Video-Voicemail: Definition und Anleitung

Was ist eine Video-Voicemail?

Eine Video-Voicemail ist eine aufgezeichnete Videonachricht für jemanden, der nicht abgenommen hat. Über die normale Mailbox lässt sie sich nicht hinterlassen: Die Mailboxen der Netzbetreiber nehmen nur Audio auf und spielen nur Audio ab. Eine Mailbox-Ansage oder eine Nachricht nach dem Signalton ist also immer reiner Ton. In Vertrieb und Kaltakquise ist eine Video-Voicemail deshalb ein kurzer Clip, den Sie aufnehmen und per E-Mail verschicken, wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt. Der Empfänger sieht ein Vorschaubild, klickt darauf und hört, warum Sie angerufen haben. Ein typisches Beispiel: Sie rufen einen Interessenten an, landen auf der Mailbox, und wenige Minuten später kommt eine E-Mail von Ihrer eigenen Adresse an. Der Betreff nennt den Anruf, darunter stehen zwei Sätze Text und ein verlinktes Vorschaubild, auf dem Sie den Namen der Person sagen und den einen Grund nennen, warum Sie angerufen haben. Die E-Mail-Variante gibt es, weil das Telefonnetz genau diese Lücke lässt.

Wie macht man ein Video zur Voicemail?

Die Mailbox-Ansage Ihres Telefons können Sie nicht durch ein Video ersetzen, denn die Mailboxen der Netzbetreiber speichern und spielen nur Audio. Sie können aber direkt nach einem unbeantworteten Anruf selbst eine Video-Voicemail verschicken. In der Kaltakquise sieht das so aus:

1. 1 Schreiben Sie den einen Grund für Ihren Anruf in einem einzigen Satz auf. Gelingt das nicht, wird auch der Clip ausufern.
2. 2 Nehmen Sie mit der Handykamera oder der Laptop-Webcam einen kurzen Clip auf. Nennen Sie den Namen der Person, den Grund Ihres Anrufs und einen klaren nächsten Schritt, etwa eine Antwort oder einen Gesprächstermin.
3. 3 Laden Sie den Clip bei einem Dienst hoch, der Ihnen eine Abspielseite und ein Vorschaubild liefert. Hängen Sie die Videodatei nicht an die E-Mail an.
4. 4 Schreiben Sie die E-Mail: ein schlichter Betreff, ein paar Sätze Text, dann das Vorschaubild mit Link zur Abspielseite. Achten Sie darauf, dass der Text auch für jemanden verständlich ist, der nie klickt.
5. 5 Versenden Sie die Nachricht aus Ihrem eigenen Postfach über Ihre eigene authentifizierte Domain, idealerweise von derselben Adresse, die der Interessent auch in Ihrer Signatur sehen würde.
6. 6 Antwortet die Person, bleiben Sie im selben Thread. Antwortet sie nicht, sollte das Follow-up als Antwort auf die ursprüngliche Nachricht gehen und keinen neuen Betreff aufmachen.

Wie die E-Mail selbst technisch funktioniert, lesen Sie im Beitrag dazu, wie Sie ein Video per E-Mail versenden – dort geht es um Anhang, Link und Vorschaubild im Vergleich.

Warum wird das Video nicht in der E-Mail abgespielt?

Die meisten E-Mail-Programme spielen eingebettete Videos nicht ab. Gmail und die Outlook-Apps entfernen oder ignorieren das HTML-Video-Tag, deshalb kommt eine Video-Voicemail als Standbild an, das auf eine Seite verlinkt, auf der der Clip läuft. Eine animierte GIF-Vorschau funktioniert in mehr Programmen, aber nicht in allen. Manche Outlook-Versionen zeigen nur das erste Bild, und ein großes GIF macht die E-Mail schwer. Hängen Sie die eigentliche Videodatei an, entsteht ein anderes Problem. Gmail begrenzt die Größe privater Anhänge und wandelt größere Dateien in Drive-Links um, wie unser Leitfaden zum Video-Versand per E-Mail erklärt. Außerdem sieht ein unerwarteter Videoanhang von einem unbekannten Absender genau nach der Art Nachricht aus, der Filter und Empfänger misstrauen. Bauen Sie das Play-Symbol direkt in das Vorschaubild ein, damit der Empfänger sieht, dass es etwas zum Anklicken gibt. Schreiben Sie außerdem einen aussagekräftigen Alt-Text, denn viele Unternehmens-Mailprogramme blockieren Bilder, bis der Leser sie freigibt. Sind Bilder blockiert, sieht der Empfänger nur den Alt-Text und Ihre geschriebenen Sätze – diese Sätze müssen die Botschaft also allein tragen. Wo das Video im Aufbau einer Cold E-Mail seinen Platz hat, zeigt der Beitrag Cold-E-Mail-Aufbau: Struktur, Header und Video.

Was geht bei Video-Voicemails in der Kaltakquise schief?

Eine Video-Voicemail ist trotzdem eine Cold E-Mail und scheitert deshalb aus denselben Gründen wie jede andere Cold E-Mail. Das Video bringt noch ein paar eigene Probleme mit.

• Geteilte Absenderadresse: Geht die E-Mail von der Adresse einer Plattform statt von Ihrer Domain raus, bewerten die empfangenden Server die Reputation dieser Plattform – und Antworten landen bei einer Adresse, die Sie nicht selbst betreiben.
• Fehlende oder nicht ausgerichtete Authentifizierung: Stimmen SPF, DKIM und DMARC nicht mit Ihrer From-Domain überein, haben empfangende Server weniger Grund, der Nachricht zu vertrauen. Schlägt die DMARC-Prüfung bei einer Policy quarantine oder reject fehl, wird der Empfänger angewiesen, die Mail in Quarantäne zu verschieben oder abzulehnen.
• Links auf eine unbekannte Domain: Das Vorschaubild verweist auf eine Hosting-Domain, die der Filter des Empfängers womöglich noch nie gesehen hat. Das erhöht das Risiko zusätzlich zu einem ohnehin unbekannten Absender.
• Generische Clips: Ein Video, das unverändert an Hunderte Menschen geht, wirkt wie ein Rundschreiben – genau das, was das Format vermeiden soll.
• Zu viel Volumen zu früh: Jede Video-Voicemail und jedes Follow-up zählt zu dem, was ein Postfach pro Tag versendet. Eine neue Domain, die schlagartig viele linklastige Mails verschickt, ist ein klassischer Auslöser für Filter.
• Einwilligung und Abmeldung: Ein Video ändert nichts an den rechtlichen Regeln, die für die E-Mail gelten, in der es steckt. Prüfen Sie vor dem Versand die Regeln dort, wo Ihre Empfänger sitzen.

Zum Volumen: Ein Postfach im Warm-up sollte weniger Cold E-Mails pro Tag versenden als ein bereits aufgewärmtes, und Follow-ups zählen zur selben Tagesmenge. Die praxisüblichen Spannen finden Sie im Beitrag, wie viele Cold E-Mails pro Tag und Postfach sinnvoll sind. Zur rechtlichen Seite: Die CAN-SPAM-Leitlinien der FTC verlangen eine funktionierende Abmeldemöglichkeit, die Sie zügig umsetzen, und machen keine Ausnahme für B2B-Mails. In Deutschland behandelt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Werbe-E-Mails ohne vorherige Einwilligung als unzumutbare Belästigung – mehr dazu in B2B-E-Mail-Marketing: Programme, Tools und Regeln. Bevor Sie irgendjemandem ein Video schicken, prüfen Sie Ihre DNS-Einträge anhand des Leitfadens zu DKIM, DMARC und SPF für Cold-E-Mail-Absender.

So versendet EmailFlow OS eine Video-Voicemail an jeden Interessenten

In diesem Abschnitt geht es um unser Produkt EmailFlow OS und darum, wie es die E-Mail-Form der Video-Voicemail umsetzt. Sie nehmen ein einziges Video auf und laden es in EmailFlow OS hoch. Sie verbinden Ihr eigenes Brevo-Konto und Ihre eigene Absenderdomain und importieren anschließend Ihre Kontaktliste in EmailFlow OS, wo die Liste auch bleibt. EmailFlow OS personalisiert dann diese eine Aufnahme für jeden einzelnen Empfänger. Jede Person auf der Liste bekommt ihre eigene Version – nicht nur eine Version pro Unternehmen. Jede Version geht aus Ihrem eigenen Postfach raus, über Ihr Brevo-Konto und Ihre Absenderdomain, nie über einen geteilten Plattform-Absender. Das heißt: Die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, die Sie veröffentlichen, sind genau die, gegen die empfangende Server die Mail prüfen, und die Domain-Reputation, die durch Ihren Versand entsteht, gehört Ihnen. Filterung und Ordnerzuordnung bleiben Entscheidungen des jeweiligen empfangenden Servers, nicht von EmailFlow OS. Den kompletten Ablauf Schritt für Schritt finden Sie im Beitrag zur Kaltakquise mit einem personalisierten Video oder im Überblick zur personalisierten Video-E-Mail von EmailFlow OS auf der Startseite.

Häufige Fragen

? Kann ich auf Android ein Video als Mailbox-Ansage einrichten?

Nein. Mailbox-Ansagen auf Android-Smartphones liegen in der Mailbox des Netzbetreibers, und die nimmt nur Audio auf und spielt nur Audio ab. Beim iPhone ist es genauso. Keine Mailbox eines Netzbetreibers speichert Videos. Wenn Sie jemandem eine Video-Voicemail hinterlassen möchten, nehmen Sie einen Clip auf und schicken ihn nach dem verpassten Anruf per E-Mail, als Vorschaubild mit Link zu einer Abspielseite.

? Soll ich die Videodatei anhängen oder verlinken?

Verlinken. Die meisten E-Mail-Programme, darunter Gmail und Outlook, spielen keine Videos in der Nachricht ab, und Gmail wandelt private Anhänge oberhalb seiner Größengrenze in Drive-Links um. Ein Vorschaubild mit Link zur Abspielseite funktioniert in jedem Programm, das Bilder anzeigt, und Ihr geschriebener Text transportiert die Botschaft auch dann, wenn Bilder blockiert sind.

? Braucht eine Video-Voicemail per E-Mail andere DNS-Einträge?

Nein. Sie braucht dieselben Einträge wie jede E-Mail von Ihrer Domain: einen SPF-Eintrag, der Ihren Versanddienst einschließt, einen für Ihre Domain veröffentlichten DKIM-Schlüssel und einen DMARC-Eintrag unter _dmarc, der zu Ihrer From-Adresse passt. Der Videolink ändert nichts an der Authentifizierung. Das tun nur die Absenderdomain und der Versanddienst.