Gmail Gruppe erstellen: Labels und Gruppen

Wie kann ich eine Gmail Gruppe erstellen?

In einem privaten Gmail-Konto ist eine E-Mail-Gruppe eigentlich ein Kontaktlabel in Google Kontakte. In Gmail selbst gibt es dafür keine Einstellung, beim Schreiben greift Gmail aber auf Ihre Labels in Google Kontakte zurück. So können Sie am schnellsten eine Gmail Gruppe erstellen, etwa als Verteiler für ein kleines Team, einen Verein oder ein Projekt:

1. 1 Google Kontakte öffnen: Rufen Sie contacts.google.com auf oder klicken Sie in Gmail oben rechts auf das Google-Apps-Symbol mit den neun Punkten und wählen Sie Kontakte.
2. 2 Fehlende Personen hinzufügen: Klicken Sie auf „Kontakt erstellen“ und tragen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse ein. Ein Label kann nur gespeicherte Kontakte enthalten, keine Adressen, die Sie irgendwo nur eingetippt haben.
3. 3 Mitglieder auswählen: Fahren Sie mit der Maus über jeden Kontakt und setzen Sie das Häkchen. Mit der Suche können Sie die Liste vorher eingrenzen.
4. 4 Auf das Symbol „Labels verwalten“ klicken (das Label-Symbol über der Liste) und „Label erstellen“ wählen.
5. 5 Einen Namen eingeben, den Sie im An-Feld wiedererkennen, zum Beispiel „Team Projekt Alpha“, und auf „Speichern“ klicken. Die ausgewählten Kontakte tragen jetzt dieses Label.
6. 6 Das Label in der linken Seitenleiste unter „Labels“ suchen. Mit einem Klick sehen Sie genau, wer darin steht, bevor Sie etwas verschicken.

Zwei Stolperfallen gibt es dabei. Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse kann zwar im Label stehen, bekommt aber keine Mail. Und wenn bei einem Kontakt mehrere Adressen gespeichert sind, nimmt Gmail womöglich eine, mit der Sie nicht gerechnet haben. Öffnen Sie den Kontakt also und prüfen Sie, welche Adresse hinterlegt ist.

Wie schicke ich eine E-Mail an eine Kontaktgruppe in Gmail?

1. 1 Klicken Sie in Gmail auf „Schreiben“.
2. 2 Tippen Sie in An, Cc oder Bcc den Anfang des Labelnamens. Gmail schlägt das Label zusammen mit den passenden Kontakten vor.
3. 3 Wählen Sie das Label aus. Gmail löst es in die einzelnen Adressen auf, und Sie können vor dem Senden einzelne Personen wieder entfernen.
4. 4 Legen Sie fest, wo die Adressen stehen sollen. In An oder Cc sieht jeder Empfänger alle anderen Adressen. In Bcc nicht, dafür bekommt jede Person dieselbe Nachricht.
5. 5 Text schreiben und senden.

Jede aufgelöste Adresse zählt als Empfänger für das tägliche Kontingent Ihres Kontos, ganz gleich, ob sie in An, Cc oder Bcc steht. Unser Artikel zu Gmail-Versandlimits und Kontingentfehlern erklärt, was passiert, wenn ein Versand das Limit überschreitet und Google den Rest zurückweist. Lesebestätigungen für Gruppenmails gibt es bei einem privaten Konto ebenfalls nicht: Gmail-Lesebestätigungen setzen ein Workspace-Konto voraus, in dem ein Administrator sie freigeschaltet hat.

Wie bearbeite oder lösche ich eine Kontaktgruppe in Gmail?

Änderungen nehmen Sie in Google Kontakte vor, nicht in Gmail. Um jemanden hinzuzufügen, markieren Sie den Kontakt, klicken auf „Labels verwalten“ und setzen das Häkchen beim Label. Um jemanden zu entfernen, öffnen Sie das Label, markieren den Kontakt und entfernen unter „Labels verwalten“ das Häkchen. Der Kontakt selbst bleibt dabei erhalten, nur die Zuordnung zum Label fällt weg.

Um die ganze Gruppe zu löschen, fahren Sie in der Seitenleiste mit der Maus über das Label und klicken auf das Löschsymbol. Google Kontakte fragt dann, ob nur das Label gelöscht werden soll und die Kontakte bleiben oder ob die Kontakte mit gelöscht werden. Nehmen Sie die erste Option, es sei denn, Sie wollen diese Personen wirklich aus Ihrem Adressbuch entfernen. Werden Ihre Kontakte mit dem Smartphone synchronisiert, verschwinden sie bei der zweiten Option auch dort. Umbenennen funktioniert genauso: Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Label. Neue Nachrichten verwenden dann den neuen Namen, bereits versendete Nachrichten bleiben unverändert.

Kontaktlabel oder Google Group: Was brauche ich?

Ein Kontaktlabel existiert nur in Ihrem Konto. Niemand sonst kann daran schreiben, und es hat keine eigene Adresse. Eine Google Group, die Sie unter groups.google.com anlegen, bekommt dagegen eine eigene Adresse. Wer posten darf, kann an diese Adresse schreiben, und Google verteilt eine Kopie an jedes Mitglied. Bei einem privaten Konto endet die Adresse auf googlegroups.com. In Google Workspace kann ein Administrator Gruppen auf Ihrer eigenen Domain anlegen. Viele Praktiker haben zusätzlich eine dritte Möglichkeit: eine Kontaktliste im eigenen Brevo-Konto, die nach einem anderen Prinzip funktioniert.

Eigenschaft	Gmail-Kontaktlabel	Google Group	Brevo-Kontaktliste
Eigene E-Mail-Adresse	Nein	Ja, Mitglieder erhalten Mails an diese Adresse	Nein, es ist eine Liste, an die Sie Kampagnen senden
Wer daran senden kann	Nur Sie, aus Ihrem Konto	Wer laut Posting-Einstellung der Gruppe darf	Nur Sie, aus Brevo
Empfänger sehen einander	Ja in An/Cc, nein in Bcc	Empfänger sehen die Gruppenadresse, nicht die Mitgliederliste	Nein, jeder Empfänger bekommt eine eigene Kopie
Inhalt pro Empfänger	Nein, eine identische Nachricht	Nein, eine Nachricht, an alle kopiert	Ja, über Platzhalter (Merge-Felder)
Absenderdomain	Ihre Gmail- oder Workspace-Adresse	googlegroups.com oder in Workspace Ihre Domain	Die Domain, die Sie in Brevo authentifizieren
Am besten geeignet für	Kleine, wiederkehrende Verteiler, die Sie persönlich anschreiben	Teamadressen, Support-Aliase, Diskussionslisten	Kampagnen, bei denen jede Person eine eigene Nachricht bekommt

Ein häufiges Problem mit Google Groups: Mails von externen Absendern kommen zurück. Meist liegt das an der Einstellung, wer posten darf, die nur Mitglieder oder Personen aus Ihrer Organisation zulässt. Wenn Kunden die Adresse erreichen sollen, ändern Sie diese Einstellung. An der Mitgliederliste liegt es nicht.

Welche vier Arten von Google Groups gibt es?

Das klassische Google Groups kannte vier Gruppentypen: E-Mail-Liste, Webforum, Q&A-Forum und gemeinschaftlicher Posteingang. Eine E-Mail-Liste leitet Nachrichten einfach an die Mitglieder weiter. In einem Webforum lesen und antworten Mitglieder im Browser. Ein Q&A-Forum bietet zusätzlich die Möglichkeit, eine Antwort als beste zu markieren. In einem gemeinschaftlichen Posteingang können Mitglieder einander Unterhaltungen zuweisen und sie als erledigt markieren. Die heutige Oberfläche von Groups behandelt das als einzelne Einstellungen statt als Auswahl eines Typs, aber die vier Verhaltensweisen helfen weiterhin bei der Entscheidung, was Sie eigentlich aufbauen.

Was ist der Unterschied zwischen einem gemeinsamen Postfach und einer Google-Group-Adresse?

Ein gemeinsames Postfach ist ein einziges Postfach mit eigenem Posteingang, das mehrere Personen öffnen. In Gmail richten Sie das über die Delegierung ein. Jede Nachricht kommt einmal an, und alle sehen denselben Verlauf, egal wer ihn bearbeitet. Eine Google-Group-Adresse hat standardmäßig keinen gemeinsamen Posteingang. Sie kopiert jede eingehende Nachricht in den eigenen Posteingang jedes Mitglieds. So können drei Mitglieder demselben Kunden antworten, ohne voneinander zu wissen. Die Funktionen des gemeinschaftlichen Posteingangs schließen diese Lücke mit Zuweisung und Status.

Warum taugt eine Gmail-Gruppe nicht für Kaltakquise?

Wer eine Liste mit Interessenten aufbaut, probiert es oft zuerst mit einem Kontaktlabel. Das scheitert auf vorhersehbare Weise:

• Offengelegte Adressen: Steht ein Label in An oder Cc, sieht jeder Interessent die Adressen aller anderen. Das kann nach der DSGVO als Offenlegung personenbezogener Daten gelten, noch bevor überhaupt jemand geantwortet hat.
• Identische Kopien: In Bcc bekommen alle denselben Text, und in der An-Zeile steht Ihre eigene Adresse oder gar nichts. Empfänger erkennen sofort, dass es ein Rundschreiben ist.
• Keine Abmeldung pro Empfänger: Die E-Mail-Absenderrichtlinien von Google erwarten von Massenversendern eine Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC sowie eine Abmeldung mit einem Klick. Ein manueller Bcc-Versand hat überhaupt keinen Abmeldemechanismus.
• Kontingent ausgeschöpft: Ein großer Gruppenversand verbraucht auf einen Schlag einen großen Teil des täglichen Empfängerkontingents. Kommt ein Teil der Liste zurück, lässt sich kaum nachvollziehen, wer die Nachricht tatsächlich erhalten hat.
• Verstreute Antworten: Es gibt keinen eigenen Verlauf pro Interessent, in dem Sie nachfassen könnten, also wird jedes Follow-up wieder zum Rundschreiben.

Für Menschen, die Ihre Mails ohnehin erwarten, sind Gruppen in Ordnung. Beim Erstkontakt mit einem Interessenten muss jede Nachricht aber einzeln und von einer authentifizierten Domain aus verschickt werden. Welche DNS-Einträge Sie dafür brauchen, steht in unserem Leitfaden zu DKIM, DMARC und SPF für Cold-E-Mail-Versender.

Wie EmailFlow OS stattdessen an eine Interessentenliste sendet

EmailFlow OS schickt nicht eine Nachricht an eine Gruppe, sondern eine eigene Nachricht an jede einzelne Person. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch, verbinden Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain und importieren Ihre Interessentenliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS personalisiert diese eine Aufnahme dann für jeden einzelnen Empfänger, nicht nur pro Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain, nie über einen gemeinsam genutzten Plattform-Absender.

Weil jeder Interessent eine eigene Nachricht bekommt, taucht keine Adresse in der Mail eines anderen auf. Die Absenderdomain und ihre Reputation bleiben in Ihrem Brevo-Konto und damit unter Ihrer Kontrolle. Ob eine Mail im Posteingang landet, entscheidet weiterhin der Mailserver des jeweiligen Empfängers, nicht EmailFlow OS. Wie die Einrichtung abläuft, erklärt die Seite zu personalisierter Video-Akquise von EmailFlow OS.

Weitere Fragen zur Akquise per E-Mail

Wie sieht eine Follow-up-E-Mail-Vorlage für den Vertrieb aus?

Eine brauchbare Follow-up-Vorlage im Vertrieb hat drei Teile: einen Satz, der auf Ihre erste Nachricht verweist, eine neue Information oder Frage und eine Bitte, die sich leicht beantworten lässt. Schicken Sie sie als Antwort im ursprünglichen Verlauf, damit Betreff und Kontext erhalten bleiben. Verschicken Sie keine neue Nachricht mit einem vorgetäuschten „AW:“ im Betreff. In unserer Sammlung von Follow-up-E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb finden Sie direkt nutzbare Fassungen für verschiedene Situationen.

Wie schreibe ich ein Follow-up an eine Gruppe?

Wenn die Gruppe aus Interessenten besteht: gar nicht. Ein Follow-up ergibt nur im eigenen Verlauf der jeweiligen Person Sinn. Ein Bcc-Follow-up startet für alle eine neue, identische Nachricht, auch für diejenigen, die schon geantwortet oder um Ruhe gebeten haben. Schicken Sie Follow-ups einzeln und nehmen Sie alle, die geantwortet haben, vorher von der Liste.

Was entscheidet über die Zustellbarkeit von Cold E-Mails?

Das entscheidet der empfangende Server. Er prüft die SPF-, DKIM- und DMARC-Ergebnisse Ihrer Domain, die Reputation der Domain, Bounce- und Beschwerdesignale sowie plötzliche Sprünge im Versandvolumen. Eine Kontaktgruppe in Gmail hilft bei keinem dieser Punkte, weil sie nur verändert, wie Sie die Mail adressieren. Unser Artikel darüber, was über die Zustellbarkeit von Cold E-Mails entscheidet, geht jeden Faktor einzeln durch.

Was ist E-Mail-Akquise?

E-Mail-Akquise heißt: passende Käufer finden, prüfen, ob ihre Adressen gültig sind, und den Erstkontakt mit einer Nachricht herstellen, die für genau diese Person geschrieben ist. Das ist etwas anderes, als eine Gruppe anzuschreiben. Die Liste entsteht aus Ihrer Recherche, und jede E-Mail geht einzeln raus. Unsere Akquise-E-Mail-Beispiele sind nach Anlass sortiert.

Was ist eine gute E-Mail-Zustellrate?

Hinter dem Begriff stecken zwei verschiedene Kennzahlen. Die Zustellrate zählt die Nachrichten, die ein empfangender Server angenommen statt abgewiesen hat. Die Inbox-Platzierung zählt die angenommenen Nachrichten, die der Postfachanbieter in den Posteingang statt in den Spam-Ordner einsortiert hat. Eine hohe Zustellrate kann mit einer schwachen Inbox-Platzierung einhergehen. Prüfen Sie also, welche der beiden Zahlen ein Tool ausweist. Unser Beitrag zur E-Mail-Zustellrate erklärt, wie beide gemessen werden.

Häufige Fragen

? Kann ich mehrere Gmail-Konten haben?

Ja. Jedes Google-Konto ist eigenständig, und Sie können in mehreren gleichzeitig angemeldet sein: Klicken Sie in Gmail auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Weiteres Konto hinzufügen“. Kontaktlabels und Google Groups gehören zu dem Konto, in dem sie angelegt wurden. Eine Gruppe aus Ihrem privaten Konto erscheint nicht, wenn Sie aus einem Arbeitskonto schreiben. Dort müssten Sie sie neu anlegen.

? Wie organisiere ich Tausende E-Mails in Gmail?

Arbeiten Sie mit Filtern und Labels statt mit Ordnern. Erstellen Sie aus einer Suche einen Filter, etwa from:kunde.de oder older_than:1y, und lassen Sie ihn ein Label setzen und den Posteingang überspringen. Gmail-Labels funktionieren wie Tags, eine Nachricht kann also anders als bei Ordnern mehrere tragen. Archivieren Sie alles, was erledigt ist. Archivierte Mails bleiben durchsuchbar, sind aber aus dem Posteingang verschwunden.

? Kann ich auch Adressen außerhalb von Gmail zu einer Gmail-Gruppe hinzufügen?

Ja. Ein Kontaktlabel nimmt jede gespeicherte E-Mail-Adresse auf, ob Outlook, Firmendomain oder etwas anderes. Auch Google Groups akzeptieren externe Adressen als Mitglieder, sofern ein Workspace-Administrator externe Mitglieder nicht gesperrt hat. Entscheidend sind die Einstellungen der Gruppe, nicht der Anbieter des Postfachs.

? Sehen Empfänger, dass ich an eine Gruppe geschrieben habe?

Bei einem Kontaktlabel in An oder Cc sehen Empfänger die aufgelösten Adressen, aber nicht den Labelnamen. In Bcc sehen sie keins von beidem. Bei einer Google Group sehen sie die Gruppenadresse als Empfänger, und die Mail enthält Listen-Header, die sie als Gruppenmail kennzeichnen. In allen Fällen bekommen alle dieselbe Nachricht statt einer, die für sie geschrieben ist.