Prospection vidéo : un seul enregistrement

Comment fonctionne la prospection vidéo avec EmailFlow OS ?

La prospection vidéo consiste à ouvrir une conversation à froid avec une courte vidéo enregistrée plutôt qu'avec du texte seul. Le problème, c'est le passage à l'échelle. Tourner un nouveau clip pour chaque prospect prend des heures, et un clip générique envoyé à tout le monde ressemble à de l'emailing de masse. EmailFlow OS aborde la prospection vidéo avec une règle simple : vous enregistrez une seule vidéo, et EmailFlow OS en crée une version distincte pour chaque destinataire, et non une par entreprise. Deux contacts d'une même société reçoivent chacun leur propre version : c'est tout le principe d'un message vidéo personnalisé par destinataire. Chaque version part de votre propre boîte d'envoi, via votre propre compte Brevo et votre propre domaine d'envoi. Aucun expéditeur partagé de la plateforme ne s'intercale : l'adresse From, la signature DKIM et la réputation qui va avec vous appartiennent entièrement. C'est important, car les fournisseurs de messagerie évaluent le domaine d'envoi. Les consignes de Gmail pour les expéditeurs attendent des expéditeurs en masse qu'ils s'authentifient avec SPF, DKIM et DMARC et qu'ils maintiennent un faible taux de plaintes pour spam, et ces vérifications portent sur votre domaine, pas sur le nôtre.

Comment créer des emails vidéo personnalisés ?

Le processus repose sur quatre éléments. Vous enregistrez une seule vidéo, point de départ de toutes les versions. Vous la téléversez dans EmailFlow OS. Vous connectez votre compte Brevo et votre domaine d'envoi : les enregistrements DNS du domaine doivent donc être validés dans Brevo avant tout envoi. Enfin, vous importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS, qui s'appuie sur cette liste pour construire chaque version. EmailFlow OS crée ensuite les versions individuelles et les envoie.

1. 1 Enregistrez une seule vidéo. Toutes les versions sont construites à partir de cet enregistrement : si vous le refaites, toutes les versions changent.
2. 2 Téléversez l'enregistrement dans EmailFlow OS.
3. 3 Connectez votre compte Brevo et votre domaine d'envoi. SPF, DKIM et DMARC doivent déjà être validés dans Brevo pour ce domaine.
4. 4 Importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS. Chaque personne doit avoir sa propre ligne, puisque les versions sont créées par destinataire.
5. 5 EmailFlow OS crée une version pour chaque destinataire et l'envoie depuis votre propre boîte via Brevo.

Ce qui ne fonctionne pas : importer des domaines d'entreprise ou des adresses génériques en espérant obtenir une vidéo pour chaque personne. Derrière une adresse comme info@, il n'y a pas de personne précise pour qui personnaliser, et les adresses génériques ont tendance à générer des plaintes.

Pourquoi utiliser votre propre compte Brevo et votre propre domaine ?

Quand une plateforme envoie depuis une adresse partagée, tous ses clients partagent une seule réputation. Si un autre expéditeur sur cette adresse accumule les plaintes, vos messages en pâtissent aussi. EmailFlow OS ne fonctionne pas ainsi. Il envoie via votre compte Brevo et votre domaine d'envoi : la réputation suivie par les fournisseurs de messagerie appartient uniquement à votre domaine, pour le meilleur comme pour le pire. La configuration technique est donc aussi entre vos mains. Votre enregistrement SPF doit autoriser Brevo et rester un enregistrement SPF unique : en publier un second pour le même domaine fait échouer la vérification. Pour DKIM, vous publiez le sélecteur de Brevo sur votre domaine afin que Brevo puisse signer les emails en votre nom. Prévoyez un enregistrement DMARC au minimum en p=none, et le domaine From doit être aligné sur le domaine SPF ou DKIM, faute de quoi DMARC échoue même si les deux passent séparément. Si votre DNS est chez GoDaddy, attention à l'erreur classique du champ Host qui double le nom de domaine. Un nouveau domaine a aussi besoin de temps avant d'envoyer en volume. Le préchauffage d'un nouveau domaine d'envoi fait partie de la responsabilité qui accompagne la maîtrise de sa réputation.

Comment EmailFlow OS gère-t-il votre liste de prospects ?

Vous importez votre liste de prospects dans EmailFlow OS et elle y reste. Pas besoin de renvoyer un tableur à chaque envoi. EmailFlow OS construit la version de chaque personne à partir de cette liste : c'est donc la qualité de la liste qui détermine ce que voient vos prospects. Un nom mal orthographié ou une mauvaise entreprise dans la liste apparaîtra dans la version de la personne concernée. Si la liste contient des personnes situées dans l'UE, le RGPD s'applique. Lorsque vous obtenez des coordonnées ailleurs qu'auprès de la personne elle-même, ce qui est courant en prospection à froid, le RGPD vous impose de lui indiquer qui vous êtes, pourquoi vous traitez ses données et sur quelle base légale, au plus tard lors du premier contact. Gardez une liste propre. Supprimez les adresses en bounce et toute personne qui s'est opposée au traitement, et ne les réintégrez pas depuis un ancien export. Quelqu'un qui s'est opposé et reçoit malgré tout une vidéo personnalisée, c'est une plainte probable, voire un problème réglementaire.

Quelles difficultés peut poser la prospection vidéo ?

La plupart des problèmes en prospection vidéo viennent de l'email qui entoure la vidéo, pas de l'enregistrement. Comme vous envoyez via votre propre compte et votre propre domaine, ces problèmes sont sous votre contrôle, ce qui veut aussi dire que c'est à vous de les corriger.

• La vidéo ne se lit pas dans l'email : la plupart des clients de messagerie, Gmail compris, ne lisent pas un élément vidéo HTML5 dans le message. L'email doit contenir une image ou un lien qui garde son sens à lui seul.
• Gmail tronque le message : les corps HTML volumineux sont coupés derrière un lien « Afficher l'intégralité du message », ce qui peut masquer votre pied de page et votre lien de désinscription. Gardez un code HTML léger.
• Les pièces jointes posent problème : joindre un fichier vidéo à un email de prospection l'alourdit et peut le faire filtrer. Mettez plutôt un lien vers la vidéo.
• DMARC échoue : cela arrive quand ni SPF ni DKIM ne correspondent au domaine From, souvent après une modification DNS.
• Les plaintes s'accumulent : dès que les destinataires signalent assez souvent vos emails comme spam, vos envois futurs sont menacés, aussi bonne que soit la vidéo.

Avant un vrai envoi, testez une version sur des comptes Gmail, Outlook et Apple Mail et vérifiez le rendu. La personnalisation a aussi ses limites : une vidéo faite pour une personne ne rattrape pas un argumentaire envoyé à la mauvaise personne. Pensez aussi à la manière dont le corps du message, les en-têtes et le lien vers la vidéo s'articulent dans le format de votre email de prospection.

La prospection vidéo est-elle autorisée au regard des règles européennes sur le consentement ?

Ajouter une vidéo ne change pas la catégorie juridique. Un email vidéo personnalisé envoyé à un prospect reste un email commercial non sollicité, et les règles varient selon les pays. Le RGPD autorise un traitement fondé sur l'intérêt légitime si vous avez documenté une mise en balance des intérêts, et il cite la prospection directe comme intérêt légitime possible. Les règles européennes ePrivacy laissent une grande partie de la question de l'email B2B à chaque État membre. En Allemagne, l'email publicitaire exige en général un consentement préalable exprès, y compris vers des adresses professionnelles. D'autres pays autorisent l'email de prospection B2B tant que le destinataire peut s'y opposer. Chaque message doit offrir un moyen fonctionnel de s'opposer, et Gmail attend des expéditeurs en masse qu'ils proposent la désinscription en un clic et la traitent rapidement. Les relances sont des messages distincts soumis aux mêmes règles : leur calendrier et leurs limites méritent donc un plan à part. EmailFlow OS envoie via votre compte Brevo, mais la licéité de votre prospection dépend de la localisation de vos destinataires, de la base légale sur laquelle vous vous appuyez et de la façon dont vous traitez les oppositions. C'est à vous d'en décider, avec un avocat si nécessaire.

Questions fréquentes

? Puis-je utiliser n'importe quel format vidéo avec EmailFlow OS ?

Vous enregistrez une seule vidéo et vous la téléversez dans EmailFlow OS. Vérifiez directement les formats acceptés plutôt que de les deviner à l'avance. Le véritable enjeu pour la délivrabilité, c'est l'email lui-même. Gmail tronque les corps HTML volumineux et les pièces jointes alourdissent le message : c'est pourquoi les emails de prospection vidéo renvoient généralement vers la vidéo par un lien au lieu de joindre le fichier.

? Comment fonctionne la personnalisation pour chaque destinataire ?

EmailFlow OS prend votre enregistrement unique et en crée une version distincte pour chaque personne de la liste de prospects que vous avez importée. C'est par destinataire, pas par entreprise : trois contacts dans une même société reçoivent trois versions. La personnalisation s'appuie sur les données de votre liste, donc une ligne erronée donne une version erronée pour cette personne.

? Mes données sont-elles en sécurité avec EmailFlow OS ?

Votre liste de prospects est stockée dans EmailFlow OS. Au sens du RGPD, vous restez responsable du traitement de ces données personnelles : c'est vous qui décidez de ce qui y entre et de la durée de conservation. Le RGPD impose un accord de traitement des données avec tout sous-traitant qui traite les données pour votre compte : demandez-en un avant d'importer des contacts situés dans l'UE. La sécurité dépend aussi du fonctionnement des deux parties, notamment de qui, dans votre équipe, a accès au compte.

? Faut-il des compétences techniques pour utiliser EmailFlow OS ?

EmailFlow OS se résume à quatre étapes : enregistrer, téléverser, connecter Brevo et votre domaine, importer votre liste. La partie technique, c'est le DNS. Votre domaine d'envoi doit disposer de SPF, de DKIM et d'un enregistrement DMARC au minimum en p=none, tous validés dans Brevo. Si vous savez modifier des enregistrements TXT et CNAME chez votre hébergeur DNS, vous pouvez vous en charger.

? Quel est l'impact de mon propre domaine sur la délivrabilité ?

Avec votre propre domaine, les fournisseurs de messagerie jugent l'historique et l'authentification de votre domaine, pas ceux d'un expéditeur partagé. Cela joue dans les deux sens. Les plaintes visant d'autres expéditeurs ne peuvent pas vous toucher, mais un nouveau domaine n'a encore aucun historique, et un taux de plaintes pour spam en hausse ne pénalise que vous. C'est le serveur destinataire qui décide si un message arrive en boîte de réception. La configuration de votre domaine est la partie que vous maîtrisez.