Prospection commerciale : emails par étape

Que dire dans un email de prospection commerciale au premier contact ?

Un email de prospection commerciale envoyé en premier contact n'a qu'une mission : donner à une seule personne une raison précise de répondre. Les exemples ci-dessous sont rédigés en entier. Remplacez les éléments entre accolades par vos propres informations avant de les envoyer.

• Événement déclencheur : « Bonjour {prénom}, j'ai vu que {entreprise} vient d'ouvrir un nouvel entrepôt. Quand une équipe ajoute un site, l'impression des étiquettes se retrouve souvent répartie sur deux systèmes pendant un moment. C'est précisément cette transition que nous réglons. Un court échange la semaine prochaine pour voir si c'est votre cas ? {votre nom} »
• Problème lié au poste : « Bonjour {prénom}, la plupart des responsables RevOps avec qui j'échange reconstruisent à la main le même reporting pipeline chaque lundi. Si c'est aussi votre cas, je peux vous montrer comment nous le ramenons à un seul export. Sinon, dites-le-moi simplement et j'en resterai là. »
• Recommandation : « Bonjour {prénom}, {contact commun} m'a dit que c'est vous qui gérez le référencement des fournisseurs chez {entreprise}. Je ne vais pas vous faire d'argumentaire ici. Puis-je vous poser deux ou trois questions sur la façon dont vous traitez aujourd'hui les documents fournisseurs ? »
• Observation : « Bonjour {prénom}, votre page carrières affiche plusieurs postes de SDR ouverts. Faire monter autant de personnes en compétence en même temps signifie souvent que chaque nouvelle recrue réécrit les mêmes notes de traitement des objections. Nous avons conçu une solution pour ça. Je vous envoie le résumé ? »
• Vidéo en premier contact : « Bonjour {prénom}, plutôt que d'écrire trois paragraphes, j'ai enregistré une courte vidéo. Elle présente le seul changement que je ferais dans le parcours de demande de démo de {entreprise}. Si ce n'est pas pertinent, répondez « non » et je ne relancerai pas. »

Choisissez la version événement déclencheur quand vous disposez d'un fait public et daté. Prenez la version liée au poste quand vous n'avez qu'un intitulé de fonction. La recommandation ne fonctionne que si le contact commun a réellement accepté d'être cité. La version vidéo convient quand ce que vous expliquez est visuel, comme un parcours, une page ou un tableau de bord, et finirait sinon en pavé de texte. Votre objet doit correspondre à la version retenue : nos objets d'emails commerciaux pour la prospection à froid et les relances associent un objet à chaque situation.

Qu'est-ce qu'un email de relance commerciale ?

Un email de relance commerciale, c'est tout message envoyé à un prospect après le premier contact, que ce contact ait été un email à froid resté sans réponse, un appel, une démo ou une proposition. Les bonnes relances apportent quelque chose que le message précédent n'avait pas : une information nouvelle, une question plus ciblée ou une porte de sortie claire. « Je me permets de revenir vers vous » n'apporte rien. Techniquement, une relance censée apparaître dans la même conversation s'envoie en réponse. Le client mail renseigne alors les en-têtes In-Reply-To et References, et Gmail comme Outlook s'appuient sur ces en-têtes pour regrouper les messages dans un même fil. Si vous tapez « Re: » dans un nouveau message, l'objet correspond mais ces en-têtes manquent : le message ne s'insère pas correctement dans le fil et il présente l'email pour ce qu'il n'est pas. Notre guide sur le rythme des relances d'emails à froid, les fils de discussion et les limites détaille l'espacement et le moment d'arrêter. En bref, une relance qui reprend mot pour mot le premier email ne donne au destinataire rien de nouveau à quoi réagir, et la personne qui l'a ignoré une fois l'ignorera très probablement une seconde fois.

À quoi ressemble un exemple de mail de relance commerciale ?

Voici cinq exemples de mail de relance commerciale, un pour chaque situation courante. Chacun est complet et fonctionne comme une réponse dans le fil existant.

• Sans réponse, avec un apport : « Bonjour {prénom}, j'ai oublié un point la dernière fois. La transition entre entrepôts casse généralement au niveau des retours, pas des expéditions. Si c'est là que ça coince chez vous, je peux vous envoyer la solution de contournement que nous utilisons. »
• Après un appel : « Merci pour votre temps aujourd'hui, {prénom}. Ce que j'ai retenu : l'impression des étiquettes doit fonctionner sur les deux sites avant votre haute saison, et la finance veut d'abord un pilote sur un seul site. Je vous envoie le périmètre du pilote d'ici jeudi. Ai-je oublié quelque chose ? »
• Après une proposition : « Bonjour {prénom}, je vous ai envoyé la proposition le {date}. Plutôt que de vous demander si vous l'avez lue : est-ce le prix, le calendrier ou le périmètre qui va coincer côté équipe ? Je préfère régler ce point maintenant que deviner. »
• Relance vidéo : « Bonjour {prénom}, je ne voulais pas vous envoyer un nouveau bloc de texte, alors j'ai enregistré une courte vidéo du processus de retours sur une configuration comme la vôtre. »
• Message de clôture : « Bonjour {prénom}, je vous ai écrit plusieurs fois, je vais donc m'arrêter là. Si l'impression des étiquettes redevient une priorité, répondez à ce fil et votre message m'arrivera directement. »

Utilisez l'exemple avec apport quand un premier email reste sans réponse, et le récapitulatif d'appel dans la journée qui suit la réunion, tant qu'elle est encore fraîche. Envoyez l'exemple post-proposition une fois la date de décision convenue dépassée. Gardez le message de clôture pour la fin, et quand vous annoncez que vous arrêtez, arrêtez vraiment.

Quel modèle de mail de relance commerciale réutiliser ?

Ce modèle de mail de relance commerciale comporte cinq parties. Remplissez chaque champ pour chaque destinataire, afin qu'aucun message ne quitte votre domaine avec le même corps de texte qu'un autre.

1. 1 Ligne de référence : « Je reviens vers vous au sujet de {ce que vous avez envoyé ou évoqué} le {jour}. » Nommez la chose précise. N'écrivez pas « mon dernier email ».
2. 2 Élément nouveau : « Depuis, {fait nouveau, ressource ou observation liée à son entreprise}. » Si vous ne pouvez pas remplir ce champ, n'envoyez pas encore la relance.
3. 3 Question ciblée : « {Un problème précis} fait-il partie de vos priorités pour {trimestre} ? » Formulez une question à laquelle on peut répondre en une ligne.
4. 4 Porte de sortie : « Si ce n'est pas votre périmètre, à qui devrais-je m'adresser ? » ou « Si le moment est mal choisi, dites-le-moi et je clôture le fil. »
5. 5 Signature : votre nom, votre fonction, votre entreprise, votre adresse postale et un moyen simple, en langage clair, de se désinscrire.

Les modèles posent problème quand on les copie tels quels. Des centaines de corps de texte identiques envoyés depuis un même domaine ressemblent à de l'envoi en masse, aux yeux des filtres comme des personnes. Le modèle ne fonctionne que si la deuxième ligne concerne vraiment ce prospect-là. Nous détaillons huit variantes pour les messages sans réponse, après appel et de clôture dans nos exemples de modèles de relance commerciale.

La porte de sortie et le lien de désinscription dans la signature ne relèvent pas seulement de la politesse. Chaque relance dont le prospect ne veut pas est une occasion de signalement comme spam, et ces signalements pèsent sur votre domaine. Les consignes de Gmail pour les expéditeurs fixent une limite au taux de spam qu'un expéditeur peut atteindre, et Google Postmaster Tools vous affiche ce taux pour votre propre domaine une fois celui-ci validé dans l'outil. Un prospect qui peut répondre « pas mon périmètre » en une ligne n'a aucune raison de cliquer sur le bouton spam.

Comment envoyer une prospection commerciale vidéo depuis mon propre compte Brevo ?

Avec EmailFlow OS, le processus compte ces étapes, et aucune autre. D'abord, enregistrez une vidéo et importez-la dans EmailFlow OS. Ensuite, connectez votre compte Brevo et votre domaine d'envoi. Enfin, importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS, où elle reste. À partir de là, EmailFlow OS crée une version personnalisée de cet unique enregistrement pour chaque destinataire de la liste. C'est par personne, pas par entreprise : deux contacts d'une même société reçoivent chacun leur propre version. Chaque version part de votre propre boîte, via votre propre compte Brevo et votre propre domaine d'envoi. Elle ne passe jamais par un expéditeur partagé de la plateforme. C'est important pour la délivrabilité, car les serveurs de réception évaluent le domaine de l'adresse From et celui qui a apposé la signature DKIM. Ces deux domaines sont les vôtres : votre réputation d'expéditeur se construit donc sur un domaine que vous contrôlez et n'est pas mêlée au trafic d'autres clients. Enregistrer une seule fois ne corrige pas un message faible. Si la vidéo n'a rien de précis à dire, donner à chaque destinataire sa propre version n'y changera rien. Découvrez comment un message vidéo personnalisé par destinataire s'intègre dans un email à froid, côté client mail.

Comme les emails partent sous votre domaine, les enregistrements SPF, DKIM et DMARC que vérifient les serveurs de réception sont ceux que vous publiez dans votre propre DNS. S'il en manque un ou s'il est mal configuré, toutes les versions de votre prospection commerciale en pâtissent, quel que soit le contenu du message. Commencez DMARC en p=none pour pouvoir lire les rapports avant de durcir la politique. Notre guide DKIM, DMARC et SPF pour les expéditeurs d'emails à froid indique dans quel ordre les configurer.

Le volume est l'autre levier que vous maîtrisez. Une version personnalisée par destinataire, cela reste un email par destinataire qui quitte votre boîte, et les relances comptent aussi. Une boîte encore en phase de warm-up supporte moins de volume qu'une boîte déjà chauffée, et les emails de warm-up s'ajoutent à la même charge quotidienne. Notre article sur le nombre d'emails à froid par jour et par boîte rassemble les plafonds publiés et explique ce qui entre dans le décompte. Si une liste dépasse ce que votre boîte peut absorber, étalez l'envoi sur plusieurs jours. Ne l'envoyez pas d'un seul coup.

Questions fréquentes

? Qu'est-ce que la prospection commerciale ?

La prospection commerciale, c'est lorsqu'un commercial contacte un prospect qui n'a pas demandé à l'être, généralement par email, par téléphone ou via un réseau social, pour ouvrir la discussion sur un problème précis. Une séquence email comprend un premier contact suivi d'un petit nombre de relances dans le même fil. Chaque relance doit apporter une information nouvelle plutôt que répéter l'accroche, et la dernière doit indiquer clairement que vous arrêtez.

? Combien de relances prévoir dans une séquence de prospection commerciale ?

Aucune norme ne fixe ce nombre. Une règle utile : n'envoyer une relance que si vous pouvez y mettre un élément réellement nouveau, et terminer par un message de clôture annonçant que vous arrêtez. Chaque message non désiré augmente le risque de signalement comme spam, et les consignes de Gmail pour les expéditeurs limitent le taux de spam qu'un expéditeur peut atteindre, taux que vous pouvez suivre dans Google Postmaster Tools.

? Un mail de relance commerciale doit-il être une réponse ou un nouvel email ?

Envoyez-le en réponse quand il prolonge le même sujet. Le client mail renseigne alors les en-têtes In-Reply-To et References, et le message se range sous l'original dans Gmail et Outlook. Ne démarrez un nouvel email que si vous changez de sujet. Taper « Re: » dans un nouveau message ne crée pas ces en-têtes, il ne s'insérera donc pas dans le fil.

? Puis-je faire de la prospection vidéo sans passer par une adresse d'expéditeur partagée ?

Oui. EmailFlow OS envoie chaque version personnalisée de votre enregistrement depuis votre propre boîte, via votre propre compte Brevo et votre domaine d'envoi. Les serveurs de réception vérifient vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC, pas ceux d'une plateforme, si bien que votre réputation d'expéditeur reste liée à un domaine que vous contrôlez.