Email de follow up educado: texto e prazo

O que um "só passando para lembrar" realmente diz para quem lê?

"Só passando para lembrar" ou "só um follow up rápido" diz uma coisa só: você ainda não recebeu resposta. A frase não diz por que o email importa nem o que você quer de volta. E também não traz nada de novo. Em cold email, esse é o problema. O prospect não respondeu à primeira mensagem, e uma segunda que só aponta para ela não dá nenhum motivo novo para responder. O "só" diminui ainda mais o peso do texto: soa como um pedido de desculpas por estar escrevendo.

A frase funciona em um caso: quando a outra pessoa pediu o lembrete. Se o prospect escreveu "me chama depois da reunião do conselho", então "só passando para lembrar, como você pediu" é honesto e basta. Em todos os outros casos, mantenha o tom educado, mas dê conteúdo ao email. Cite o que você enviou, acrescente algo que a pessoa ainda não tinha e faça uma pergunta que ela consiga responder em uma linha. O restante deste artigo mostra como, com modelos. Para o caso de quem não respondeu, veja nosso guia de email de follow up sem resposta.

O que dizer no lugar de "só queria fazer um follow up"?

Troque a frase de enchimento pelo motivo do contato. A tabela lista aberturas genéricas comuns, uma alternativa para cada uma e quando a alternativa se encaixa. Cada alternativa cita algo específico (um documento, uma data, um fato novo), então quem lê sabe do que se trata antes de chegar à segunda linha.

Abertura genérica	Diga no lugar	Quando se encaixa
Só passando para lembrar	Sobre a dúvida de onboarding de terça: um detalhe que deixei de fora.	Você tem um complemento real ao primeiro email
Só queria fazer um follow up	A planilha comparativa respondeu à dúvida sobre integração?	Você enviou algo que a pessoa pode avaliar
Só para saber como estão as coisas	Isso ainda está nos planos deste trimestre ou é melhor eu voltar mais tarde?	O timing não está claro e você quer um sim ou não
Subindo este email na sua caixa de entrada	Versão curta da minha última mensagem: [uma frase].	O primeiro email era longo
Desculpe incomodar de novo	Última mensagem minha sobre isso, a não ser que seja útil.	Último toque antes de parar
Lembrete gentil	Como combinamos na call, segue o lembrete sobre [tema].	A pessoa pediu para ser lembrada

A linha de assunto segue a mesma regra. Nossos exemplos de assunto de email de follow up mostram quais mantêm a mensagem na thread e quais abrem uma conversa nova.

Como escrever um email de follow up educado e rápido

Um follow up rápido continua rápido se a estrutura for fixa. Estes são os passos, em ordem, com o que cada um envolve:

1. 1 Clique em Responder na sua própria mensagem enviada em vez de começar um email novo. O seu cliente de email preenche os cabeçalhos In-Reply-To e References, que apontam para o Message-ID da mensagem original, e o cliente do destinatário usa esses cabeçalhos para mostrar a nova mensagem abaixo da original.
2. 2 Não mexa na linha de assunto. Colocar "Re:" em um email totalmente novo para parecer resposta é o tipo de assunto enganoso contra o qual a orientação da FTC sobre o CAN-SPAM alerta, e isso quebra a thread se os cabeçalhos não baterem.
3. 3 Abra com contexto em uma linha: o que você enviou e quando. Não recapitule o primeiro email inteiro.
4. 4 Acrescente uma coisa nova: um fato relevante, uma resposta curta a uma objeção provável ou um material que o primeiro email não tinha.
5. 5 Faça uma pergunta que possa ser respondida em uma palavra ou uma linha, como "Vale uma call semana que vem ou não é prioridade agora?"
6. 6 Despeça-se de forma breve. Deixe de fora o bloco de assinatura longo e o segundo call to action.

O que não funciona: encaminhar o primeiro email com um "alguma novidade?" em cima. O texto inteiro é citado de novo, nada novo é acrescentado e, no celular, a pessoa precisa rolar a sua mensagem antiga para achar a nova.

Quanto tempo esperar para fazer follow up de um email?

A visão geral de IA do Google para essa busca, citando manyreach.com, indica dois a três dias (ou 48 horas) como a espera habitual antes de um lembrete. Leia isso como dias úteis no fuso horário do destinatário. Um email enviado na sexta à tarde não teve dois dias úteis até segunda de manhã. Um follow up no mesmo dia ou na manhã seguinte soa como pressão, a não ser que o próprio destinatário tenha definido o prazo. Nesse caso, veja nosso artigo sobre email de follow up urgente.

Para quem faz cold email, o timing também afeta o domínio. Se uma sequência dispara todos os follow ups de uma lista grande no mesmo dia, o volume diário do seu domínio salta de repente. Os servidores de recebimento pesam padrões de volume e reclamações contra a reputação do seu domínio. Distribuir os follow ups ao longo de vários dias mantém o volume estável. Cada follow up precisa da mesma configuração de SPF, DKIM e DMARC do primeiro email, porque uma segunda mensagem de um remetente desalinhado falha nas mesmas verificações. Os intervalos entre os toques seguintes costumam aumentar: espere mais antes do terceiro email do que antes do segundo. Nosso artigo sobre follow up de cold email: prazo e thread traz os detalhes.

Modelos e exemplos de email de follow up de vendas educado

Estes quatro modelos cobrem as situações mais comuns em um email de follow up de vendas. Cada um é uma resposta na thread original, então o assunto continua o mesmo. Substitua o que está entre colchetes pelos seus dados antes de enviar.

• Sem resposta a um cold email: "Oi [Nome], uma coisa que deixei de fora da minha mensagem sobre [tema]: [fato novo relevante para a empresa da pessoa]. [Problema] é algo em que o seu time está trabalhando neste trimestre ou não é prioridade agora?"
• Depois de enviar material: "Oi [Nome], o [documento] respondeu à [dúvida específica] que você levantou? Se alguma parte não ficou clara, me diga qual e eu respondo só ela."
• Depois de uma call: "Oi [Nome], como combinamos na [dia], segue o lembrete sobre [próximo passo]. [Data] ainda funciona ou é melhor remarcar?"
• Último toque: "Oi [Nome], esta é a minha última mensagem sobre [tema]. Se o assunto ficar relevante mais para frente, uma resposta de uma palavra basta e eu retomo de onde paramos."

Para mais modelos organizados por etapa, veja a coleção de modelos de email de follow up de vendas. O email de último toque tem regras próprias, explicadas no nosso guia de breakup email.

Respostas curtas às dúvidas relacionadas a follow up

• Email de follow up sem resposta: responda na thread original depois de alguns dias úteis, acrescente um fato que o primeiro email não tinha, faça uma pergunta de sim ou não e pare depois de um número definido de toques.
• Como fazer follow up de um email sem resposta: primeiro confira se o primeiro email foi entregue. Um hard bounce significa que o endereço está errado e que você não deve mandar follow up. Depois, envie uma resposta curta na thread com um detalhe novo e um único pedido.
• Email de follow up (em geral): uma mensagem que se refere a uma anterior e pede o próximo passo. Um follow up que só repete o primeiro email não dá à pessoa nada novo para responder.
• Email de follow up de vendas: um follow up ligado a uma etapa do negócio, como o primeiro contato frio, uma proposta enviada ou uma call realizada. Peça uma coisa que faça essa etapa avançar, como uma call ou uma decisão sobre o timing.
• Follow up de vendas por email ou email de follow up de vendas: é a mesma coisa com outra ordem de palavras. Os dois significam uma resposta na thread de vendas que traz contexto e faz uma pergunta.
• Modelo de email de follow up de vendas: uma estrutura fixa com linha de contexto, detalhe novo, uma pergunta e despedida curta. Escreva uma vez e preencha para cada prospect.
• Exemplos de email de follow up de vendas: veja os quatro modelos acima. Cada um cita a mensagem anterior, acrescenta algo e pede uma coisa só.

Qual ferramenta usar para enviar follow ups?

A ferramenta certa depende do volume e de o follow up precisar ficar na thread e parar quando o prospect responde. A tabela compara as principais opções nesses dois pontos. Planos e funcionalidades mudam, então confira a documentação de cada fornecedor antes de decidir. Nossa visão geral de opções de ferramenta de follow up de email por tarefa traz mais detalhes.

Opção	Indicada para	Onde para	O que conferir na documentação do fornecedor
Gmail ou Outlook, resposta manual	Poucas conversas já aquecidas; a thread funciona porque você clica em Responder	Não para automaticamente quando há resposta; não escala além do que você acompanha na mão	A configuração de Lembretes (Nudges) do Gmail e as sinalizações de acompanhamento do Outlook como lembretes
Automação do Brevo	Remetentes que já usam o Brevo com domínio autenticado	Os fluxos são construídos em torno de eventos de marketing, não de threads de resposta um a um	Se uma resposta ou um descadastro remove o contato do fluxo
HubSpot Sequences	Times cujos negócios ficam no CRM da HubSpot	Vinculado à licença da HubSpot e à configuração do CRM	Se os passos saem como respostas na thread e quais eventos encerram a inscrição
Reply.io, Woodpecker, Mailshake	Sequências frias de várias etapas em várias caixas de email	Cada um envia por sua própria conexão com a sua caixa; a configuração varia por ferramenta	Tratamento de thread nos passos, detecção de resposta, limites de envio por caixa

Onde o EmailFlow OS entra no follow up

Se um dos seus toques de follow up for um vídeo curto em vez de mais um parágrafo de texto, o EmailFlow OS cuida dessa etapa. Você grava um único vídeo e faz o upload no EmailFlow OS, conecta a sua conta Brevo e o seu domínio de envio e importa a sua lista de prospects para o EmailFlow OS. A partir daí, o EmailFlow OS cria uma versão personalizada dessa única gravação para cada destinatário (não uma por empresa) e envia cada versão da sua própria caixa de entrada, pela sua própria conta Brevo e pelo seu próprio domínio de envio. Nada sai de um endereço compartilhado da plataforma. A lista fica no EmailFlow OS, e a conta e o domínio continuam sob o seu controle.

Por isso, os seus registros DNS, o histórico de aquecimento e a reputação continuam onde já estão: no seu próprio domínio. Cada servidor de recebimento continua aplicando a própria filtragem a cada mensagem, então autenticação, qualidade da lista e volume de envio seguem sendo responsabilidade sua. Os passos estão descritos na página de email com vídeo personalizado do EmailFlow OS, e o mecanismo por destinatário é explicado no nosso artigo sobre vídeo personalizado por destinatário.

Quando parar de mandar follow ups?

Pare na primeira resposta, no primeiro opt-out ou ao fim dos toques que você planejou, o que vier primeiro. Um "não tenho interesse" conta como opt-out, mesmo dito com educação. Pela orientação da FTC sobre o CAN-SPAM, pedidos de opt-out precisam ser atendidos em até 10 dias úteis, sem exceção para email B2B. As regras da UE vão além. Na Alemanha, a seção 7 da UWG em geral exige consentimento prévio para email publicitário, inclusive B2B, e cada follow up é mais uma mensagem publicitária segundo essa regra. Pelo GDPR, tratar o endereço de um prospect exige uma base legal. Como você lida com isso depende de como você conduz a sua prospecção. Nenhuma ferramenta resolve isso por você.

Perguntas frequentes

? Como dizer de forma profissional que estou fazendo follow up?

Cite a mensagem anterior e o seu motivo na mesma frase, como "Retomando a proposta da semana passada: a data de início ainda é realista?" Um follow up profissional se refere a algo específico (um documento, uma data ou uma pergunta) em vez de um vago "só para saber como estão as coisas". Essa é a diferença entre um email que a pessoa consegue responder e um que ela precisa reler a thread para entender.

? "Lembrete gentil" é falta de educação?

Não, mas é vago. "Lembrete gentil" funciona quando o destinatário pediu para ser lembrado, porque aí a frase se refere a um combinado. Em um follow up frio nada foi combinado, então a expressão sugere que a pessoa lhe deve uma resposta. Uma pergunta específica sobre a situação dela mantém o mesmo tom educado sem essa implicação.

? O follow up deve ser um email novo ou uma resposta?

Uma resposta. Clicar em Responder preenche os cabeçalhos In-Reply-To e References, que carregam o Message-ID da mensagem original, então os clientes de email mostram o follow up abaixo do seu primeiro email e a pessoa vê o contexto. Um email novo com "Re:" digitado no assunto não tem nenhum desses cabeçalhos e normalmente abre uma conversa separada.

? Quantos follow ups são demais?

Não existe um número único. Defina a quantidade antes do primeiro envio, registre isso na sequência como regra de parada e faça do último toque um breakup email curto. Cada toque precisa trazer algo novo. Quando você estiver só se repetindo, pare, independentemente do plano. Um opt-out encerra a sequência na hora.