Dicas de cold email: texto, envio, follow-up

Quais dicas de cold email importam antes de escrever qualquer coisa?

A maioria das dicas de cold email fala de texto. Só que o servidor de destino avalia o seu domínio e a sua configuração de envio antes de alguém ler uma palavra, então comece por três coisas que estão sob o seu controle. Primeiro, assine os emails com o seu próprio domínio. O SPF lista os servidores autorizados a enviar em nome dele. O DKIM coloca uma assinatura criptográfica em cada mensagem. O DMARC verifica se pelo menos um dos dois está alinhado com o domínio que aparece no endereço From visível. O nosso guia de SPF, DKIM e DMARC para quem envia cold email mostra os registros na ordem de configuração. Segundo, limpe a lista. Um hard bounce significa que o endereço não existe, e enviar de novo para ele mostra aos provedores de email que você não cuida dos seus dados. Terceiro, envie só o volume que o histórico do seu domínio aguenta. Um domínio novo ainda não tem reputação, e um pico repentino parece conta invadida.

1. 1 Publique SPF e DKIM para o domínio de onde você envia e, depois, o DMARC como um registro TXT em _dmarc. Comece com p=none para poder ler os relatórios antes de passar para p=quarantine.
2. 2 Envie um teste para a sua própria caixa e confira no cabeçalho Authentication-Results se aparecem spf=pass, dkim=pass e dmarc=pass.
3. 3 Valide a lista antes de importá-la e remova os endereços que deram hard bounce em envios anteriores.
4. 4 Em um domínio novo ou parado há muito tempo, aumente o volume diário aos poucos, em vez de começar já no volume total.

O que decide a entregabilidade de um cold email?

Quem decide a entregabilidade de um cold email é o servidor de email de destino. Não é o remetente nem a ferramenta de envio. O servidor confere primeiro a autenticação: o SPF e o DKIM passam, e o DMARC os encontra alinhados com o seu domínio From? Depois ele pesa a reputação do domínio, que vem de como os destinatários trataram os emails anteriores enviados por ele: denúncias de spam, bounces, exclusões sem leitura e respostas. As diretrizes de remetentes do Google exigem que todo mundo que envia para o Gmail se autentique com SPF ou DKIM. Quem envia em massa também precisa publicar DMARC e oferecer descadastro com um clique. Uma coisa que não funciona é trocar de ferramenta para fugir de uma reputação queimada. A reputação pertence ao domínio, então ela vai junto para qualquer plataforma que envie com esse domínio. O nosso artigo sobre o que decide a entregabilidade de cold email cobre todos os fatores. Sobre volume, o nosso guia de quantos cold emails por dia por caixa traz números diários separados para uma caixa já aquecida e para uma que ainda está em aquecimento. Os follow-ups entram nessa conta diária, não por cima dela, então uma sequência com várias etapas ocupa a capacidade de uma caixa mais rápido do que o número de prospects novos dá a entender.

O que a taxa de entregabilidade de email mede de verdade?

A maioria das plataformas de envio calcula a taxa de entregabilidade de email como mensagens aceitas divididas por mensagens enviadas. Aceita quer dizer que o servidor de destino respondeu à transação SMTP com um código de sucesso, e não com um bounce. Isso não diz nada sobre para onde a mensagem foi depois. Um servidor pode aceitar a mensagem e jogá-la no spam, e o seu painel continua contando como entregue. O posicionamento na caixa de entrada (inbox placement) é outra medição, normalmente feita com testes de seed em vários provedores de email. Então, se a sua taxa de entrega está alta mas ninguém responde, o problema pode ser a pasta de spam, e não o texto. Antes de reescrever o email, confira um dos seus próprios envios em uma caixa do Gmail e em uma do Outlook. O nosso artigo sobre taxa de entregabilidade de email: entrega vs caixa de entrada explica como os dois números se diferenciam.

Como escrever o primeiro cold email?

Escreva como uma mensagem para uma pessoa, porque é exatamente isso que ele é. As dicas abaixo tratam do conteúdo em si, e você pode conferir cada uma no seu rascunho antes de enviar:

• Abra com o motivo de estar escrevendo para essa pessoa: uma mudança de cargo, uma vaga publicada, um produto que a empresa lança. Se a frase serviria para qualquer destinatário, ela não é um motivo.
• Faça um único pedido. Dois pedidos, por exemplo uma call e uma indicação, dão ao leitor duas decisões e um motivo para adiar as duas.
• Mantenha o assunto fiel ao conteúdo. O guia de conformidade da FTC sobre a lei americana CAN-SPAM explica que a lei proíbe linhas de assunto que enganem sobre o conteúdo.
• Diga quem você é e de onde fala, coloque um endereço postal real no rodapé e inclua uma forma de opt-out que funcione.
• Verifique se algum campo de mesclagem ficou vazio. Um campo de primeiro nome em branco gera "Olá ,", e isso tem cara de envio em massa.
• Não anexe arquivos ao primeiro email. Anexos desconhecidos de um remetente novo são a primeira coisa que filtros e equipes de segurança olham. Além disso, o Gmail limita o tamanho dos anexos e transforma arquivos maiores em link do Drive, então um arquivo grande nem chega como anexo.

Uma coisa que não funciona: colocar um "Re:" falso no assunto do primeiro email. A mensagem não faz referência a nenhuma mensagem anterior, então não entra em thread nenhuma, e o destinatário sabe que nunca escreveu para você. A nossa coletânea de assunto para cold email: exemplos e regras trata das linhas de assunto em detalhe.

Como escrever um email de follow-up de vendas?

Envie o email de follow-up de vendas como resposta na thread original, e não como mensagem nova. A thread é um mecanismo técnico. O padrão de formato de mensagens da internet define os cabeçalhos In-Reply-To e References, que carregam o Message-ID do email anterior. Os clientes de email usam esses cabeçalhos para agrupar as mensagens, então o destinatário vê o seu primeiro email logo abaixo do follow-up. Se você muda o assunto ou envia de outro endereço, esse vínculo se perde. Cada follow-up deve acrescentar uma coisa que o primeiro email não tinha: um exemplo curto, um detalhe relevante do material público do próprio prospect ou um pedido mais simples. "Só subindo este email" não acrescenta nada. Antes de cada follow-up, confira bounces e opt-outs. O guia de conformidade CAN-SPAM da FTC exige que pedidos de opt-out sejam atendidos em até 10 dias úteis, algo que o nosso artigo sobre breakup email: modelos, timing e erros também aborda. Follow-ups para um endereço que deu bounce só custam reputação. O nosso guia de follow-up de cold email: prazo, thread e limites trata do timing e de quando parar.

Modelo de email de follow-up de vendas: sem resposta ao primeiro email

Use este modelo de email de follow-up de vendas quando o primeiro email ficou sem resposta, e envie como resposta na mesma thread. Ele acrescenta um detalhe novo e diminui o tamanho do pedido, em vez de repetir o pitch. Preencha as partes entre colchetes e corte qualquer frase que você não consiga deixar específica.

Olá, [primeiro nome], uma coisa que deixei de fora da última vez: [detalhe específico ligado à empresa, por exemplo a integração que vocês anunciaram]. Normalmente é aí que [problema que você resolve] aparece primeiro. Se isso não está nas prioridades deste trimestre, um "não" de uma palavra já basta e eu não volto a escrever. Se estiver, [dia] funciona para uma call rápida? [Seu nome]

Modelo de follow-up de vendas: depois de uma call ou demo

Este modelo de follow-up de vendas é para depois de uma conversa, quando o prospect já conhece você. Ele resume o que foi combinado, define um próximo passo com data e pede confirmação. Envie como resposta na thread da reunião para que o contexto continue junto. Os nossos exemplos de modelo de email de follow-up de vendas trazem mais versões para diferentes resultados de call.

Olá, [primeiro nome], obrigado pelo tempo hoje. O que eu anotei: [o principal problema, nas palavras da pessoa] e [a restrição que ela mencionou]. Próximo passo, como combinamos: eu envio [documento ou proposta] até [data], e a gente revisa juntos em [data e horário]. Você confirma esse horário ou sugere outro que fique melhor para [colega que ela mencionou]? [Seu nome]

Dicas de cold email de guias americanos valem na UE?

Não totalmente. A maioria das dicas de cold email na internet parte do modelo americano da lei CAN-SPAM: você pode mandar o primeiro email e precisa respeitar os opt-outs. Na Alemanha, a Lei contra a Concorrência Desleal (UWG) trata a publicidade por email sem consentimento prévio e expresso do destinatário como um incômodo inaceitável, e isso vale também para destinatários empresariais. O nosso artigo sobre automação de cold email: ferramentas e follow-ups mostra como essa regra de consentimento afeta o envio automatizado. À parte disso, o GDPR exige uma base legal para tratar os dados pessoais de um prospect, como nome e email corporativo. As regras variam entre os Estados-membros da UE, então verifique a lei do país onde estão os seus destinatários, e não só a do país onde você está. Essas regras se aplicam à forma como você opera. Nenhuma ferramenta de envio resolve isso por você. Se uma campanha é lícita ou não depende da sua lista, da sua base para contatar as pessoas e de como você trata as objeções.

Onde entra o EmailFlow OS: uma gravação, uma versão por destinatário

O EmailFlow OS foi feito para prospecção B2B por cold email com vídeo personalizado por IA, e o lado do envio continua sob o seu controle. Você grava um único vídeo e faz o upload no EmailFlow OS. Conecta a sua própria conta Brevo e o seu domínio de envio, e importa a sua lista de prospects para o EmailFlow OS, onde ela fica guardada. O EmailFlow OS transforma essa única gravação em uma versão personalizada separada para cada destinatário (cada pessoa, não cada empresa). Cada email sai da sua própria caixa de entrada, pela sua conta Brevo e com o seu domínio. Não existe remetente compartilhado da plataforma, então os registros SPF, DKIM e DMARC descritos acima continuam sendo os que valem, e a reputação do domínio continua sendo sua. A página do EmailFlow OS sobre prospecção com vídeo personalizado explica como funciona o vídeo por destinatário.

Perguntas frequentes

? Qual deve ser o tamanho de um cold email?

Curto o bastante para que o motivo do contato, o pedido único e o opt-out caibam na tela do celular sem rolar. Não existe um número padrão de palavras. Um teste melhor é a estrutura: uma linha sobre por que esse destinatário, uma ou duas linhas sobre o que você oferece e uma pergunta. Tudo o que serve a um segundo pedido fica para um email posterior.

? Quantos follow-ups um cold email deve ter?

Pare em um bounce, um opt-out ou um não claro, não importa quantos você já tenha enviado. Fora isso, cada follow-up precisa trazer algo novo: um detalhe, um exemplo ou um pedido menor. Quando acabarem as coisas novas para dizer, encerre com uma mensagem curta de fechamento na mesma thread. Os follow-ups também entram no seu volume diário de envio por caixa.

? Usar meu próprio domínio para cold email coloca meu domínio principal em risco?

Sim. A reputação é medida por domínio, e as denúncias contra envios frios atingem o domínio que assina o email. É por isso que algumas equipes enviam de um domínio separado. Em qualquer caso, o domínio de envio precisa dos seus próprios registros SPF, DKIM e DMARC. Um domínio novo não tem histórico de envio, então aumente o volume aos poucos antes de rodar campanhas completas.

? Cold email deve ser em texto simples ou HTML?

Um cold email deve parecer uma mensagem pessoal, então use pouca formatação: nada de templates pesados, poucas imagens e, de preferência, um único link. Incluir uma parte em texto simples junto da parte HTML (multipart/alternative) garante que qualquer cliente consiga mostrar uma versão legível. HTML pesado, pixels de rastreamento e layouts só de imagem parecem email de marketing tanto para os filtros quanto para quem lê.