E-Mail-Domain: Arten, DNS-Einträge, Outreach

Was ist eine E-Mail-Domain und was unterscheidet sie von einer E-Mail-Adresse?

Eine E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen links und rechts vom @. Der lokale Teil (name) bezeichnet ein einzelnes Postfach. Die Domain (example.com) legt fest, welche Mailserver welcher Organisation für dieses Postfach zuständig sind. Eine Domain kann also Tausende Adressen umfassen, eine Adresse gehört dagegen immer nur zu einer Domain. Die Domain ist auch das, was andere Server prüfen. Ein empfangender Server schaut im DNS der Domain nach, wohin er Mails zustellen soll (MX-Einträge) und ob ein Absender in ihrem Namen senden darf (SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge). Deshalb hängt die Absenderreputation an der Domain und nicht an einer einzelnen Adresse. Website-Domain und E-Mail-Domain können denselben Namen tragen und trotzdem bei verschiedenen Diensten laufen. Der Webhoster liefert example.com per HTTP aus, ein separater Mailbox-Host nimmt die Mails dafür an, weil die MX-Einträge auf ihn zeigen. Ziehen Sie mit Ihrer Website um, funktioniert die Mail weiter, solange niemand die MX-Einträge anfasst.

Welche Arten von E-Mail-Domains gibt es?

Die meisten Domains in einer Kontaktliste fallen in eine von vier Gruppen. Für Absender unterscheiden sie sich vor allem darin, wer das DNS kontrolliert, denn davon hängt ab, wer Mails von dieser Domain authentifizieren kann.

Art	Beispiele	Wer kontrolliert das DNS	Nutzen im B2B-Outreach
Freemail	gmail.com, outlook.com, yahoo.com	Der Anbieter	Sie können keinen DKIM-Schlüssel für einen fremden Versanddienst hinterlegen, daher kann eine Mail über einen Versanddienst mit gmail.com als Absenderadresse unter DMARC nicht aligned sein
Internetprovider und regionale Anbieter	comcast.net, web.de, qq.com	Der Anbieter	Gleiche Einschränkung wie bei Freemail. Meist private Adressen, keine Firmenpostfächer
Eigene Firmendomain	ihrefirma.de, eine Subdomain wie mail.ihrefirma.de	Sie selbst, über Ihren Registrar oder DNS-Hoster	Die einzige Art, bei der Sie SPF, DKIM und DMARC für Ihre Versanddienste veröffentlichen können
Wegwerf-Domains	Dienste für Wegwerf-Postfächer	Der Dienst	Adressen verfallen. Sie tauchen in Anmeldelisten auf und sollten vor einem Import herausgefiltert werden

Welche E-Mail-Domains sind am häufigsten?

Die meisten Listen der häufigsten Domains werden von den großen Freemail-Domains angeführt. Eine Seite in Googles Ergebnissen zu dieser Suche, datiert auf Februar 2020, nennt für gmail.com 18 %, für yahoo.com 17 % und für hotmail.com 16 %. Das ist eine alte Momentaufnahme, und die Seite sagt nicht, wie gemessen wurde. Lesen Sie die Zahlen also als Rangfolge und verlassen Sie sich nicht auf die Anteile. Alternative Anbieter ergänzen einen langen Schwanz: Laut der Domain-Seite von mail.com, die Googles KI-Übersicht zitiert, bietet mail.com über 100 Domains zur Auswahl, etwa engineer.com und consultant.com. Für eine Outreach-Liste ist das aus einem praktischen Grund wichtig. Eine Freemail-Adresse in einer B2B-Liste ist meist ein privates Postfach, kein Firmenpostfach. Nach EU-Recht hängen Fragen zu Einwilligung und berechtigtem Interesse davon ab, wessen Daten es sind. Viele Absender sortieren Freemail-Domains deshalb in ein eigenes Segment, bevor sie überhaupt entscheiden, ob sie diese Kontakte anschreiben. Für diese Sortierung ist die Domain das einzige Signal, das Sie haben.

Wie prüfe ich, ob eine Domain noch frei ist?

1. 1 Suchen Sie den Namen bei einem beliebigen Domain-Registrar. Die Suche fragt die Registry der Top-Level-Domain (.com, .de, .io) ab und zeigt, ob der Name bereits registriert ist.
2. 2 Ist er vergeben, schlagen Sie ihn per RDAP oder WHOIS nach. Die Registration Data Lookup von ICANN zeigt Registrar, Erstellungs- und Ablaufdatum. Daran sehen Sie, ob der Name womöglich frei wird.
3. 3 Prüfen Sie, ob eine registrierte Domain bereits Mail verarbeitet: Führen Sie dig MX example.com aus. Kommen MX-Einträge zurück, empfängt die Domain irgendwo Mails. Wer sie später kauft, übernimmt die Reputation, die sie aufgebaut hat.
4. 4 Prüfen Sie die Vorgeschichte, bevor Sie davon senden. Lassen Sie die Domain durch Blocklist-Abfragen laufen, denn eine bereits genutzte Domain kann wegen des Verhaltens des Vorbesitzers noch gelistet sein.

Eine abgelaufene Domain, über die früher Mails verschickt wurden, ist kein sauberer Neustart. Empfangende Server bewerten die Domain, nicht den Inhaber, und die alte Reputation geht mit über.

Wie richte ich eine eigene E-Mail-Domain ein?

Zuerst registrieren Sie die Domain. Dann wählen Sie einen Mailbox-Host und veröffentlichen dessen MX-Einträge, damit Mails an die Domain bei seinen Servern ankommen. Für das Postfach kommen realistisch die Hosts unten in Frage. Alle unterstützen eigene Domains und nennen Ihnen die DNS-Einträge, die Sie veröffentlichen müssen (Zoho, Proton und mailbox.org beschreiben das auf ihren Seiten zu eigenen Domains, die Googles KI-Übersicht zitiert).

Host	Was es ist	Passt zu	Wo es aufhört
Google Workspace	Postfach und Office-Paket mit der Gmail-Oberfläche	Teams, die schon in Gmail und Google Docs arbeiten	Ein Mailbox-Host, kein Massenversender. Es gelten Versandlimits pro Nutzer
Microsoft Exchange Online	Die Business-Postfächer von Microsoft, genutzt mit Outlook	Organisationen mit Outlook, Teams und Windows	Ebenfalls ein Mailbox-Host, mit Versandlimits pro Postfach
Zoho Mail	Eigenständiger Business-Mailbox-Host	Kleine Teams, die Mail ohne komplettes Office-Paket wollen	Weniger Integrationen als die beiden großen Pakete
Proton Mail	Schweizer Host mit Fokus auf Verschlüsselung	Teams, denen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung am wichtigsten ist	Die Verschlüsselungsfunktionen greifen vor allem zwischen Proton-Nutzern
mailbox.org	Mailbox-Host aus Berlin	Teams, die einen Host unter deutschem Recht wollen	Kleineres Ökosystem an Zusatztools

Mailbox-Host und Versanddienst sind zwei getrennte Aufgaben. Verschicken Sie zusätzlich Kampagnen oder Outreach über Brevo, braucht die Domain neben dem DKIM-Eintrag des Mailbox-Hosts auch den DKIM-Eintrag von Brevo sowie einen SPF-Eintrag, der beide abdeckt. Den SPF-Teil erklären wir in SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail einrichten.

Welche DNS-Einträge braucht eine E-Mail-Domain?

Eintrag	Wo er liegt	Was er tut	Typischer Fehler
MX	Auf der Domain selbst	Nennt die Server, die Mails für die Domain annehmen	Alte MX-Einträge, die nach einem Hostwechsel stehen bleiben, teilen den Posteingang auf
SPF (TXT)	Auf der Domain selbst, nur ein Eintrag	Listet die Server auf, die für die Domain senden dürfen	Zwei getrennte SPF-Einträge oder so viele verschachtelte Includes, dass der Eintrag das DNS-Lookup-Limit des SPF-Standards überschreitet, wodurch die Prüfung mit einem Fehler abbricht
DKIM (TXT oder CNAME)	selector._domainkey.example.com	Veröffentlicht den öffentlichen Schlüssel, mit dem die Signatur einer Nachricht geprüft wird	Der Versanddienst signiert mit seiner eigenen Domain, sodass DKIM nicht mit Ihrer Absenderdomain übereinstimmt
DMARC (TXT)	_dmarc.example.com	Legt fest, was passiert, wenn weder SPF noch DKIM aligned sind, und wohin Berichte gehen	Eine Richtlinie p=reject, bevor alle Absender aligned sind

Was eine Domain gerade veröffentlicht, sehen Sie mit dem SPF-DKIM-DMARC-Checker. Er liest das Live-DNS, Änderungen erscheinen dort also, sobald sie propagiert sind.

Cold Outreach über die Hauptdomain oder eine eigene Domain?

Es gibt drei Varianten, und jede hat ihren Preis. Wer von der Hauptdomain sendet, setzt deren Reputation aufs Spiel, und Rechnungen und Support-Mails hängen an genau dieser Reputation. Eine Subdomain wie outreach.example.com bekommt einen eigenen DKIM-Schlüssel und kann einen eigenen DMARC-Eintrag haben. Empfänger können sie aber trotzdem mit der Hauptdomain in Verbindung bringen, das Risiko wird also gemildert, nicht beseitigt. Eine separate, ähnlich klingende Domain hält die Hauptdomain heraus, startet aber ohne Reputation, braucht einen kompletten eigenen Satz aus SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen und muss aufgewärmt werden. Was nicht funktioniert: Outreach über einen fremden Dienst mit gmail.com oder outlook.com als Absenderadresse kann DMARC nicht aligned bestehen, weil Sie in einer Domain, die Ihnen nicht gehört, keinen DKIM-Schlüssel veröffentlichen können. Ebenso wenig funktioniert eine nagelneue Domain, die am ersten Tag mit vollem Volumen sendet. Das Hochfahren beschreiben wir in E-Mail-Warm-up: Tagesvolumen und DNS-Setup.

Wie EmailFlow OS Ihre eigene Versanddomain nutzt

EmailFlow OS verschickt Video-E-Mails von der eigenen Domain des Kunden, nicht von einer geteilten Plattformadresse. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Sie verbinden Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren anschließend Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS macht aus dieser einen Aufnahme für jeden Empfänger eine eigene personalisierte Version, nicht eine pro Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. Die DNS-Einträge aus der Tabelle oben bleiben damit unter Ihrer Kontrolle, ebenso die Reputation, die sie aufbauen. Wie das Video pro Empfänger funktioniert, steht auf der Seite zu personalisierten Video-E-Mails mit EmailFlow OS.

Outreach-Fragen, die sich aus dem Domain-Setup ergeben

Zustellbarkeit von Cold E-Mails

Über die Zustellbarkeit von Cold E-Mails entscheidet der empfangende Server. Er gewichtet die Authentifizierung der Versanddomain (aligned SPF oder DKIM unter DMARC), die Reputation der Domain, Bounces und Beschwerden. Sie steuern die Eingaben: korrekte DNS-Einträge, eine verifizierte Liste und ein gleichmäßiges Volumen. Das Ergebnis steuern Sie nicht. Was den Ausschlag gibt, zerlegen wir in Cold-E-Mail-Zustellbarkeit: was darüber entscheidet.

Was ist eine gute Zustellrate bei E-Mails?

Die übliche „Zustellbarkeitsrate“ in Versand-Dashboards ist eigentlich eine Zustellrate: vom empfangenden Server angenommene Nachrichten abzüglich Bounces. Sie sagt nichts darüber, ob die Nachrichten im Posteingang oder im Spam-Ordner gelandet sind. Die Inbox-Platzierung zeigt sich nur in Seed-Tests oder in Anbieterdaten wie den Google Postmaster Tools. Vergleichen Sie Ihre Zustellrate deshalb mit Ihren eigenen früheren Sendungen, nicht mit einem geliehenen Benchmark, und werten Sie einen plötzlichen Anstieg harter Bounces als Problem der Liste.

E-Mail-Akquise

E-Mail-Akquise heißt: die richtige Person im Zielunternehmen finden, die Adresse verifizieren und eine erste Nachricht schreiben, die einen konkreten Anlass für die Kontaktaufnahme nennt. Die Domain spielt dabei zweimal eine Rolle. Die Domain des Kontakts zeigt Ihnen, ob Sie eine Firmen- oder eine Freemail-Adresse vor sich haben. Ihre eigene Domain trägt den Versand.

Follow-up-E-Mail-Vorlage für den Vertrieb

Eine brauchbare Follow-up-Vorlage für den Vertrieb: „Hallo [Vorname], ich komme auf meine Nachricht vom [Tag] zu [konkretes Problem] zurück. Ist [eine konkrete Frage] ein kurzes Gespräch wert, oder soll ich mich nächstes Quartal noch einmal melden?“ Eine Bitte, ein Bezug auf die erste Mail und eine einfache Möglichkeit, Nein zu sagen. Weitere Varianten je nach Situation finden Sie in unserer Sammlung zur Follow-up-E-Mail-Vorlage im Vertrieb.

Follow-up-Mail im Vertrieb

Eine Follow-up-Mail im Vertrieb sollte im ursprünglichen Thread antworten, statt einen neuen zu beginnen. Mailprogramme gruppieren Nachrichten anhand der Header In-Reply-To und References. Tippen Sie „Re:“ in eine neue Betreffzeile ohne diese Header, sieht die Nachricht wie eine Antwort aus, wird aber nicht wie eine eingeordnet.

Häufige Fragen

? Welche E-Mail-Domains beginnen mit dem Buchstaben A?

Gängige Beispiele sind aol.com, die Freemail-Domain von AOL, und att.net, die Provider-Domain von AT&T in den USA. Beides sind Verbraucher-Domains, deren DNS der Anbieter kontrolliert, nicht der Nutzer. In einer B2B-Liste stehen sie meist für ein privates Postfach statt eines Firmenpostfachs. Das sollten Sie vor einem Import markieren.

? Kann ich B2B-Outreach von einer gmail.com-Adresse aus verschicken?

Über Gmail selbst können Sie davon senden. Versenden Sie aber über einen externen Dienst wie Brevo mit gmail.com als Absenderadresse, können Sie den DKIM-Schlüssel für gmail.com nicht veröffentlichen, weil Google dieses DNS kontrolliert. Das DMARC-Alignment schlägt dann fehl. Nur mit einer eigenen Domain können Sie jeden Dienst authentifizieren, über den Sie senden.

? Ist eine Subdomain eine eigene E-Mail-Domain?

Technisch ja. outreach.example.com hat eigene MX-, SPF- und DKIM-Einträge und kann unter _dmarc.outreach.example.com einen eigenen DMARC-Eintrag veröffentlichen. Fehlt dieser, gilt die DMARC-Richtlinie der Hauptdomain. Empfänger können die Subdomain aber weiterhin mit der Hauptdomain verknüpfen, sie trennt die Reputation also nur teilweise, anders als eine separat registrierte Domain.

? Ändert sich meine E-Mail-Domain, wenn ich den E-Mail-Host wechsle?

Nein. Die Domain bleibt bei Ihrem Registrar registriert. Ein Hostwechsel bedeutet: MX-Einträge ersetzen, das SPF-Include und den DKIM-Eintrag des alten Hosts gegen die des neuen tauschen und DMARC stehen lassen. Die Adressen bleiben gleich. Probleme gibt es vor allem, wenn während des Umzugs alte und neue MX-Einträge gleichzeitig veröffentlicht sind.