres. Survolez chaque contact et cochez sa case. Vous pouvez d'abord lancer une recherche pour réduire la liste.
4. 4 Cliquez sur l'icône Gérer les libellés (la forme d'étiquette au-dessus de la liste) et choisissez Créer un libellé.
5. 5 Tapez un nom que vous reconnaîtrez dans un champ À, par exemple « Équipe Projet Alpha », puis cliquez sur Enregistrer. Les contacts sélectionnés portent désormais ce libellé.
6. 6 Retrouvez le libellé dans la barre latérale gauche, sous Libellés. Cliquez dessus pour voir précisément qui en fait partie avant d'envoyer quoi que ce soit.

Deux pièges reviennent souvent. Un contact sans adresse e-mail peut figurer dans le libellé, mais il ne reçoit rien. Et si un contact a plusieurs adresses enregistrées, Gmail peut en choisir une à laquelle vous ne vous attendiez pas : ouvrez la fiche du contact et vérifiez l'adresse qu'elle contient.

Comment envoyer un e-mail à un groupe de contacts Gmail ?

1. 1 Cliquez sur Nouveau message dans Gmail.
2. 2 Dans À, Cc ou Cci, commencez à taper le nom du libellé. Gmail suggère le libellé en même temps que ses contacts.
3. 3 Sélectionnez le libellé. Gmail le développe en adresses individuelles, et vous pouvez retirer certaines personnes avant l'envoi.
4. 4 Choisissez où placer les adresses. En À ou en Cc, chaque destinataire voit toutes les autres adresses. En Cci, non, mais chacun reçoit exactement le même message.
5. 5 Rédigez et envoyez.

Chaque adresse développée compte comme un destinataire dans le quota journalier de votre compte, qu'elle soit en À, en Cc ou en Cci. Notre article sur les limites d'envoi Gmail et les erreurs de quota explique ce qui se passe quand un envoi dépasse la limite et que Google renvoie le reste en erreur. Un compte personnel ne permet pas non plus d'obtenir des accusés de lecture pour un envoi groupé : les accusés de lecture Gmail exigent un compte Workspace, avec un administrateur qui les a activés.

Comment modifier ou supprimer un groupe de contacts Gmail ?

Les modifications se font dans Google Contacts, pas dans Gmail. Pour ajouter quelqu'un, sélectionnez le contact, cliquez sur Gérer les libellés et cochez le libellé. Pour retirer quelqu'un, ouvrez le libellé, sélectionnez le contact et décochez le libellé dans Gérer les libellés. Retirer un contact d'un libellé ne supprime pas le contact lui-même.

Pour supprimer tout le groupe, survolez le libellé dans la barre latérale et cliquez sur son icône de suppression. Google Contacts vous demande s'il faut conserver les contacts et supprimer uniquement le libellé, ou supprimer aussi les contacts. Choisissez la première option, sauf si vous voulez vraiment faire disparaître ces personnes de votre carnet d'adresses. Si vos contacts sont synchronisés avec votre téléphone, la seconde option les supprime aussi sur le téléphone. Le renommage fonctionne de la même façon : cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du libellé. Les nouveaux messages utilisent le nouveau nom, les messages déjà envoyés ne changent pas.

Libellé de contacts ou Google Groupe : lequel choisir ?

Un libellé de contacts n'existe que dans votre compte. Personne d'autre ne peut y écrire, et il n'a pas d'adresse propre. Un Google Groupe, que vous créez sur groups.google.com, possède en revanche sa propre adresse. Toute personne autorisée à publier peut écrire à cette adresse, et Google envoie une copie à chaque membre. Sur un compte personnel, l'adresse se termine par googlegroups.com. Dans Google Workspace, un administrateur peut créer des groupes sur votre propre domaine. Beaucoup de professionnels ont aussi une troisième option : une liste de contacts dans leur propre compte Brevo, qui fonctionne autrement.

Critère	Libellé de contacts Gmail	Google Groupe	Liste de contacts Brevo
Adresse e-mail propre	Non	Oui, les membres reçoivent les mails qui lui sont envoyés	Non, c'est une liste à laquelle vous envoyez des campagnes
Qui peut y écrire	Vous seul, depuis votre compte	Les personnes autorisées par le paramètre de publication du groupe	Vous seul, depuis Brevo
Les destinataires se voient entre eux	Oui en À/Cc, non en Cci	Les destinataires voient l'adresse du groupe, pas la liste des membres	Non, chaque destinataire reçoit sa propre copie
Contenu par destinataire	Non, un seul message identique	Non, un seul message copié à tous	Oui, via des champs de fusion
Domaine d'envoi	Votre adresse Gmail ou Workspace	googlegroups.com, ou votre domaine dans Workspace	Le domaine que vous authentifiez dans Brevo
Usage idéal	Petites listes récurrentes que vous écrivez vous-même	Adresses d'équipe, alias de support, listes de discussion	Campagnes où chaque personne reçoit un message distinct

Un problème fréquent avec Google Groupes : les mails d'expéditeurs externes sont rejetés. Cela signifie généralement que le paramètre « Qui peut publier » du groupe n'autorise que les membres ou les personnes de votre organisation. Si des clients doivent pouvoir joindre cette adresse, modifiez ce paramètre. La liste des membres n'y est pour rien.

Quels sont les quatre types de Google Groupes ?

L'ancienne version de Google Groupes proposait quatre types de groupes : liste de diffusion, forum Web, forum de questions-réponses et boîte de réception collaborative. Une liste de diffusion se contente de transférer les messages aux membres. Un forum Web permet aux membres de lire et de répondre sur le Web. Un forum de questions-réponses ajoute la possibilité de marquer une réponse comme la meilleure. Une boîte de réception collaborative permet aux membres de s'attribuer des conversations et de les marquer comme résolues. L'interface actuelle de Groupes les traite comme des paramètres distincts plutôt que comme un choix de type unique, mais ces quatre comportements restent un bon repère pour décider de ce que vous construisez.

Quelle différence entre une boîte mail partagée et l'adresse d'un Google Groupe ?

Une boîte mail partagée est une seule boîte, avec sa propre boîte de réception, que plusieurs personnes ouvrent. Dans Gmail, on la met en place via la délégation. Chaque message arrive une seule fois, et tout le monde voit le même fil, quelle que soit la personne qui le traite. Par défaut, l'adresse d'un Google Groupe n'a pas de boîte de réception partagée. Elle copie chaque message entrant dans la boîte de réception personnelle de chaque membre, si bien que trois membres peuvent répondre au même client sans le savoir. Les fonctions de boîte de réception collaborative comblent cet écart en ajoutant l'attribution et le statut.

Pourquoi un groupe Gmail ne convient pas à la prospection à froid ?

Ceux qui montent une liste de prospects essaient souvent d'abord un libellé de contacts. Ça casse de façon prévisible :

• Adresses exposées : mettez un libellé en À ou en Cc, et chaque prospect voit l'adresse de tous les autres. Cela peut être considéré comme une divulgation de données personnelles au sens du RGPD, avant même que quiconque ait répondu.
• Copies identiques : en Cci, tout le monde reçoit le même texte, et le champ À affiche votre propre adresse ou rien du tout. Les destinataires voient bien qu'il s'agit d'un envoi en masse.
• Pas de désinscription par destinataire : les consignes de Google pour les expéditeurs attendent des expéditeurs en masse qu'ils s'authentifient avec SPF, DKIM et DMARC et qu'ils proposent la désinscription en un clic. Un envoi manuel en Cci n'a aucun mécanisme de désinscription.
• Quota atteint : un gros envoi groupé consomme d'un coup une large part du quota journalier de destinataires. Si une partie de la liste est rejetée, difficile de savoir qui a réellement reçu le message.
• Réponses éparpillées : il n'y a pas de fil par prospect pour relancer, donc chaque relance devient un nouvel envoi en masse.

Les groupes conviennent très bien aux personnes qui attendent déjà vos e-mails. Pour un premier contact avec un prospect, chaque message doit partir séparément, depuis un domaine authentifié. Notre guide SPF, DKIM et DMARC pour le cold emailing détaille les enregistrements nécessaires.

Comment EmailFlow OS envoie plutôt à une liste de prospects

EmailFlow OS n'envoie pas un message à un groupe : il envoie un message distinct à chaque personne. Vous enregistrez une seule vidéo et la téléversez dans EmailFlow OS, vous connectez votre propre compte Brevo et votre domaine d'envoi, puis vous importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS. EmailFlow OS personnalise ensuite cet enregistrement unique pour chaque destinataire, et pas seulement pour chaque entreprise. Chaque version part de votre propre boîte, via votre compte Brevo et votre domaine d'envoi, jamais via un expéditeur partagé de la plateforme.

Comme chaque prospect reçoit un message séparé, aucune adresse de prospect n'apparaît dans l'e-mail d'un autre. Le domaine d'envoi et sa réputation restent dans votre compte Brevo, sous votre contrôle. Le placement en boîte de réception reste décidé par le serveur de messagerie de chaque destinataire, pas par EmailFlow OS. La page EmailFlow OS sur la prospection vidéo personnalisée explique le fonctionnement de la configuration.

Questions liées à la prospection

À quoi ressemble un modèle de mail de relance commerciale ?

Un modèle de relance commerciale efficace tient en trois parties : une phrase qui renvoie à votre premier message, une information nouvelle ou une question, et une demande à laquelle il est facile de répondre. Envoyez-la en réponse dans le fil d'origine pour conserver l'objet et le contexte. N'envoyez pas un nouveau message avec un faux « Re: » dans l'objet. Notre recueil de modèles de mail de relance commerciale propose des versions prêtes à l'emploi pour différentes situations.

Comment rédiger une relance commerciale à un groupe ?

Si le groupe est composé de prospects, mieux vaut ne pas le faire. Une relance n'a de sens que dans le fil propre à chaque personne. Une relance en Cci démarre un nouveau message identique pour tout le monde, y compris pour ceux qui ont déjà répondu ou vous ont demandé d'arrêter. Envoyez vos relances une par une, et retirez d'abord de la liste toutes les personnes qui ont répondu.

Qu'est-ce qui détermine la délivrabilité d'un cold email ?

C'est le serveur destinataire qui décide. Il examine les résultats SPF, DKIM et DMARC de votre domaine, la réputation du domaine, les signaux de rebonds et de plaintes, et les variations soudaines de votre volume. Un groupe de contacts Gmail n'aide sur aucun de ces points, puisqu'il ne change que la façon d'adresser le message. Notre article sur ce qui décide de la délivrabilité d'un cold email passe chaque facteur en revue.

Qu'est-ce que la prospection par e-mail ?

La prospection par e-mail consiste à trouver des acheteurs qui correspondent à votre cible, à vérifier que leurs adresses sont valides, puis à établir un premier contact avec un message écrit pour cette personne. Ce n'est pas la même chose qu'écrire à un groupe. La liste est le fruit de vos recherches, et chaque e-mail part séparément. Nos exemples d'e-mail de prospection sont classés par déclencheur.

Qu'est-ce qu'un bon taux de délivrabilité e-mail ?

Le terme recouvre deux chiffres différents. Le taux de délivrance compte les messages acceptés par le serveur destinataire plutôt que rejetés. Le placement en boîte de réception compte, parmi les messages acceptés, ceux que le fournisseur de messagerie a classés en boîte de réception plutôt qu'en spam. Un taux de délivrance élevé peut aller de pair avec un mauvais placement en boîte de réception : vérifiez donc lequel des deux un outil affiche. Notre article sur le taux de délivrabilité e-mail explique comment chacun se mesure.

Questions fréquentes

? Peut-on avoir plusieurs comptes Gmail ?

Oui. Chaque compte Google est indépendant, et vous pouvez être connecté à plusieurs à la fois : cliquez sur votre photo de profil dans Gmail et choisissez Ajouter un autre compte. Les libellés de contacts et les Google Groupes appartiennent au compte qui les a créés. Un groupe créé dans votre compte personnel n'apparaîtra pas quand vous écrivez depuis un compte professionnel : il faudra le recréer dans ce compte.

? Comment organiser des milliers d'e-mails dans Gmail ?

Utilisez des filtres et des libellés plutôt que des dossiers. Créez un filtre à partir d'une recherche, par exemple from:client.com ou older_than:1y, et configurez-le pour appliquer un libellé et ignorer la boîte de réception. Les libellés Gmail fonctionnent comme des étiquettes : contrairement à un dossier, un même message peut en porter plusieurs. Archivez tout ce que vous avez traité. Les messages archivés restent consultables par la recherche, mais sortent de votre boîte de réception.

? Peut-on ajouter des adresses non Gmail à un groupe Gmail ?

Oui. Un libellé de contacts accepte n'importe quelle adresse e-mail enregistrée, qu'il s'agisse d'Outlook, d'un domaine d'entreprise ou d'autre chose. Google Groupes accepte aussi des adresses externes comme membres, sauf si un administrateur Workspace a bloqué les membres externes. Ce qui compte, ce sont les paramètres du groupe, pas le fournisseur de la boîte du membre.

? Les destinataires voient-ils que j'ai écrit à un groupe ?

Avec un libellé de contacts en À ou en Cc, les destinataires voient les adresses développées, mais pas le nom du libellé. En Cci, ils ne voient ni l'un ni l'autre. Avec un Google Groupe, ils voient l'adresse du groupe comme destinataire, et l'e-mail contient des en-têtes de liste qui le signalent comme un message de groupe. Dans tous ces cas, chacun reçoit le même message, et non un message écrit pour lui.