E-Mail-Akquise: Beispiele, Setup und Versand

Was ist E-Mail-Akquise und was muss vor der ersten Mail stehen?

E-Mail-Akquise heißt: Sie schreiben einzelne Nachrichten mit einem konkreten Anliegen an Menschen, die Sie noch nicht kennen oder die bisher nicht geantwortet haben. Bevor die erste Nachricht rausgeht, brauchen Sie drei Dinge: eine Versanddomain, die sauber authentifiziert ist, eine Liste, deren Kontaktierung Sie begründen können, und Texte, die so klingen, als wären sie für genau eine Person geschrieben. Für die Authentifizierung gibt es veröffentlichte Regeln. Seit Februar 2024 wendet Google seine Anforderungen an Massenversender auf alle an, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an private Gmail-Adressen schicken. Diese Absender brauchen SPF und DKIM, einen DMARC-Eintrag mit mindestens p=none, eine One-Click-Abmeldung nach RFC 8058 für Werbemails und eine Spamrate unter 0,3 %, gemessen in den Postmaster Tools. Die meisten Kaltakquise-Absender bleiben deutlich unter 5.000 Mails am Tag, aber dieselben Prüfungen tauchen bei jedem Volumen in der Spamfilterung auf. Was nicht funktioniert: eine Domain, die letzte Woche registriert wurde und am ersten Tag Hunderte Nachrichten verschickt, oder eine Vorlage, die Wort für Wort an die ganze Liste geht. Auf unserer Seite zu Video-E-Mails in der B2B-Akquise erklären wir, wie EmailFlow OS Video in genau so ein Setup einbindet.

Wie sieht ein gutes Beispiel für eine Akquise-E-Mail aus?

Hier sind vier vollständige Erstkontakt-Mails. Ersetzen Sie die Teile in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Fakten. Ein vergessener Platzhalter gehört zu den häufigsten Fehlern in laufenden Kampagnen.

• Anlass (Trigger-Event) – Betreff: Ihr neuer Standort in [Stadt]. Text: Hallo [Vorname], ich habe gesehen, dass [Firma] in [Stadt] eröffnet. Wenn Teams einen zweiten Standort aufbauen, wird der Vertrieb nach außen oft komplett neu aufgesetzt. Ich habe ein kurzes Video aufgenommen, wie wir das für Sie angehen würden. Wären 15 Minuten nächste Woche drin? [Ihr Name]
• Richtige Ansprechperson – Betreff: Wer verantwortet die Akquise bei [Firma]? Text: Hallo [Vorname], ich bin nicht sicher, ob Sie die richtige Ansprechperson sind. Wer entscheidet, wie [Firma] Kaltakquise per E-Mail betreibt? Ein Name reicht völlig, den Rest übernehme ich. Danke, [Ihr Name]
• Problemorientiert – Betreff: DMARC auf der Akquise-Domain von [Firma]. Text: Hallo [Vorname], ich habe [Domain] geprüft und keinen DMARC-Eintrag gefunden. Empfangende Server haben also keine Richtlinie, gegen die sie Ihre Akquise-Mails prüfen können. Falls das auf Ihrer Liste steht, zeige ich Ihnen in zehn Minuten, was wir zuerst prüfen würden. Interesse? [Ihr Name]
• Mit Video – Betreff: Ein Video für [Vorname]. Text: Hallo [Vorname], statt einer weiteren langen E-Mail habe ich ein kurzes Video zu [konkrete Situation] bei [Firma] aufgenommen. Wenn ich danebenliege, sagen Sie es einfach, dann melde ich mich nicht noch einmal. [Ihr Name]

Die Anlass-Mail passt, wenn es einen öffentlichen, datierten Grund zum Schreiben gibt. Die Frage nach der richtigen Ansprechperson nutzen Sie, wenn unklar ist, wer für das Thema zuständig ist. Die problemorientierte Variante wählen Sie, wenn Sie einen konkreten Fehler benennen können, die Video-Variante, wenn die Aufnahme etwas zeigt, was Text nicht leisten kann. Weitere Einstiege finden Sie in unseren 12 Kaltakquise-Vorlagen für Erstkontakt und Anlässe.

Welche Follow-up-E-Mail im Vertrieb kann ich übernehmen?

Schicken Sie ein Follow-up als Antwort im selben Thread. So bleiben die in RFC 5322 definierten Header In-Reply-To und References erhalten, und der Empfänger sieht den gesamten Verlauf. Hier sind vier Beispiele:

• Keine Antwort, Tag 3 – Hallo [Vorname], ich komme auf meine Nachricht unten zurück. Ist [Problem] ein Thema für dieses Quartal, oder soll ich mich später noch einmal melden? [Ihr Name]
• Neue Information – Hallo [Vorname], ein Detail hatte ich noch vergessen: [konkreter Fakt zu ihrem Setup]. Falls das etwas ändert, gehe ich es gern mit Ihnen durch. [Ihr Name]
• Nach einem Gespräch – Hallo [Vorname], danke für Ihre Zeit heute. Wie besprochen: [nächster Schritt], [verantwortlich], bis [Datum]. Ich schicke Ihnen [Unterlage] vorher zu. [Ihr Name]
• Abschluss-Mail – Hallo [Vorname], da ich nichts von Ihnen gehört habe, gehe ich davon aus, dass der Zeitpunkt nicht passt, und schreibe nicht weiter. Falls sich das ändert, antworten Sie einfach in diesem Thread. [Ihr Name]

Die Erinnerung ohne Antwort setzen Sie einmal ein. Die Variante mit neuer Information nur, wenn Sie wirklich etwas Neues haben. Die Zusammenfassung nach dem Gespräch geht noch am selben Tag raus, und die Abschluss-Mail beendet die Sequenz. Unsere Follow-up-Vorlagen für den Vertrieb decken weitere Fälle ab, darunter Varianten nach Gesprächen und ohne Antwort.

Wie funktioniert E-Mail-Akquise mit personalisiertem Video?

In EmailFlow OS besteht der gesamte Ablauf aus vier Schritten, und Domain und Kontaktliste bleiben dabei unter Ihrer Kontrolle:

1. 1 Ein Video aufnehmen und in EmailFlow OS hochladen.
2. 2 Das eigene Brevo-Konto und die eigene Versanddomain verbinden.
3. 3 Die Kontaktliste in EmailFlow OS importieren.
4. 4 EmailFlow OS erstellt für jeden Empfänger (nicht für jede Firma) eine personalisierte Version der Aufnahme und versendet jede Version aus Ihrem eigenen Postfach, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Domain.

Weil der Versand über Ihr Brevo-Konto läuft, wird die Mail gegen die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge Ihrer Domain authentifiziert, und jede Reputation, die dabei entsteht, gehört Ihrer Domain und nicht einer gemeinsam genutzten Plattformadresse. Das gilt in beide Richtungen. Eine Domain mit fehlerhaften DNS-Einträgen oder eine schlecht aufgebaute Liste hat mit Video dieselben Probleme wie ohne. EmailFlow OS entscheidet nicht über die Zustellung ins Postfach, das tut der empfangende Server. Unser Leitfaden zur Kaltakquise mit einem personalisierten Video zeigt denselben Ablauf aus Sicht der Kontaktrecherche.

Welche DNS-Einträge braucht E-Mail-Akquise auf der eigenen Domain?

Eintrag	Wo er liegt	Was er bewirkt	Häufiger Fehler
SPF	TXT-Eintrag auf der Versanddomain	Listet die Server auf, die für die Domain senden dürfen	Zwei SPF-Einträge veröffentlichen oder das Limit von 10 DNS-Lookups nach RFC 7208 überschreiten
DKIM	TXT-Eintrag beim Selektor, den Brevo für Ihre Domain anzeigt	Signiert jede Nachricht mit dem Schlüssel Ihrer Domain	Signatur mit der Domain des Anbieters, sodass sie nicht zur From-Adresse passt
DMARC	TXT-Eintrag unter _dmarc.ihredomain	Verlangt, dass SPF oder DKIM zur From-Domain passt (Alignment), und legt die Richtlinie fest	Auf p=reject umstellen, bevor die Reports zeigen, dass jede legitime Quelle besteht

Starten Sie DMARC mit p=none und einer rua-Adresse für Reports, werten Sie die Aggregate-Reports aus und verschärfen Sie die Richtlinie erst danach. Wenn Sie über dieselbe Domain auch aus Google Workspace senden, müssen Google und Brevo gemeinsam in einen einzigen SPF-Eintrag passen. Die vollständige Reihenfolge der Einrichtung steht in unserem Leitfaden zu SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mails.

Warum landen Akquise-Mails im Spam oder bleiben unbeantwortet?

Die meisten Fehlschläge gehen auf eine Ursache zurück, die Sie finden und beheben können:

• Fehlendes oder nicht passendes DKIM: Die Nachricht ist signiert, aber nicht mit der Domain im From-Header, deshalb schlägt DMARC fehl.
• SPF-Permerror: Der Eintrag braucht mehr als 10 DNS-Lookups, und empfangende Server werten ihn als defekt.
• Kein langsames Hochfahren: Eine neue Domain verschickt sofort volles Volumen, bevor überhaupt Reputation existiert.
• Hohe Bounce-Rate: Eine alte oder geratene Liste trifft auf nicht existierende Postfächer, und das signalisiert den Empfängern, dass die Liste nicht geprüft wurde.
• Identischer Text in Masse: Derselbe Text hundertfach verschickt sieht für Inhaltsfilter nach Massenmail aus.
• Spambeschwerden über 0,3 %: Gmails veröffentlichte Schwelle für Massenversender, gemessen in den Postmaster Tools.

Die ersten beiden Punkte sind DNS-Korrekturen, die Sie an einem Nachmittag erledigen. Der Rest hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Ein Video pro Empfänger gleicht weder eine schlechte Liste noch eine kalte Domain aus. Unser Artikel zu E-Mail-Warm-up, Tagesvolumen und DNS-Setup beschreibt das schrittweise Hochfahren.

Ist E-Mail-Akquise im B2B in Deutschland und der EU erlaubt?

In Deutschland stuft § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers als unzumutbare Belästigung ein. Gerichte wenden das auch auf geschäftliche Empfänger an. Eine allgemeine B2B-Ausnahme, wie es sie in manchen anderen Ländern gibt, existiert nicht. EU-weit greift Art. 14 DSGVO, wenn Sie Daten einer Person nicht bei ihr selbst erhoben haben: Nutzen Sie die Daten zur Kontaktaufnahme, müssen Sie die Informationen nach Art. 14 spätestens mit dieser ersten Nachricht bereitstellen. Art. 21 Abs. 3 DSGVO legt fest, dass Sie nach einem Widerspruch gegen Direktwerbung die Daten der Person für diesen Zweck nicht mehr verarbeiten dürfen. In den USA verlangt CAN-SPAM, dass Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen umgesetzt werden. EmailFlow OS hält Ihre Kontaktliste an einem Ort und versendet über Ihre eigene Domain, aber ob ein bestimmter Versand rechtmäßig ist, hängt von Ihrer Rechtsgrundlage, Ihren Hinweisen und Ihrem Umgang mit Widersprüchen ab. Das sind Ihre Entscheidungen. Klären Sie sie mit einer Rechtsberatung für Ihren Markt.

Häufige Fragen

? Was ist E-Mail-Akquise?

E-Mail-Akquise bedeutet, einzelne Nachrichten mit einem konkreten Anliegen an Personen zu schicken, mit denen Sie noch keinen Kontakt hatten oder die nicht geantwortet haben. Das unterscheidet sie von Newslettern, die an Abonnenten mit Einwilligung gehen. In Deutschland verlangt § 7 UWG für Werbe-E-Mails grundsätzlich eine vorherige Einwilligung, auch bei geschäftlichen Empfängern.

? Wie viele Akquise-Mails darf ich pro Tag verschicken?

Ein einheitliches Limit für alle gibt es nicht. Googles Regeln für Massenversender greifen ab 5.000 Nachrichten pro Tag an private Gmail-Konten. Darüber sind SPF, DKIM, DMARC, One-Click-Abmeldung nach RFC 8058 und eine Spamrate unter 0,3 % Pflicht. Eine neue Domain sollte deutlich niedriger starten und das Volumen schrittweise steigern.

? Sollte ich von meiner Hauptdomain oder einer separaten Domain senden?

Eine separate Versanddomain trennt die Reputation der Akquise vom täglichen Mailverkehr Ihres Unternehmens. Sie braucht eigene SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge und ein eigenes Warm-up. In EmailFlow OS ist die Domain, die Sie über Ihr Brevo-Konto verbinden, diejenige, die sendet und Reputation aufbaut.

? Wie viele Follow-ups sollte eine Akquise-Sequenz haben?

Üblich ist eine Erstmail, ein oder zwei Follow-ups im selben Thread und eine Abschluss-Mail, also drei bis vier Nachrichten insgesamt. Jedes Follow-up sollte etwas Neues bringen. Denselben Text erneut zu schicken erhöht nur das Risiko einer Spambeschwerde.