Was ist Prospecting? Vertrieb vs. Marketing

Was ist Prospecting im Vertrieb?

Im Vertrieb bedeutet Prospecting, dass Sie potenzielle Kunden finden und ansprechen, die noch nicht gekauft haben und Sie vielleicht noch gar nicht kennen. Es ist die erste Phase der Sales-Pipeline, im Deutschen meist schlicht Akquise oder Neukundenakquise genannt. Alles, was danach kommt, vom Erstgespräch über das Angebot bis zum Abschluss, hängt davon ab, ob das Prospecting Menschen mit einem echten Grund für ein Gespräch hervorbringt. Es besteht aus drei Teilen: Identifizieren (wer könnte kaufen), Qualifizieren (wer passt gut genug, damit sich die Ansprache lohnt) und Kontaktaufnahme (die erste Nachricht oder der erste Anruf). Im B2B läuft Prospecting in der Regel pro Person, nicht pro Unternehmen. Ihr Ziel ist die namentlich bekannte Leiterin Operations eines Logistikunternehmens, nicht das Logistikunternehmen als Ganzes. Dieser Unterschied wird später wichtig: Die Menschen, die Sie anschreiben, entscheiden, ob Ihre Ansprache relevant wirkt oder wie ein Massenversand, und jede Spam-Meldung eines Empfängers geht zulasten Ihrer Absenderdomain.

Was ist Prospecting im Marketing?

Im Marketing meint Prospecting meist, Zielgruppen zu erreichen, die noch keinen Kontakt mit Ihrer Marke hatten, etwa neue Segmente, Lookalike Audiences oder kaltes Ad-Targeting, statt Besucher Ihrer Website per Retargeting erneut anzusprechen. Der entscheidende Unterschied zum Prospecting im Vertrieb liegt in der Größenordnung und darin, wer auf der anderen Seite sitzt. Marketing-Prospecting zielt auf Zielgruppen und misst die Resonanz in der Summe. Vertriebs-Prospecting zielt auf namentlich bekannte Einzelpersonen und mündet in ein Gespräch unter vier Augen. Beide überschneiden sich bei der Übergabe: Das Marketing erzeugt Leads (ein ausgefülltes Formular, ein Download), und das Vertriebs-Prospecting entscheidet, welche davon eine persönliche Ansprache wert sind. Behandelt ein Unternehmen beides als dieselbe Tätigkeit, schreiben Vertriebler am Ende oft persönliche E-Mails an Menschen, die nur einem Newsletter zugestimmt haben. In der EU ist das ein Einwilligungsproblem, nicht bloß eine Stilfrage.

Lead, Prospect, Opportunity: Was ist der Unterschied?

Die drei Begriffe werden oft synonym verwendet, doch Vertriebsteams, die eine Pipeline pflegen, trennen sie sauber. Jeder markiert einen Punkt, an dem Sie mehr über die Person wissen als vorher.

Phase	Was Sie wissen	Typischer nächster Schritt
Lead	Ein Name und einige Kontaktdaten. Die Passung ist noch nicht geprüft.	Daten verifizieren und Passung mit Ihrem Idealkundenprofil abgleichen.
Prospect	Passt bei Unternehmen, Rolle und wahrscheinlichem Bedarf zu Ihren Kriterien. Noch nicht kontaktiert oder kontaktiert, aber ohne Antwort.	Einen konkreten Anlass für die Ansprache recherchieren, dann die erste Nachricht senden.
Opportunity	Hat Interesse und Bedarf bestätigt und einen Weg zur Kaufentscheidung.	Erstgespräch (Discovery Call), Angebot und der weitere Vertriebsprozess.

Inbound- vs. Outbound-Prospecting

Inbound-Prospecting beginnt mit einer Handlung des Käufers, etwa einem ausgefüllten Formular, einer gebuchten Demo oder einem heruntergeladenen Leitfaden. Der Vertrieb greift dieses Signal auf. Outbound-Prospecting geht vom Verkäufer aus. Sie wählen Accounts und Personen aus und nehmen den Erstkontakt per Kaltakquise-Mail, Kaltanruf oder Social Selling auf LinkedIn auf. Outbound gibt Ihnen die Kontrolle darüber, mit wem Sie sprechen, aber jede Nachricht geht an jemanden, der nicht darum gebeten hat. Deshalb bringt Outbound Pflichten mit sich, die bei Inbound größtenteils wegfallen. Ihre Absenderdomain braucht eine funktionierende Authentifizierung, Ihre Liste muss verifiziert sein, und Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme. Die DSGVO verpflichtet Sie, Personen zu informieren, deren personenbezogene Daten Sie nicht bei ihnen selbst erhoben haben, etwa aus einer Kontaktdatenbank. Das deutsche Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) stellt strenge Einwilligungsregeln für Werbung per E-Mail auf, und sie gelten auch für B2B-Kontakte.

Unser Artikel dazu, was als Cold E-Mail gilt, behandelt diese Regeln ausführlicher.

Wie läuft der Prospecting-Prozess Schritt für Schritt ab?

1. 1 Festlegen, an wen Sie verkaufen: Branche, Unternehmensgröße, die Rollen, die kaufen oder die Kaufentscheidung beeinflussen, und das Problem, das Sie für sie lösen.
2. 2 Liste aufbauen: namentlich bekannte Kontakte sammeln, die diese Kriterien erfüllen, aus einer Kontaktdatenbank, der LinkedIn-Suche, von Veranstaltungen oder über Empfehlungen.
3. 3 Jeden Kontakt verifizieren: prüfen, ob die Adresse existiert und zur richtigen Person gehört. Adressen mit Hard Bounce schaden Ihrer Absenderreputation, bevor jemand ein Wort gelesen hat.
4. 4 Einen Anlass recherchieren: eine Neueinstellung, ein Launch, ein Jobwechsel oder ein typisches Problem dieser Rolle. Ein konkreter Anlass pro Person schlägt eine lange Vorlage.
5. 5 Die Versandseite vorbereiten: SPF, DKIM und DMARC für die Domain veröffentlichen, von der Sie senden, und eine neue Domain aufwärmen, bevor Sie mit vollem Volumen versenden.
6. 6 Erstkontakt aufnehmen und nachfassen: die erste Nachricht senden, im selben Thread nachfassen und aufhören, sobald jemand ablehnt oder sich abmeldet.
7. 7 Qualifizieren oder abschließen: Personen, die mit Interesse antworten, zur Opportunity machen, die übrigen entfernen oder sperren.

Bei den Schritten 2 und 3 unterscheiden sich die Tools am stärksten. Unsere Übersicht über Akquise-Tools nach Aufgabe sortiert sie in Kontaktdaten, Anreicherung, CRM und Versand. Für Schritt 5 listet der Leitfaden zu SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail-Absender die nötigen Einträge und die Reihenfolge der Einrichtung auf.

Wo geht Prospecting typischerweise schief?

• Unverifizierte Listen: Veraltete oder geratene Adressen erzeugen Hard Bounces, bei denen der empfangende Server meldet, dass das Postfach nicht existiert. Mailbox-Provider werten eine hohe Bounce-Rate als Zeichen für nachlässigen Versand.
• Versand, bevor die Authentifizierung funktioniert: Wird DKIM nicht mit Ihrer eigenen Domain signiert oder schlägt das DMARC-Alignment fehl, können empfangende Server Ihre Mails abweisen oder in den Spam-Ordner verschieben, egal wie gut die Nachricht ist.
• Personalisierung pro Unternehmen statt pro Person: Wenn fünf Personen in einer Firma denselben Text bekommen, wirkt das auf sie wie ein Massenversand. Genauso wirkt es auf Filter, die ähnliche Nachrichten miteinander vergleichen.
• Volumensprünge auf einer neuen Domain: Eine Domain ohne Versandhistorie, die plötzlich viel versendet, ist ein Muster, auf das Spamfilter achten.
• Keine Abbruchbedingung: Follow-ups, die nach einem Nein oder einer Abmeldung weiterlaufen, erzeugen Beschwerden und in der EU zusätzlich rechtliche Risiken.
• Schweigen als Interesse deuten: Keine Antwort ist weder eine Einwilligung noch ein Lead. Sie bedeutet nur, dass der Prospect noch nicht qualifiziert ist.

Wenn eine Kampagne bereits Bounces produziert, zeigt der Artikel zu E-Mail-Bounce-Codes und ihren Ursachen, wie Sie die Felder Status und Diagnostic-Code lesen, bevor Sie weitere Mails versenden.

Wie EmailFlow OS den Schritt der Kontaktaufnahme übernimmt

EmailFlow OS ist für Schritt 6 des obigen Prozesses gebaut, den Erstkontakt, wenn dieser ein Video sein soll und nicht nur Text. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Dann verbinden Sie Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain und importieren Ihre Prospect-Liste in EmailFlow OS. Aus dieser einen Aufnahme erstellt EmailFlow OS für jeden Empfänger eine eigene personalisierte Version, nicht für jedes Unternehmen. Zwei Personen in derselben Firma erhalten also zwei unterschiedliche Versionen. Jede davon geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain, nie über einen gemeinsam genutzten Plattform-Absender. Die Reputation Ihrer Domain bleibt an Ihr eigenes Versandverhalten gebunden, und die DNS-Einträge und das Brevo-Konto bleiben unter Ihrer Kontrolle. EmailFlow OS ersetzt weder die Verifizierung der Liste noch die Prüfung der Rechtsgrundlage. Das bleiben die Schritte 1 bis 3, und die liegen bei Ihnen. Wie das funktioniert, sehen Sie auf der Seite zu personalisierter Video-Akquise mit EmailFlow OS, und der Leitfaden zu Video-Prospecting mit einer einzigen Aufnahme geht die Einrichtung im Detail durch. Was Sie in jeder Phase rund um das Video schreiben, zeigen die sofort einsetzbaren Akquise-Nachrichten nach Phase.

Häufige Fragen

? Was sind die 7 Phasen im Verkauf?

Das klassische Modell des Verkaufsprozesses hat sieben Phasen: Prospecting (Akquise), Vorbereitung (auch Pre-Approach genannt), Kontaktaufnahme, Präsentation, Einwandbehandlung, Abschluss und Nachbetreuung. Prospecting ist Phase eins. Sie entscheidet, wer überhaupt in die anderen sechs gelangt. Viele moderne Teams fassen Phasen zusammen oder benennen sie um, etwa indem sie die Vorbereitung ins Prospecting integrieren, doch die Reihenfolge vom Finden der Käufer bis zum Halten der Kunden bleibt gleich.

? Was ist die 3-3-3-Regel im Vertrieb?

Sie ist eine Faustregel aus dem Vertriebscoaching, kein Standard, und ihre Varianten unterscheiden sich. Die meisten arbeiten mit Dreiergruppen, um das Prospecting diszipliniert zu halten. Eine verbreitete Variante: ein paar Minuten pro Prospect recherchieren, drei relevante Fakten über die Person finden und einen davon in die erste Nachricht einbauen. Verstehen Sie sie als Erinnerung, vor der Kontaktaufnahme zu recherchieren, nicht als feste Methode mit definiertem Ergebnis.

? Was bedeutet Prospecting als Persönlichkeitsmerkmal?

Das ist eine andere Bedeutung des Wortes. In einigen populären Persönlichkeitstyp-Modellen ist Prospecting (oft als „Erkundend“ übersetzt) das Gegenstück zu Judging („Beurteilend“) und beschreibt Menschen, die sich lieber Optionen offenhalten und improvisieren, statt alles im Voraus zu planen. Mit Prospecting im Vertrieb hat das nichts zu tun, auch wenn Suchende oft beide Bedeutungen auf derselben Ergebnisseite finden.

? Ist Prospecting dasselbe wie Leadgenerierung?

Nicht ganz. Leadgenerierung erzeugt Namen und Signale, oft in großer Menge und oft über Marketingkanäle. Prospecting nimmt diese Namen oder baut eine eigene Liste auf, prüft jede Person auf Passung und nimmt persönlich Kontakt auf. Ein Unternehmen kann Tausende Leads erzeugen und trotzdem wenige Prospects haben, wenn die meisten nicht zur Zielrolle, Unternehmensgröße oder zum Bedarf passen.