Akquise-E-Mail: Vorlagen für jede Phase

Was gehört in die erste Akquise-E-Mail?

Die erste Akquise-E-Mail hat genau eine Aufgabe: Sie gibt einer Person einen konkreten Grund zu antworten. Die Beispiele unten sind komplett ausformuliert. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen Angaben, bevor Sie etwas verschicken.

• Anlass: "Guten Tag {Name}, ich habe gesehen, dass {Firma} letzten Monat ein zweites Lager eröffnet hat. Wenn ein Team einen Standort dazubekommt, läuft der Etikettendruck oft eine Zeit lang über zwei getrennte Systeme. Genau diese Übergangsphase lösen wir. Hätten Sie nächste Woche 15 Minuten, um zu prüfen, ob das bei Ihnen zutrifft? {Ihr Name}"
• Rollenproblem: "Guten Tag {Name}, die meisten RevOps-Leiter, mit denen ich spreche, bauen jeden Montag denselben Pipeline-Report von Hand neu. Wenn das bei Ihnen auch so ist, zeige ich Ihnen, wie wir das auf einen einzigen Export reduziert haben. Wenn nicht, sagen Sie es kurz, dann belasse ich es dabei."
• Empfehlung: "Guten Tag {Name}, {gemeinsamer Kontakt} meinte, Sie sind bei {Firma} für das Lieferanten-Onboarding zuständig. Ich will Ihnen hier nichts verkaufen. Darf ich Ihnen zwei Fragen dazu stellen, wie Sie Lieferantendokumente heute verwalten?"
• Beobachtung: "Guten Tag {Name}, auf Ihrer Karriereseite sind vier SDR-Stellen ausgeschrieben. Wenn so viele Leute gleichzeitig eingearbeitet werden, schreibt meist jeder Neue die Notizen zur Einwandbehandlung noch einmal selbst. Dafür haben wir eine Lösung gebaut. Soll ich Ihnen die einseitige Übersicht schicken?"
• Video als Erstkontakt: "Guten Tag {Name}, statt drei Absätze zu schreiben, habe ich ein kurzes Video aufgenommen. Es geht um die eine Änderung, die ich am Demo-Anfrage-Prozess von {Firma} vornehmen würde. Wenn das nicht relevant ist, antworten Sie einfach mit 'nein', dann melde ich mich nicht mehr."

Nehmen Sie die Anlass-Variante, wenn Sie einen datierten, öffentlich belegbaren Fakt haben. Die Rollen-Variante passt, wenn Sie nur die Position kennen. Eine Empfehlung funktioniert nur, wenn der gemeinsame Kontakt wirklich zugestimmt hat, genannt zu werden. Die Video-Variante ist für Fälle gedacht, in denen Sie etwas Visuelles erklären, etwa einen Ablauf, eine Seite oder ein Dashboard, und daraus sonst eine Textwand würde. Die Betreffzeile muss zur gewählten Variante passen. Unsere Liste mit Betreffzeilen für Akquise- und Follow-up-E-Mails ordnet jedem Fall passende Betreffs zu.

Was ist eine Follow-up-E-Mail im Vertrieb?

Eine Follow-up-E-Mail im Vertrieb ist jede Nachricht, die Sie einem Interessenten nach dem ersten Kontakt schicken, egal ob dieser Kontakt eine unbeantwortete Kaltakquise-Mail, ein Anruf, eine Demo oder ein Angebot war. Gute Follow-ups bringen etwas, das in der vorigen Nachricht fehlte: neue Informationen, eine engere Frage oder einen klaren Ausstieg. "Wollte nur mal nachhaken" bringt nichts davon. Technisch wird ein Follow-up, das in derselben Unterhaltung erscheinen soll, als Antwort verschickt. Der Mailclient setzt dann die in RFC 5322 definierten Header In-Reply-To und References, und Gmail und Outlook gruppieren Nachrichten anhand dieser Header zu einem Thread. Wenn Sie in einer neuen Nachricht einfach "AW:" oder "Re:" vor den Betreff schreiben, stimmt zwar der Betreff, aber diese Header fehlen. Die Nachricht landet dann nicht sauber im Thread und gibt sich als etwas aus, das sie nicht ist. Unser Leitfaden zu Timing, Threading und Grenzen bei der Follow-up-E-Mail in der Kaltakquise behandelt Abstände und den richtigen Zeitpunkt zum Aufhören. Kurz gesagt: Ein Follow-up, das die erste Mail Wort für Wort wiederholt, gibt dem Empfänger keinen neuen Anlass zu reagieren, und wer sie einmal ignoriert hat, ignoriert sie sehr wahrscheinlich auch ein zweites Mal.

Wie sieht ein Beispiel für eine Follow-up-E-Mail aus?

Hier sind fünf Beispiele für Follow-up-E-Mails im Vertrieb, jeweils eines für eine typische Situation. Jedes ist vollständig und funktioniert als Antwort im bestehenden Thread.

• Keine Antwort, mit Mehrwert: "Guten Tag {Name}, eine Sache habe ich letztes Mal ausgelassen. Die Übergabe zwischen Lagern hakt meist bei den Retouren, nicht beim Warenausgang. Wenn es bei Ihnen dort klemmt, schicke ich Ihnen gern den zweistufigen Workaround, den wir nutzen."
• Nach einem Gespräch: "Danke für Ihre Zeit heute, {Name}. Was ich mitgenommen habe: Der Etikettendruck muss vor dem Spitzengeschäft im November an beiden Standorten laufen, und die Finanzabteilung will zuerst ein Pilotprojekt an einem Standort. Den Umfang des Piloten schicke ich Ihnen bis Donnerstag. Habe ich etwas vergessen?"
• Nach einem Angebot: "Guten Tag {Name}, ich habe Ihnen das Angebot am {Datum} geschickt. Statt zu fragen, ob Sie es gelesen haben: Wird Ihr Team eher beim Preis, beim Zeitplan oder beim Umfang Einwände haben? Das kläre ich lieber jetzt, als zu raten."
• Video-Follow-up: "Guten Tag {Name}, ich wollte Ihnen nicht noch einen Textblock schicken und habe deshalb ein kurzes Video zum Retourenprozess in einem Setup wie Ihrem aufgenommen. Es dauert keine zwei Minuten."
• Abschluss-Mail: "Guten Tag {Name}, ich habe Ihnen jetzt dreimal geschrieben und höre hier auf. Falls der Etikettendruck später ein Thema wird, antworten Sie einfach auf diesen Thread, dann landet es direkt bei mir."

Das Beispiel mit Mehrwert passt, wenn auf die erste Mail keine Antwort kam, die Gesprächszusammenfassung innerhalb eines Tages nach dem Termin, solange alles noch frisch ist. Das Angebots-Beispiel schicken Sie, wenn der vereinbarte Entscheidungstermin verstrichen ist. Die Abschluss-Mail kommt ganz zum Schluss, und wenn Sie schreiben, dass Sie aufhören, dann hören Sie auch wirklich auf.

Welche Follow-up-Vorlage kann ich wiederverwenden?

Diese Vorlage für Follow-up-E-Mails im Vertrieb besteht aus fünf Teilen. Füllen Sie jeden Platzhalter für jeden Empfänger einzeln aus, damit keine zwei Nachrichten mit identischem Text Ihre Domain verlassen.

1. 1 Bezugszeile: "Ich komme zurück auf {was Sie geschickt oder besprochen haben} vom {Tag}." Nennen Sie es konkret. Schreiben Sie nicht "meine letzte E-Mail".
2. 2 Neues Element: "Seitdem {neuer Fakt, neue Ressource oder Beobachtung zu ihrem Unternehmen}." Wenn Ihnen hier nichts einfällt, schicken Sie das Follow-up noch nicht.
3. 3 Enge Frage: "Steht {ein konkretes Problem} für {Quartal} auf Ihrer Liste?" Stellen Sie eine Frage, die man in einer Zeile beantworten kann.
4. 4 Ausstieg: "Wenn das nicht Ihr Bereich ist, an wen sollte ich mich wenden?" oder "Wenn der Zeitpunkt nicht passt, sagen Sie es, dann schließe ich den Thread."
5. 5 Signatur: Ihr Name, Ihre Funktion, Ihr Unternehmen, Ihre Postanschrift und eine verständlich formulierte Abmeldemöglichkeit.

Vorlagen scheitern dort, wo man sie einfach kopiert. Hunderte identische Texte von einer Domain wirken auf Filter und auf Menschen wie Massenmail. Die Vorlage funktioniert nur, wenn die zweite Zeile wirklich von genau diesem Interessenten handelt. Acht Varianten für Mails ohne Antwort, nach Gesprächen und zum Abschluss zeigen wir in unseren Beispielen für Follow-up-E-Mail-Vorlagen im Vertrieb.

Wie verschicke ich Video-Akquise über mein eigenes Brevo-Konto?

Mit EmailFlow OS besteht der Ablauf aus genau diesen Schritten und keinen weiteren. Zuerst nehmen Sie ein Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Dann verbinden Sie Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain. Zum Schluss importieren Sie Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS, wo sie auch bleibt. Ab da erstellt EmailFlow OS aus dieser einen Aufnahme für jeden Empfänger auf der Liste eine eigene, personalisierte Version. Das gilt pro Person, nicht pro Unternehmen: Zwei Ansprechpartner in derselben Firma bekommen also jeweils ihre eigene Version. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. Sie läuft nie über einen geteilten Plattform-Absender. Für die Zustellbarkeit ist das wichtig, weil empfangende Server die Domain in der From-Adresse und die Domain bewerten, die die DKIM-Signatur gesetzt hat. Beide gehören Ihnen, Ihre Absenderreputation baut sich also auf einer Domain auf, die Sie kontrollieren, und wird nicht mit dem Traffic anderer Kunden geteilt. Einmal aufnehmen macht eine schwache Botschaft allerdings nicht besser. Wenn das Video nichts Konkretes zu sagen hat, ändert auch eine eigene Version pro Empfänger daran nichts. Wie eine personalisierte Videobotschaft pro Empfänger auf der Seite des Mailclients in eine Cold-Mail passt, lesen Sie in unserem Beitrag dazu.

Warum landet Ihre Akquise-E-Mail nicht im Posteingang?

Die meisten Akquise-Mails, die nie gelesen werden, scheitern auf DNS- oder Richtlinienebene, nicht am Text. Wo eine Nachricht landet, entscheidet der empfangende Server. Was er prüft, haben Sie selbst in der Hand.

Fehlerbild	Ursache	Was Sie prüfen sollten
SPF permerror	Der Eintrag braucht mehr als die 10 DNS-Lookups, die RFC 7208 erlaubt, oft weil sich zu viele include:-Einträge angesammelt haben	Zählen Sie die Includes und entfernen Sie Dienste, über die Sie nicht mehr versenden
DKIM schlägt fehl oder fehlt	Der DKIM-Eintrag von Brevo wurde nie veröffentlicht oder mit doppelter Domain im Host-Feld eingetragen	Fragen Sie den Selektor mit dig ab und vergleichen Sie ihn mit dem Wert, den Brevo anzeigt
DMARC-Ablehnung oder fehlendes Alignment	Es gibt keinen _dmarc-Eintrag, oder die signierende Domain stimmt nicht mit der From-Domain überein	Starten Sie mit p=none und werten Sie die Aggregate-Reports aus, bevor Sie die Richtlinie verschärfen
Sperre durch Gmail für Bulk-Sender	Die Gmail-Regeln von 2024 für Absender von 5.000+ Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen verlangen SPF, DKIM, DMARC und One-Click-Abmeldung nach RFC 8058	Stellen Sie sicher, dass alle vier vorhanden sind, bevor Sie das Volumen erhöhen
Drosselung wegen Spamrate	Spam-Beschwerden bei oder über den 0,3 %, die Gmail als Grenze nennt	Halten Sie Listen schlank und entfernen Sie Abmeldungen sofort

Eine neue Domain, die sofort mit vollem Volumen startet, kann auch mit sauberen Einträgen gedrosselt werden. Unser Warm-up-Leitfaden enthält eine tägliche Volumensteigerung, und die Anleitung zu DKIM, DMARC und SPF für Cold-E-Mail-Absender zeigt, in welcher Reihenfolge Sie die Einträge einrichten.

Ist B2B-Kaltakquise per E-Mail in der EU erlaubt?

Das hängt vom Land ab, und die Regeln sind strenger, als viele US-geprägte Teams erwarten. In Deutschland gilt nach §7 Abs. 2 Nr. 2 UWG Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers als unzumutbare Belästigung, und das gilt auch gegenüber Geschäftskunden. Der mildere Maßstab der mutmaßlichen Einwilligung im B2B-Bereich betrifft Telefonanrufe, nicht E-Mails. Nach der DSGVO greift Artikel 14, wenn Sie personenbezogene Daten eines Interessenten nicht bei ihm selbst erheben. Sie müssen ihm dann mitteilen, wer Sie sind, was Sie verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage. Das muss spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme geschehen, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats. In den USA verlangt CAN-SPAM eine funktionierende Abmeldemöglichkeit, eine gültige Postanschrift und die Umsetzung von Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen. EmailFlow OS versendet über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Domain. Damit sind Sie der Absender, und die Entscheidung, wer auf der Liste steht und auf welcher Rechtsgrundlage, liegt bei Ihnen. Kein Tool nimmt Ihnen diese Entscheidung ab. Prüfen Sie, wie diese Regeln in Ihrer Rechtsordnung angewendet werden, bevor Sie eine Liste importieren.

Häufige Fragen

? Was ist Sales Outreach?

Sales Outreach bedeutet, dass ein Verkäufer einen Interessenten kontaktiert, der nicht um Kontakt gebeten hat, meist per E-Mail, Telefon oder über soziale Netzwerke, um ein Gespräch über ein konkretes Problem zu beginnen. Eine E-Mail-Sequenz besteht typischerweise aus einer ersten Akquise-E-Mail und zwei bis vier Follow-ups im selben Thread. Jedes Follow-up sollte neue Informationen liefern, statt den Einstieg zu wiederholen.

? Wie viele Follow-ups sollte eine Akquise-Sequenz haben?

Die meisten B2B-Sequenzen nutzen nach der ersten Mail zwei bis vier Follow-ups und enden mit einer Abschluss-Mail, in der Sie ankündigen, dass Sie aufhören. Eine feste Norm für die Anzahl gibt es nicht. Die praktische Grenze ist die Spamrate: Gmail nennt 0,3 % Beschwerden als Schwelle, und jede zusätzliche unerwünschte Nachricht macht eine Beschwerde wahrscheinlicher.

? Sollte eine Follow-up-E-Mail eine Antwort oder eine neue E-Mail sein?

Schicken Sie sie als Antwort, wenn sie dasselbe Thema fortsetzt. Der Client setzt dann die Header In-Reply-To und References aus RFC 5322, und die Nachricht erscheint im Thread unter der ursprünglichen Mail. Eine neue E-Mail beginnen Sie nur, wenn Sie das Thema wechseln. Ein manuell eingetipptes "Re:" in einer neuen Nachricht erzeugt diese Header nicht.

? Kann ich Video-Akquise ohne geteilte Absenderadresse verschicken?

Ja. EmailFlow OS verschickt jede personalisierte Version Ihrer Aufnahme aus Ihrem eigenen Postfach, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain. Empfangende Server prüfen Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, nicht die einer Plattform, sodass Ihre Absenderreputation an eine Domain gebunden bleibt, die Sie kontrollieren.