E-Mail-Grußformel: E-Mails richtig beenden

Wie heißt der letzte Teil einer E-Mail?

Ein E-Mail-Ende besteht aus drei Teilen, die in den meisten Ratgebern durcheinandergeraten. Der Schlusssatz ist der letzte Satz der eigentlichen Nachricht und sagt, wie es weitergeht. Die Grußformel ist die kurze Wendung vor Ihrem Namen, etwa „Beste Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. In Briefratgebern heißt sie auch Schlussformel. Danach folgt der Signaturblock: Name, Rolle, Firma und eventuell eine Telefonnummer oder ein Link. Wer fragt, wie der letzte Teil einer E-Mail heißt, meint meist die Grußformel oder die Signatur. In einer Cold E-Mail leistet aber der Schlusssatz die meiste Arbeit, denn dort entscheidet der Empfänger, ob er antwortet.

1. 1 Schlusssatz: ein Satz mit genau einer Bitte oder einem nächsten Schritt, z. B. „Lohnt sich ein kurzes Gespräch nächste Woche?“
2. 2 Grußformel: ein bis drei Wörter, im Deutschen ohne Komma dahinter, z. B. „Beste Grüße“
3. 3 Signaturblock: Name, Position und Firma, auf Wunsch dazu eine Telefonnummer und eine URL. Reiner Text funktioniert in jedem E-Mail-Programm.

Welche Grußformel passt in geschäftliche E-Mails?

Wählen Sie die Grußformel nach Ihrer Beziehung zum Empfänger und danach, wie förmlich der Verlauf ist – nicht danach, was originell klingt. Beim Erstkontakt ist eine neutrale Formel die sichere Wahl. Wenn Sie bereits hin und her schreiben, sind kürzere Formeln normal. Die Tabelle vergleicht die gängigen Varianten nach denselben drei Kriterien.

Grußformel	Tonlage	Passt, wenn	Achtung bei
Beste Grüße / Viele Grüße	Neutral bis förmlich	Erstkontakt, Cold E-Mail, die meisten B2B-Mails	Nichts. Das ist der sichere Standard.
Freundliche Grüße / Grüße	Förmlich	Interessenten in Großbritannien und der EU, Kontakte aus Recht oder Finanzen	Ein bloßes „Grüße“ kann in einem angespannten Verlauf knapp wirken
Danke / Nochmals danke	Neutral	Sie bitten um etwas, oder der Empfänger hat gerade geholfen	„Danke im Voraus“ setzt ein Ja voraus, das Sie noch nicht haben
Mit freundlichen Grüßen	Sehr förmlich	Bewerbungen, formelle Schreiben, offizielle Beschwerden	Wirkt im Vertriebs-Thread steif
Cheers	Locker	Bestehende Beziehung, Kontakte in Großbritannien und Australien	Für eine erste Cold E-Mail manchen Empfängern zu salopp
Bis bald / Bis Donnerstag	Locker, nach vorn gerichtet	Ein Termin ist bereits vereinbart	Anmaßend, wenn noch nichts vereinbart ist

Ist „Cheers“ eine gute Grußformel?

„Cheers“ funktioniert, sobald Sie den Empfänger kennen oder er selbst so grüßt. Im britischen und australischen Englisch ist es ein alltäglicher Gruß, näher an „danke“ als an einem Trinkspruch. In US-amerikanischer Geschäftspost wirkt es lockerer. Eine einfache Regel: In der ersten E-Mail an einen Unbekannten schreiben Sie „Beste Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ (bzw. „Best“ oder „Kind regards“). Sobald der Interessent antwortet, übernehmen Sie seine Grußformel.

Wie schreibt man den Schlusssatz vor der Grußformel?

Packen Sie genau eine Bitte in den Schlusssatz, so formuliert, dass der Empfänger in wenigen Worten antworten kann. „Melden Sie sich gern bei Fragen“ bittet eigentlich um nichts und bekommt deshalb selten eine Antwort. „Soll ich Ihnen die kurze Zusammenfassung schicken, oder ist ein Telefonat einfacher?“ gibt zwei Optionen, die sich in einer Zeile beantworten lassen. Enthält Ihre E-Mail mehrere Bitten, beantwortet der Empfänger meist die einfachste – oder gar keine.

• Terminbitte: „Passt Ihnen Dienstag- oder Mittwochnachmittag für ein kurzes Gespräch?“
• Erlaubnisbitte: „Soll ich Ihnen das Beispiel schicken, das wir für ein Team Ihrer Größe gebaut haben?“
• Weiterleitungsbitte: „Falls das bei jemand anderem in Ihrem Team liegt: An wen wende ich mich am besten?“
• Schluss ohne Druck: „Wenn es zeitlich nicht passt, ist ein kurzes ‚gerade nicht‘ völlig in Ordnung.“

Grußformel automatisch in die E-Mail-Signatur einfügen

Damit Grußformel und Name automatisch unter jeder Nachricht stehen, speichern Sie sie als Signatur in Ihrem E-Mail-Programm. In Gmail gehen Sie zu Einstellungen, dann Alle Einstellungen aufrufen, dann Allgemein, dann Signatur. Legen Sie eine Signatur an, wählen Sie sie als Standard für neue E-Mails und Antworten und speichern Sie die Änderungen unten auf der Seite. In Outlook im Web finden Sie die Einstellung unter Einstellungen, dann E-Mail, dann Verfassen und beantworten. Ein Detail sorgt oft für Überraschungen: Gmail kann über der Signatur eine Trennlinie aus zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen einfügen. Manche E-Mail-Programme werten diese Zeile als Beginn der Signatur und blenden in zitierten Antworten alles darunter aus oder schneiden es ab. Steht „Beste Grüße“ im Signaturfeld, landet es unter dieser Linie, wo diese Programme es abschneiden können. Deshalb tippen viele Absender die Grußformel von Hand und speichern als Signatur nur Name und Kontaktdaten.

Wie beendet man eine Cold E-Mail oder ein Follow-up im Vertrieb?

Bei Akquise-Mails gibt es zwei Arten von Ende: den Schlusssatz, der die Bitte der jeweiligen E-Mail trägt, und die letzte E-Mail, mit der die Sequenz endet. Jedes Follow-up sollte mit einer anderen, kleineren Bitte schließen als das vorherige. Wiederholen Sie nicht einfach „Ich wollte nur kurz nachhaken“.

Follow-up-E-Mail im Vertrieb: Wie sollte sie enden?

Eine Follow-up-E-Mail im Vertrieb sollte mit einem neuen Grund zum Antworten enden und mit einer Bitte, die leichter zu erfüllen ist als die letzte. Hat Ihre erste E-Mail um ein Gespräch gebeten, kann die zweite fragen, ob ein einseitiges Beispiel hilft. Antworten Sie im ursprünglichen Verlauf, damit der Empfänger den Kontext sieht, und behalten Sie Grußformel und Signatur aus Ihrer ersten Nachricht bei. Wechselt die Grußformel in jeder E-Mail, wirkt das wie eine rotierende Vorlage statt wie ein Mensch, der schreibt.

Follow-up-E-Mail-Vorlage für den Vertrieb: nur der Schluss

Diesen Schluss können Sie am Ende eines Vertriebs-Follow-ups wiederverwenden: „Letztes Mal hatte ich nach einem Gespräch gefragt. Einfacher: Soll ich Ihnen stattdessen das kurze Beispiel per E-Mail schicken? Ein Ja oder Nein genügt. Beste Grüße [Name]“. Er greift die frühere Bitte auf, bietet etwas Kleineres an und sagt dem Empfänger, dass ein Wort als Antwort reicht. Den vollständigen Aufbau der Nachricht finden Sie in unseren Beispielen für die Follow-up-E-Mail-Vorlage im Vertrieb.

Follow-up-E-Mail ohne Antwort: So schließen Sie sie ab

Wenn niemand geantwortet hat, beenden Sie das Follow-up mit einem leichten Ausweg und zugleich einem leichten Einstieg. Zum Beispiel: „Falls das gerade keine Priorität hat, antworten Sie einfach ‚nein‘, dann schließe ich das Thema ab.“ Die letzte Nachricht der Sequenz sollte klar sagen, dass sie die letzte ist – und dann müssen Sie auch wirklich aufhören. Prüfen Sie vor jedem Follow-up, ob die erste E-Mail nicht hart gebounct ist. Ein Follow-up an eine tote Adresse bringt nichts. Unser Leitfaden zur Follow-up-E-Mail ohne Antwort behandelt Bounce-Prüfung und das Antworten im Verlauf.

Beeinflusst das E-Mail-Ende die Zustellbarkeit?

Die Grußformel selbst entscheidet nicht, wo eine Nachricht landet. Die Signatur kann es, denn dort sammeln sich Links, Bilder und Tracking-Pixel. Eine Signatur mit mehreren Social-Media-Icons fügt jeder Cold E-Mail externe Bilder und zusätzliche URLs hinzu. Filter prüfen Link-Domains, und eine reine Textnachricht mit schwerem HTML-Footer wirkt uneinheitlich. Beschränken Sie die Signatur auf reinen Text mit höchstens einem Link, auf einer Domain, die zu Ihrer Versanddomain passt.

Zustellbarkeit von Cold E-Mails und der Footer

Die Zustellbarkeit von Cold E-Mails hängt vor allem davon ab, was der empfangende Server prüft: ob SPF, DKIM und DMARC zu Ihrer Absenderdomain passen, welche Reputation Ihre Domain hat und wie viele Bounces und Beschwerden anfallen. Das E-Mail-Ende spielt nur über den Footer eine Rolle, denn dort stehen Abmeldehinweis und Absenderangaben. Die CAN-SPAM-Leitlinien der US-Handelsbehörde FTC verlangen für kommerzielle E-Mails eine gültige Postanschrift und eine klare Abmeldemöglichkeit. Die EU-Regeln zur Einwilligung bei B2B-Cold-E-Mails sind ein eigenes Thema und unterscheiden sich von Land zu Land. Ob Sie diese Regeln einhalten, hängt davon ab, wie Sie Ihre Akquise betreiben, nicht vom Wortlaut Ihres Footers. Bevor Sie einer Grußformel die Schuld am Spam-Ordner geben, lesen Sie, wovon die Zustellbarkeit von Cold E-Mails abhängt.

E-Mail-Zustellrate: Ändert die Signatur etwas daran?

Mit „Zustellrate“ ist meist die Delivery Rate gemeint: die Zahl der Nachrichten, die der empfangende Server angenommen hat, geteilt durch die Zahl der versendeten. Eine Signatur ändert nichts daran, ob ein Server eine Nachricht annimmt. Das tun ungültige Adressen, fehlgeschlagene Authentifizierung und Blocklisten. Eine Rolle kann die Signatur bei der Inbox-Platzierung spielen, die getrennt von der Annahme gemessen wird. Eine Nachricht kann angenommen und trotzdem in den Spam-Ordner gefiltert werden, etwa wenn der Footer auf eine Domain mit schlechter Reputation verlinkt. Wie Sie beides messen, lesen Sie unter E-Mail-Zustellrate: Zustellung vs. Inbox-Platzierung.

So beenden Sie eine Video-E-Mail, die Sie mit EmailFlow OS versenden

EmailFlow OS versendet personalisierte KI-Video-E-Mails für die B2B-Kaltakquise. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch, verbinden Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren Ihre Interessentenliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt dann aus dieser einen Aufnahme für jeden Empfänger auf der Liste eine eigene personalisierte Version – pro Person, nicht pro Firma. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach hinaus, über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Versanddomain, nie über einen gemeinsamen Plattform-Absender. Das wirkt sich darauf aus, wie Sie die E-Mail beenden. Die Absenderadresse, die der Interessent sieht, ist Ihre – Grußformel und Signatur sollten also dieselbe Person nennen, die im Video zu sehen ist. Sprechen Sie die Bitte am Ende der Aufnahme laut aus und wiederholen Sie sie als Schlusssatz unter dem Video, damit auch ein Empfänger, der nicht auf Play drückt, sie sieht. Mehr zur Video-Akquise aus Ihrem eigenen Brevo-Konto und Ihrer eigenen Domain erfahren Sie auf der Startseite von EmailFlow OS.

Was am Ende einer E-Mail nicht funktioniert

• Zwei Bitten im Schlusssatz: Der Empfänger beantwortet eine oder keine, und Sie wissen nicht, welche.
• „Danke im Voraus“ in einer ersten Cold E-Mail: Es setzt ein Ja von jemandem voraus, der noch nichts zugesagt hat.
• Eine Signatur, die länger ist als die Nachricht: Bilder und Icons fügen externe Inhalte hinzu, und auf dem Smartphone rutscht die Bitte aus dem Bild.
• Eine andere Grußformel in jedem Follow-up: Das wirkt wie eine rotierende Vorlage statt wie ein Mensch.
• Ein Footer-Link auf einer anderen Domain als Ihrer Versanddomain: Die Abweichung ist im Quelltext der Nachricht sichtbar.
• „Von meinem iPhone gesendet“ unter einer geplanten Vertriebs-Mail: Das widerspricht der Uhrzeit und dem Setup, die der Empfänger sehen kann.

Häufige Fragen

? Wie beendet man eine E-Mail professionell?

Mit drei Dingen in dieser Reihenfolge: einem Schlusssatz mit einem konkreten nächsten Schritt, einer neutralen Grußformel wie „Beste Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ (im Deutschen ohne Komma) und einem Signaturblock mit Name, Rolle und Firma. Diese Struktur passt zu fast jeder geschäftlichen E-Mail. Von Mail zu Mail ändert sich nur der Schlusssatz, weil er die Bitte der jeweiligen Nachricht nennen muss.

? Ist „Beste Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ besser?

Beide sind neutral und für den Erstkontakt sicher. „Freundliche Grüße“ ist etwas förmlicher und passt zu Interessenten in Großbritannien und der EU oder zu Kontakten aus Recht und Finanzen. „Beste Grüße“ ist etwas lockerer und im Geschäftsalltag verbreitet. Der Unterschied liegt in der Tonlage, nicht in richtig oder falsch. Antwortet der Empfänger mit einer der beiden, ist es ein vernünftiger Standard, dieselbe zu übernehmen.

? Braucht eine Cold E-Mail eine Signatur?

Ja, aber als reiner Text: Name, Position, Firma und höchstens ein Link auf Ihrer eigenen Versanddomain. Eine Cold E-Mail ohne Signatur wirkt anonym. Eine mit Logos, Bannern und mehreren Social-Media-Icons fügt externe Bilder und zusätzliche Link-Domains hinzu. Für kommerzielle E-Mails in den USA erwarten die CAN-SPAM-Leitlinien der FTC außerdem eine Postanschrift und eine Abmeldemöglichkeit irgendwo in der Nachricht.

? Was ist der Unterschied zwischen Grußformel und Signatur?

Die Grußformel ist die kurze Wendung vor Ihrem Namen, etwa „Danke“ oder „Freundliche Grüße“. Die Signatur ist der Block danach: Name, Rolle, Firma und Kontaktdaten. E-Mail-Programme speichern die Signatur und können sie automatisch einfügen. Manche setzen außerdem eine Trennlinie darüber, an der andere Programme Signaturen in zitierten Antworten abschneiden.