Akquise-Tools: die Optionen nach Aufgabe

Was leisten Akquise-Tools eigentlich?

Die meisten Listen der „besten Akquise-Tools“ werfen Kontaktdatenbank, CRM und E-Mail-Finder in ein Ranking, als würden sie miteinander konkurrieren. Das tun sie nicht. Ein Stack für die B2B-Neukundenakquise erledigt fünf getrennte Aufgaben, und jedes Tool beherrscht meist nur eine oder zwei davon richtig gut. Erstens findet er die passenden Unternehmen und Ansprechpartner. Zweitens beschafft er dafür eine verifizierte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Drittens reichert er den Datensatz mit Firmendaten oder Trigger-Events an. Viertens hält er jeden Account und jedes Gespräch in einem zentralen System fest. Fünftens verschickt er die Erstansprache und die Follow-ups.

Welche Aufgabe ein Tool übernimmt, ist entscheidend, weil die Risiken jeweils andere sind. Bei einem Datentool liegt das Risiko im Rechtlichen: Woher stammen die personenbezogenen Daten, und können Sie für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO benennen? Bei einem Versandtool liegt das Risiko im Technischen: Wessen Domain signiert die Mails, und wo baut sich die Absenderreputation auf? Ein Tool, das eine Aufgabe gut erledigt, kann für eine andere trotzdem das falsche sein.

Sales Prospecting Tools, sortiert nach Aufgabe

Hier stehen die Produkte, die Praktiker für die jeweilige Aufgabe am häufigsten nennen. Jeder Eintrag beschreibt, wofür das Produkt gedacht ist – keine Tarife und keine Feature-Listen. Tarife und Limits ändern sich, prüfen Sie deshalb vor dem Kauf die Dokumentation des jeweiligen Anbieters.

• Kontakt- und Firmendaten: ZoomInfo, Apollo.io, Cognism, UpLead und Seamless.AI sind B2B-Datenbanken, die Sie nach Branche, Unternehmensgröße, Rolle und Region durchsuchen. Die passenden Kontakte exportieren oder synchronisieren Sie anschließend.
• Personensuche auf LinkedIn: LinkedIn Sales Navigator ist das kostenpflichtige Akquiseprodukt von LinkedIn. Es durchsucht die Mitglieder- und Unternehmensdaten von LinkedIn, speichert Lead-Listen und wickelt Nachrichten innerhalb von LinkedIn ab. Eine E-Mail-Adresse, an die Sie schreiben könnten, liefert es nicht.
• Anreicherung und Workflows: Clay zieht Daten mehrerer Anbieter in eine Tabelle und lässt Sie darum herum Anreicherungsschritte bauen. Das lohnt sich, wenn keine einzelne Datenbank Ihre Nische abdeckt.
• E-Mail-Adressen finden und prüfen: Hunter.io ermittelt anhand einer Firmendomain wahrscheinliche Adressen und prüft vor dem Versand, ob sie zustellbar aussehen.
• Identifikation von Website-Besuchern: Leadfeeder, inzwischen Teil von Dealfront, ordnet Website-Besuche auf Firmenebene Organisationen zu. Es nennt Unternehmen, keine einzelnen Personen.
• CRM und zentrales System: HubSpot, Salesforce Sales Cloud und Pipedrive verwalten Ihre Accounts, Deals und den Aktivitätsverlauf. Die meisten anderen Tools dieser Liste synchronisieren in eines davon.
• Versandinfrastruktur: Brevo ist eine E-Mail-Plattform, die Sie unter Ihrem eigenen Konto und Ihrer eigenen authentifizierten Absenderdomain betreiben können. Damit liegen Reputation und DNS-Einträge in Ihrer Hand.

Wann passt was? Ein Team, das in eine enge Branche verkauft, startet oft mit Sales Navigator und einem Verifizierer wie Hunter, weil die Datenbank-Tools breite Märkte besser abdecken als Nischen. Ein Team mit hohem Volumen über viele Segmente braucht in der Regel eine Datenbank wie ZoomInfo, Apollo.io oder Cognism; Cognism landet häufig auf der Shortlist von Teams mit Schwerpunkt auf europäischen Kontakten. Clay kommt ins Spiel, wenn Sie Daten von mehr als einem Anbieter brauchen. Ein CRM ist Pflicht, sobald mehr als eine Person an der Pipeline arbeitet. Wenn Sie Texte für jede Stufe einer Sequenz suchen: Unsere Akquise-Nachrichten nach Stufe reichen vom Erstkontakt bis zur Abschluss-Mail.

Welches Akquise-Tool passt zu welchem Team?

Tool	Aufgabe	Geeignet für	Wo es aufhört
ZoomInfo	B2B-Kontakt- und Firmendatenbank	Teams, die breite Märkte mit Volumen bearbeiten	Versendet nicht; Sie brauchen weiterhin Versandinfrastruktur und ein CRM
Apollo.io	Kontaktdatenbank mit integrierten Sequenzen	Kleinere Teams, die Daten und Outreach an einem Ort wollen	Der Versand läuft innerhalb der Plattform – prüfen Sie, über welche Domain und welches Postfach Ihre Mails tatsächlich rausgehen
Cognism	B2B-Kontaktdatenbank	Teams mit Fokus auf europäische Kontaktdaten	Versendet nicht; die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung müssen Sie weiterhin selbst benennen
LinkedIn Sales Navigator	Personen- und Account-Suche auf LinkedIn	Account-Based Selling, Recherche vor der Ansprache	Keine E-Mail-Adressen; Nachrichten bleiben innerhalb von LinkedIn
Clay	Anreicherung aus mehreren Quellen und Workflows	Nischenmärkte, in denen eine einzelne Datenbank Lücken lässt	Erfordert Einrichtungsaufwand; die Qualität hängt von den angebundenen Anbietern ab
Hunter.io	E-Mail-Adressen finden und prüfen	Teams, die Listen von Hand anhand von Firmendomains aufbauen	Findet und prüft nur Adressen; keine Account-Daten
HubSpot / Salesforce / Pipedrive	CRM und zentrales System	Jedes Team mit mehr als einer Person in der Pipeline	Ein CRM speichert und verfolgt. Es ist keine Datenbank für Interessenten

Wonach sollten Sie Ihre Akquise-Software auswählen?

In der Praxis entscheiden vier Fragen. Die Zahl der Features entscheidet es nicht.

1. 1 Woher stammen die Daten? Haben Sie personenbezogene Daten nicht bei der Person selbst erhoben, müssen Sie sie nach Art. 14 DSGVO spätestens innerhalb eines Monats informieren – oder beim ersten Kontakt, falls dieser früher stattfindet. Fragen Sie jeden Datenanbieter, wie seine Datensätze beschafft werden. In Deutschland schränkt außerdem § 7 UWG unerwünschte Werbe-E-Mails ein: Eine gültige Adresse heißt also nicht, dass Sie an sie schreiben dürfen.
2. 2 Wo liegt die Liste? Existiert Ihre Interessentenliste nur in einem Versandtool, müssen Sie sie bei einem Wechsel exportieren und neu aufbauen. Legen Sie fest, welches System die Masterliste führt.
3. 3 Wessen Domain versendet? Die Bulk-Sender-Regeln von Gmail greifen, sobald Sie 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen schicken. Sie verlangen SPF, DKIM und DMARC, für Marketing-Mails eine Ein-Klick-Abmeldung nach RFC 8058 und eine Spamrate unter 0,3 % in den Postmaster Tools. Diese Signale sammeln sich auf der Domain, die die Mails signiert.
4. 4 Synchronisiert es mit Ihrem CRM? Ein Tool, das keine Aktivitäten an HubSpot, Salesforce oder Pipedrive zurückschreiben kann, hinterlässt zwei Versionen der Wahrheit.

Falls die Versandseite neu für Sie ist: Die Reihenfolge der Einrichtung und das Limit von 10 DNS-Lookups bei SPF erklärt unser Leitfaden zu SPF, DKIM und DMARC für Cold-E-Mail-Absender.

Wo EmailFlow OS ins Spiel kommt: unser eigenes Produkt

EmailFlow OS ist weder Kontaktdatenbank noch CRM. Es übernimmt die Versandaufgabe, und zwar konkret personalisierte Video-E-Mails für die B2B-Kaltakquise. So funktioniert es: Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Sie verbinden Ihr Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain. Sie importieren Ihre Interessentenliste in EmailFlow OS. EmailFlow OS erstellt dann aus dieser einen Aufnahme für jeden Empfänger eine eigene personalisierte Version – nicht eine pro Unternehmen – und versendet jede Version aus Ihrem eigenen Postfach über Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Domain. Ein gemeinsamer Plattform-Absender kommt dabei nie zum Einsatz.

In der Praxis heißt das: Die beteiligten SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge liegen auf Ihrer Domain. Die Absenderreputation baut sich auf dieser Domain auf, unter Ihrer Kontrolle, und die Interessentenliste liegt in EmailFlow OS statt im Versandpool eines Dritten. Ob eine einzelne Nachricht im Posteingang landet, entscheidet weiterhin der empfangende Server. Ist die Domain neu, wärmen Sie sie zuerst auf: Unser Leitfaden zum E-Mail-Warm-up beschreibt eine Volumensteigerung Woche für Woche. Den kompletten Ablauf finden Sie unter Video-Prospecting mit einer einzigen Aufnahme.

Follow-up-E-Mail im Vertrieb: Vorlage und Beispiele

Akquise-Tools finden die Ansprechpartner. Die meisten Antworten kommen aber erst später in einer Sequenz – deshalb gehört die Follow-up-E-Mail zu jedem Akquise-Stack. Jedes der folgenden Beispiele funktioniert für sich allein.

• Vorlage für eine Follow-up-E-Mail im Vertrieb: „Hallo {Vorname}, ich hatte Ihnen am {Tag} zu {konkretes Problem in Ihrem Unternehmen} geschrieben. Eine Frage, die sich vielleicht schneller beantworten lässt: Steht {Problem} in diesem Quartal auf Ihrer Liste, oder soll ich mich später noch einmal melden? {Ihr Name}“. Füllen Sie jede Klammer aus Ihrer Recherche. Bleibt eine Klammer allgemein, liest sich die Mail wie eine Vorlage.
• Follow-up ohne Antwort: „Hallo {Vorname}, eine kurze Ergänzung zu meiner letzten Nachricht. {Unternehmen} hat kürzlich {Trigger-Event, z. B. einen zweiten Standort eröffnet}, was meist {Folge} bedeutet. Falls das relevant ist, schicke ich Ihnen gern eine Zusammenfassung in zwei Zeilen, wie andere damit umgehen.“ Senden Sie sie als Antwort im selben Thread, damit die in RFC 5322 definierten Header In-Reply-To und References den Verlauf zusammenhalten.
• Follow-up nach einem Telefonat: „Hallo {Vorname}, danke für Ihre Zeit heute. Wie besprochen: {nächster Schritt} bis {Datum}. Anbei {das eine zugesagte Dokument}. Falls ich in meinen Notizen etwas falsch festgehalten habe, korrigieren Sie es einfach in Ihrer Antwort.“
• Beispiel für eine Abschluss-Mail (Breakup): „Hallo {Vorname}, da ich nichts von Ihnen gehört habe, gehe ich davon aus, dass der Zeitpunkt nicht passt, und melde mich nicht mehr. Falls {Problem} später wieder Thema wird, ist dieser Thread noch da.“ Und dann wirklich aufhören. Jede Abmeldung muss beachtet werden; CAN-SPAM gibt US-Absendern dafür 10 Werktage.
• Beispiel für ein Follow-up mit Video: „Hallo {Vorname}, statt eines weiteren Absatzes habe ich Ihnen ein kurzes Video zu {Thema} aufgenommen. Es dauert weniger als eine Minute.“ Verwenden Sie ein verlinktes Vorschaubild statt eines Anhangs.

Acht weitere Vorlagen, darunter Follow-ups nach einer Demo und nach einer Empfehlung, finden Sie in unserer Sammlung mit Follow-up-E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb.

Was mit Akquise-Tools nicht funktioniert

• Kontakte aus der Datenbank ungeprüft direkt in eine Sequenz exportieren. Ungültige Adressen kommen als Hard Bounces mit 5.1.1 „user unknown“ zurück, und eine hohe Bounce-Rate geht zulasten der Absenderdomain.
• Mit Volumen von einer Domain versenden, die letzte Woche registriert wurde. Ohne SPF, DKIM, DMARC und eine Warm-up-Phase haben empfangende Server keine Historie, nach der sie Sie beurteilen können.
• Drei sich überschneidende Datenbanken kaufen. Zwei Tools mit derselben Abdeckung verdoppeln nicht Ihre Daten, sondern den Aufwand für die Dublettenbereinigung.
• Eine LinkedIn-Vernetzung als Einwilligung in E-Mails werten. Die Transparenzpflichten der DSGVO und § 7 UWG gelten unabhängig davon, wo Sie die Person gefunden haben.

Tauchen bereits Bounces auf, finden Sie die Codes und ihre Ursachen in unserem Leitfaden zu E-Mail-Bounce-Codes in der Kaltakquise.

Häufige Fragen

? Welche Tools nutzt man für die Akquise?

Ein typischer B2B-Stack hat ein Tool pro Aufgabe: eine Kontaktdatenbank (ZoomInfo, Apollo.io oder Cognism) oder LinkedIn Sales Navigator für die Suche, einen Verifizierer wie Hunter.io, ein CRM (HubSpot, Salesforce oder Pipedrive) und ein Versand-Setup auf Ihrer eigenen authentifizierten Domain. Clay kommt hinzu, wenn keine einzelne Datenquelle Ihren Markt abdeckt.

? Was sind die Top 10 Vertriebstools?

Ranking-Listen vergleichen meist unterschiedliche Kategorien miteinander. Am häufigsten fallen die Namen ZoomInfo, Apollo.io, LinkedIn Sales Navigator, Cognism, Clay, Hunter.io, Leadfeeder, HubSpot, Salesforce Sales Cloud und Pipedrive. Sie decken Daten, Suche, Anreicherung, Besucheridentifikation und CRM ab. Die bessere Frage lautet: Für welche der fünf Aufgaben haben Sie noch kein Tool?

? Nutzen Akquise-Tools mit E-Mail-Versand meine Domain?

Nicht immer. Manche versenden über Ihr verbundenes Postfach, andere leiten Mails über gemeinsam genutzte Infrastruktur. Prüfen Sie, welche Domain in der DKIM-Signatur (dem Wert d=) einer Testnachricht steht. Unter DMARC muss diese Domain zu Ihrer From-Adresse passen (Alignment). Gmail verlangt dieses Alignment, sobald Sie 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen senden.

? Darf ich in der EU Kontakte aus einer gekauften B2B-Datenbank anschreiben?

Die Adresse zu haben klärt das nicht. Art. 14 DSGVO verpflichtet Sie, Personen, deren Daten Sie von Dritten erhalten haben, innerhalb eines Monats zu informieren – oder beim ersten Kontakt, falls dieser früher erfolgt. In Deutschland schränkt zusätzlich § 7 UWG unerwünschte Werbe-E-Mails ein. Holen Sie vor dem Versand rechtlichen Rat für Ihren konkreten Fall ein.