Gmail: E-Mail planen und zeitversetzt senden

Gmail E-Mail planen am Computer: so geht's

Die eingebaute Funktion „Senden planen“ funktioniert im Browser sowohl für private Gmail-Konten als auch für Google-Workspace-Konten. Eine Erweiterung brauchen Sie dafür nicht. Die Option erscheint allerdings erst, wenn die Nachricht mindestens einen Empfänger hat. Tragen Sie also zuerst die Adresse ein.

1. 1 Klicken Sie auf „Schreiben“. Wenn Sie antworten möchten, öffnen Sie den Verlauf und klicken auf „Antworten“. Auch eine geplante Antwort landet im selben Verlauf.
2. 2 Tragen Sie Empfänger, Betreff und Text ein.
3. 3 Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten direkt rechts neben der blauen Schaltfläche „Senden“.
4. 4 Wählen Sie „Senden planen“.
5. 5 Nehmen Sie einen der vorgeschlagenen Termine, etwa morgen früh, oder klicken Sie auf „Datum und Uhrzeit auswählen“ und legen Sie Tag und Uhrzeit genau fest.
6. 6 Bestätigen Sie mit „Senden planen“. Gmail zeigt eine kurze Bestätigung an, und die Nachricht wandert in den Ordner „Geplant“ im linken Menü.

Zwei Punkte sorgen regelmäßig für Verwirrung. Erstens richtet sich die Datumsauswahl nach der Zeitzone Ihres Geräts. Wer auf Reisen plant, sollte prüfen, ob die gewählte Uhrzeit für den Empfänger tatsächlich das bedeutet, was gemeint ist. Zweitens ist „Senden rückgängig machen“ eine eigene Funktion. Laut der obersten Gmail-Antwort in Googles Ergebnissen zu dieser Suche hält sie eine gesendete Nachricht höchstens 30 Sekunden zurück. Damit lässt sich eine Mail also nicht um Stunden verzögern.

Kann man in Gmail auf dem iPhone eine E-Mail planen?

Ja. Die Gmail-App für iPhone, iPad und Android hat dieselbe Funktion, nur an anderer Stelle. Schreiben Sie die Nachricht, tippen Sie oben rechts im Verfassen-Fenster auf das Dreipunktmenü, dann auf „Senden planen“, und wählen Sie einen vorgeschlagenen Termin oder „Datum und Uhrzeit auswählen“. Die Nachricht landet im selben Ordner „Geplant“, den Sie auch am Desktop sehen. Sie können also am Handy planen und am Laptop wieder abbrechen.

Apples eingebaute Mail-App hat mit „Später senden“ eine eigene Funktion, die auch mit einem hinzugefügten Gmail-Konto funktioniert. Sie läuft aber über Apple Mail, nicht über den Gmail-Ordner „Geplant“. Eine dort geplante Nachricht taucht in Gmail im Web erst auf, wenn sie gesendet wurde. Wenn Sie zwischen Apps wechseln, planen Sie am besten alles in einer davon.

Geplante E-Mail in Gmail bearbeiten oder abbrechen

Direkt im Ordner lässt sich eine geplante Nachricht nicht bearbeiten. Öffnen Sie den Ordner „Geplant“, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf „Senden abbrechen“. Gmail macht daraus wieder einen Entwurf. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und planen Sie die Nachricht anschließend erneut über den Pfeil neben „Senden“. Wollten Sie sie nur stoppen, löschen Sie den Entwurf einfach.

Vorsicht bei Antworten: Schreibt der Interessent zurück, bevor Ihr geplantes Follow-up rausgeht, sendet Gmail das Follow-up trotzdem. Es gibt keine Regel, die eine geplante Nachricht bei eingehender Antwort automatisch abbricht. Den Ordner „Geplant“ müssen Sie also selbst im Blick behalten. Bei ein paar einzelnen E-Mails ist das kein Problem. Bei Dutzenden offenen Verläufen rutscht hier aber schnell etwas durch, und genau das ist der Hauptgrund, warum Outreach-Teams aufhören, Follow-ups von Hand zu planen.

Werden geplante E-Mails gesendet, wenn der Computer aus ist?

Ja. Gmail speichert eine geplante Nachricht auf Googles Servern, nicht auf Ihrem Gerät. Sobald Sie „Senden planen“ bestätigt haben und die Nachricht im Ordner „Geplant“ liegt, können Sie den Browser schließen, den Laptop herunterfahren oder das Handy ausschalten. Gmail sendet die Nachricht trotzdem zur festgelegten Zeit.

Eine Ausnahme gibt es: Planen Sie in der mobilen App ohne Verbindung, kann die Nachricht im Postausgang der App hängen bleiben, bis das Handy wieder online ist und sie an Google übergibt. Bis dahin liegt sie nicht auf dem Server und geht auch nicht raus. Prüfen Sie deshalb, bevor Sie das Handy weglegen, ob die Nachricht unter „Geplant“ steht und nicht im Postausgang.

Warum wird meine geplante E-Mail nicht gesendet?

Zum geplanten Zeitpunkt sendet Gmail die Nachricht wie jede andere auch. Alles, was einen normalen Versand blockieren kann, kann also auch einen geplanten Versand blockieren. Gehen Sie die Ursachen in dieser Reihenfolge durch.

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Was Sie prüfen sollten
Nachricht hängt am Handy im Postausgang	Sie wurde offline geplant und hat Googles Server nie erreicht	Handy wieder verbinden und prüfen, ob die Nachricht nach „Geplant“ wandert
Nachricht liegt wieder in den Entwürfen	Jemand hat „Senden abbrechen“ geklickt, eventuell auf einem anderen Gerät	Entwürfe öffnen und neu planen
Zur falschen Uhrzeit gesendet	Die Zeitzone des Geräts wich von der gemeinten ab	Zeitzone des Geräts mit der des Empfängers vergleichen und neu planen
Unzustellbarkeitsnachricht nach dem Sendezeitpunkt	Ungültige Adresse, oder das Konto hat Gmails Versandkontingent erreicht	Bounce-Code lesen; Kontingente gelten pro Nutzer über einen gleitenden Tag
Gesendet, aber beim Empfänger nie angekommen	Der empfangende Server hat sie gefiltert, oft wegen Authentifizierung oder Reputation	spf=, dkim= und dmarc= in den Header-Zeilen der Nachricht prüfen

Das Kontingent erwischt vor allem diejenigen, die einen ganzen Schwung Mails für denselben Morgen planen. Jeder Empfänger in An, Cc und Bcc zählt mit, und Nachrichten über dem Limit kommen als Bounce zurück. Details stehen in unserem Leitfaden zu Gmail-Versandlimits, Kontingenten und Fehlern.

Wie verschicke ich eine Erinnerungsmail, und mit welchem Tool?

Gmail kann eine Nachricht verzögern, aber keine Sequenz für Sie abarbeiten. Um sich selbst zu erinnern, stellen Sie eine empfangene Nachricht zurück („Zurückstellen“), damit sie zu einer festgelegten Zeit wieder oben im Posteingang erscheint. Die Gmail-Einstellung „Erinnerungen“ (Einstellungen, Allgemein) kann außerdem gesendete Nachrichten ohne Antwort wieder hochholen. Um jemand anderen zu erinnern, schreiben Sie das Follow-up und planen es. Sollen Follow-ups von selbst rausgehen und stoppen, sobald die Person antwortet, brauchen Sie ein Add-on.

Option	Was sie macht	Wo sie aufhört
Gmail „Senden planen“	Sendet eine Nachricht oder eine Antwort zu einem festgelegten Zeitpunkt	Keine Wiederholung, und kein Abbruch, wenn der Empfänger antwortet
Gmail „Zurückstellen“	Holt eine empfangene Nachricht später zurück in Ihren Posteingang	Erinnert nur Sie; es wird nichts gesendet
Gmail „Erinnerungen“	Holt gesendete Mails ohne Antwort wieder hoch	Nur ein Hinweis; das Follow-up schreiben und senden Sie selbst
GMass (Gmail-Add-on)	Sein Sucheintrag nennt späteres Senden, wiederkehrende Erinnerungen, Überspringen von Wochenenden und automatische Follow-ups	Arbeitet in Ihrem Gmail-Konto, daher gilt weiterhin Gmails Versandkontingent

Egal, was Sie planen: Schicken Sie die Erinnerung als Antwort im ursprünglichen Verlauf. Eine neue E-Mail mit einem nachträglich vorangestellten „Re:“ im Betreff trägt nicht die Verlaufs-Header, also gruppiert das Mailprogramm des Empfängers sie nicht mit den früheren Nachrichten. Unsere Sammlung zur Follow-up-E-Mail-Vorlage für den Vertrieb enthält zehn Beispiele, die im Verlauf bleiben.

Follow-up-Vorlage für den Vertrieb zum Planen

Öffnen Sie den Verlauf, klicken Sie auf „Antworten“, fügen Sie den Text ein und planen Sie ihn für eine Arbeitszeit in der Zeitzone des Empfängers. Halten Sie ihn kurz und stellen Sie genau eine Frage:

Hallo [Vorname], ich komme noch einmal auf meine Nachricht zu [Thema] zurück. Beschäftigt sich Ihr Team in diesem Quartal mit [konkretes Problem]? Falls nicht, reicht ein kurzes „Nein“, dann hake ich das ab. [Ihr Name]

Eine Follow-up-Mail im Vertrieb von Hand zu planen, lohnt sich nur bei einigen wenigen laufenden Gesprächen. Jede Nachricht ist ein eigener Gmail-Versand. Nichts hält fest, wer bereits geantwortet hat, also müssen Sie nach jeder Antwort den Ordner „Geplant“ aufräumen. Zur Wahl der Uhrzeit lesen Sie unsere Hinweise zur beste Uhrzeit für Cold E-Mails.

E-Mail-Akquise: wenn Planen in Gmail nicht mehr reicht

E-Mail-Akquise heißt: Adressen finden und prüfen, dann Menschen als Erster anschreiben, die sich noch nicht bei Ihnen gemeldet haben. „Senden planen“ in Gmail erledigt eine Nachricht nach der anderen. Es gibt keine Kontaktliste, keine Felder pro Empfänger und keinen Stopp bei Antwort. Deshalb wandert die Akquise meist in ein Versand-Setup, das an Ihre eigene Domain gebunden ist.

EmailFlow OS geht hier einen anderen Weg. Mit EmailFlow OS versenden Sie personalisierte KI-Video-E-Mails. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch, verbinden Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Versanddomain und importieren Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt dann aus dieser einen Aufnahme eine personalisierte Version für jeden einzelnen Empfänger, nicht nur pro Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Versanddomain, nicht über einen gemeinsamen Plattform-Absender. Die Domain, ihre DNS-Einträge und das Brevo-Konto bleiben unter Ihrer Kontrolle. Auf der Startseite sehen Sie, wie personalisierte Video-E-Mails aus einer einzigen Aufnahme funktionieren.

Zustellbarkeit von Cold E-Mails: was nach dem Klick auf Senden entscheidet

Das Planen bestimmt nur, wann eine Nachricht losgeht. Wo sie einsortiert wird, entscheidet der empfangende Server. Er prüft, ob SPF die sendende IP aufführt, ob eine DKIM-Signatur zu Ihrer Domain passt, ob DMARC mit der Absenderdomain im From übereinstimmt und wie die Reputation Ihrer Domain aussieht. Ein ganzer Schwung Mails, der in derselben geplanten Minute von einer neuen Domain rausgeht, ist genau die Art Spitze, die Empfänger bemerken. Unsere Übersicht dazu, was über die Zustellbarkeit von Cold E-Mails entscheidet, geht jede dieser Prüfungen durch.

Was ist eine gute E-Mail-Zustellrate?

Einen offiziellen Richtwert gibt es nicht, und wir nennen auch keinen. Sinnvoller ist es, zwei Kennzahlen auseinanderzuhalten. Die Zustellrate ist der Anteil der Nachrichten, die der empfangende Server annimmt statt sie abzuweisen. Die Inbox-Platzierung ist der Anteil, den der empfangende Server in den Posteingang statt in den Spam-Ordner sortiert. Eine Nachricht kann angenommen und trotzdem gefiltert werden, eine hohe Zustellrate sagt also nichts über den Spam-Ordner aus. Wie beide gemessen werden, erklärt E-Mail-Zustellrate: Zustellung vs. Inbox.

Häufige Fragen

? Kann ich sehen, ob eine geplante Gmail-Nachricht gelesen wurde?

Nicht über „Senden planen“. Gmail bietet Lesebestätigungen nur für Google-Workspace-Konten an, und ein Administrator muss sie aktivieren. Selbst dann kann der Empfänger die Bestätigung ablehnen. Private Gmail-Konten haben keine eingebaute Lesebestätigung. Unser Artikel zu Gmail-Lesebestätigungen zeigt, wo die Einstellung sitzt und warum Bestätigungen oft nicht ankommen.

? Kann ich in Gmail eine wiederkehrende E-Mail planen?

Nein. „Senden planen“ löst pro Nachricht genau einmal aus und hat keine Wiederholungsoption. Für eine wöchentliche oder monatliche Nachricht planen Sie jede einzeln von Hand oder nutzen ein Gmail-Add-on. GMass zum Beispiel führt wiederkehrende Erinnerungen unter seinen Funktionen auf. Jedes Add-on, das über Ihr Gmail-Konto sendet, zählt weiterhin gegen Ihr Gmail-Versandkontingent.

? Wo landen geplante E-Mails in Gmail?

Im Ordner „Geplant“ im linken Menü, sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App. Jede Nachricht dort zeigt ihren geplanten Sendezeitpunkt. Nach dem Versand wandert sie nach „Gesendet“. Klicken Sie auf „Senden abbrechen“, kehrt sie zu den Entwürfen zurück. Sehen Sie den Ordner „Geplant“ nicht, ist er im linken Menü womöglich unter „Mehr“ eingeklappt.